Рано чи пізно настає рух, який жоден документ в Odoo не згенерував сам: нарахування, перерозподіл аналітики між контрактами, реалізація бухгалтерської довідки. Тоді ви заводите проводку руками — через журнал Miscellaneous Operations. Тут ви самі пишете кожен рядок Дт/Кт, тож відповідальність за баланс, аналітику й підставу теж на вас. Нижче — як зробити це так, щоб запис був збалансований, з правильною аналітикою і чистий для аудиторського перегляду.
Результат
Запостована проводка в журналі Miscellaneous Operations: одна або кілька пар Дт/Кт, з аналітикою на витратних рахунках, без жодного «з повітря» партнера чи незбалансованого рядка. Готова для аудиторського перегляду.
| Рахунок | Опис | Аналітика | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|---|
| 91 Загальновиробничі | Перерозподіл ЗВВ | А-2026-42 · 100% | 40 000,00 | — |
| 91 Загальновиробничі | Перерозподіл ЗВВ | А-2026-17 · 100% | — | 40 000,00 |
| Разом | 40 000,00 | 40 000,00 |
Передумови
- Доступ до журналу Miscellaneous Operations (роль Accountant або Advisor).
- Підстава — бухгалтерська довідка, наказ, акт інвентаризації або інший первинний документ. Без підстави ручної проводки не буває; те, що Odoo пускає її технічно, не означає, що це законно.
- Місяць ще відкритий — не настала Period Lock Date. Якщо настала, дізнайтеся в адміна, чи можна її тимчасово відкрити.
- Для витратних рахунків (23, 91, 92, 93) у вашому впровадженні налаштована обов’язкова Analytic Distribution — без неї проводка не запоститься. Це нормально, не помилка.
Як це зробити
-
Відкрийте Journal Entries. Звідси починається будь-яка ручна проводка. Меню: Accounting → Accounting → Journal Entries. Натисніть New у верхньому лівому куті. Перед вами — порожня форма
account.moveу режимі чорновика. -
Виберіть журнал — Miscellaneous Operations. Поле Journal. Це ключовий вибір: саме він каже Odoo, що ви робите ручну проводку, а не інвойс і не платіж. Тип цього журналу —
general, ніяких автоматичних контр-рахунків Odoo не підставлятиме, всі рядки ви пишете самі.Порада. Якщо у вашому впровадженні Miscellaneous розділений на «Коригування», «Закриття місяця», «ЗП ручна» — вибирайте найбільш точний підвид. Це сильно полегшить життя при аудиті: одразу зрозуміло, що це за тип ручного запису.
-
Поставте дату. Поле Accounting Date (або Date — в українській локалізації може бути «Дата»). Дата = дата події з первинного документа (довідки, наказу). Не дата, коли вам зручно постити, а дата, коли подія відбулася економічно.
-
Опишіть проводку в полі Reference. Це коротка одно-двослівна назва: «Нарахування зносу за травень», «Перерозподіл ЗВВ між контрактами», «Коригування фінрезультату». Не пишіть «Тест», «Виправлення» без деталей — через рік ви самі не зрозумієте, що це.
-
Додайте рядки проводки. У табличній частині Journal Items натискаєте Add a line. Для кожного рядка заповнюєте:
- Account — рахунок. Починаєте набирати «631» — Odoo підказує «631 Розрахунки з вітчизняними постачальниками».
- Label / Name — опис цього конкретного рядка. Так, ще раз — текст. Аудитори цінують, коли видно, що саме за рух на рядку.
- Partner — обов’язково, якщо рахунок розрахунковий (361, 631, 685, 372, 377). На 23, 91, 92, 93, 79 — не обов’язково.
- Analytic Distribution — обов’язково на витратних і доходних рахунках (23, 9х, 7х). У defense-обліку — це контракт А-XXXX, ЦФВ або статус. Розподіл у відсотках: 100% на один контракт або 60/40 між двома, якщо ділиться.
- Debit або Credit — сума на потрібній стороні. Не пишіть обидві в одному рядку, тільки одне з двох на одному рядку.
-
Додайте принаймні два рядки — пару Дт/Кт. Це фундаментальне: проводка не може мати тільки одну сторону. Якщо хочете занулити одну витрату через перерозподіл — два рядки: один Дт на 91 (новий контракт) і один Кт на 91 (старий контракт). Сума Debit і сума Credit мають точно збігатися.
-
Перевірте баланс. Внизу таблиці — підсумкові рядки Total Debit і Total Credit. Якщо вони рівні і не нульові — ви молодець. Якщо ні — Odoo не дасть запостити, але краще побачити проблему до натискання Post.
-
Збережіть як чорновик. Натискаєте Save (іконка дискети у верхньому лівому куті) або просто йдете на іншу сторінку. Чорновик стане видимим у списку Journal Entries зі статусом Draft.
-
Запостьте. Кнопка Post у верхньому лівому куті. Документ переходить у статус Posted, отримує постійний номер (наприклад,
MISC/2026/05/0042). З цього моменту лінії редагувати вже не можна — тільки скасовувати і робити нову.
Перевірка
- У списку Journal Entries ваш запис у статусі Posted з нормальним номером (не «Draft»).
- У звіті Trial Balance за відповідний період сальдо торкнутих рахунків змінилося рівно на ту суму, яку ви провели.
- В General Ledger на рахунку (наприклад, 23) видно ваш рядок з міткою з поля Label і правильною аналітикою.
- Аудиторський слід у чатері документа — ваше ім’я, час створення, час постингу.
Якщо щось пішло не так
- «Cannot create unbalanced journal item». Сума Debit ≠ сума Credit. Перевіряйте, чи всі рядки заповнені, чи не пропустили копійки. Часта причина — поставили Debit і Credit на одному рядку одночасно.
- «Missing analytic distribution». На витратному рядку (23, 91, 92, 93) не виставлена аналітика. У вашому впровадженні це блокується server action — і правильно. Поставте контракт або ЦФВ у колонці Analytic Distribution.
- «Cannot post entry, period is locked». Минула Period Lock Date для цього періоду. Звертайтеся до адміна — він тимчасово зсуне дату блокування, ви постите, він повертає назад.
- Запостили з помилкою (рахунок, сума, дата). Не редагуйте Journal Items напряму — навіть якщо технічно вийде, це слід вандалізму в аудиторському перегляді. Робіть Reverse Entry (див. Сторно vs Reverse) і нову правильну проводку.
- Партнер на рахунку 631 не проставлений — потім не звести з постачальником. Знаходите цю проводку через Reverse Entry, робите нову з партнером. Якщо запостили місяць тому і звірок ще не пройшло — буде неприємно, але робіть.
- Проводка є, але в звіти не падає. Швидше за все, ви в чорновику (Draft), а не запостили. Або Accounting Date з іншого періоду — перевірте дату.
Коли ручна проводка справді потрібна
Більшість проводок в Odoo генеруються автоматично з інших документів: інвойс генерує Дт/Кт продажу, банківська виписка — рух коштів, MO — списання сировини. Журнал Miscellaneous використовується тільки коли немає іншого документа-джерела:
- Нарахування амортизації, якщо не використовуєте модуль Assets (так роблять не всі).
- Коригування фінрезультату при закритті місяця: 791, 792, 793.
- Перерозподіл аналітики між контрактами на витратах.
- Списання курсової різниці на дату балансу (якщо не автоматизовано).
- Реалізація бухгалтерської довідки під час інвентаризації, виправлення помилок попередніх періодів.
- Введення залишків при міграції з 1С — окремий випадок, який робиться через спеціальний журнал «Opening Balance», а не повсякденний Miscellaneous.
Якщо помічаєте, що ручних проводок у вас більше двох на день — щось не налаштовано. Швидше за все, потрібен новий тип документа, новий cron або просто інша поведінка стандартного модуля.
Дотичне
- Accounting — модель
account.moveі журнальні записи - Analytic Account — аналітичні рахунки і розподіл
- Подвійний запис — теорія, чому Дт=Кт завжди
- Сторно vs Reverse — як виправити помилкову проводку