Табель обліку робочого часу (П-5)

Табель (типова форма П-5) — первинний документ, у якому день за днем фіксують, скільки годин фактично відпрацював кожен працівник і з яких причин був відсутній. Веде його табельник підрозділу впродовж місяця, наприкінці періоду закриває й за підписом керівника передає в бухгалтерію — за кілька днів до виплати зарплати. Саме з нього бухгалтер бере години для нарахування: без табеля неможливо правильно порахувати зарплату, лікарняні, відпускні чи надурочні, а помилка тут тягне за собою помилку в розрахунковій відомості та в нарахуваннях ЄСВ і ПДФО.

Призначення

Табель — основа для нарахування зарплати. Без нього бухгалтер не знає, скільки годин оплатити, скільки днів припадає на лікарняні, відпустки чи відсутність. Помилка в табелі = помилка в розрахунковій відомості = помилка в обліку фонду оплати праці й у нарахуваннях ЄСВ та ПДФО.

Окремо табель — джерело трудовитрат для калькуляції собівартості. Для відрядників це окрема відомість (наряди-замовлення), для погодинників — табель.

Коли генерується

• Щоденне ведення (кожен робочий день — відмітка про прихід / неприхід)
• Закриття табеля — на кінець розрахункового періоду (місяць або половина для авансу)
• Передача в бухгалтерію — за регламентом, зазвичай 1-3 дні до дня виплати

Для відряджень, лікарняних, відпусток позначки ставлять за фактом — із посиланням на документ-підставу (наказ, лікарняний лист).

Хто складає і підписує

Складає табельник підрозділу (у великих підрозділах) або секретар чи помічник керівника (у малих). Затверджує керівник підрозділу — начальник цеху, керівник відділу.

У бухгалтерію табель передають за підписом керівника підрозділу. Бухгалтер із зарплати приймає його, перевіряє й проводить.

Обов’язкові реквізити

Шапка:

• Підприємство (повна назва, ЄДРПОУ)
• Підрозділ (цех, відділ)
• Номер табеля і період (місяць, рік)
• Категорія працівників (робітники, керівники, спеціалісти, службовці)
• Кількість робочих днів за виробничим календарем

Таблична частина — на кожного працівника:

• Табельний номер
• ПІБ
• Посада
• Розряд / категорія
• За кожен день місяця:
  • Кількість відпрацьованих годин
  • Код відсутності, якщо є (коди затверджені наказом Держстату):
    • «Я» — явка
    • «РВ» — робочий вихідний
    • «В» — вихідний
    • «ВД» — відрядження
    • «ВЧ» — відпустка чергова
    • «ВА» — відпустка адміністративна
    • «ТН» — тимчасова непрацездатність (лікарняний)
    • «П» — прогул
    • «НН» — неявка з нез’ясованої причини
    • «НЗ» — навчання за рахунок підприємства
    • «Н» — нічна година
    • «РП» — робота у вихідний / святковий
    • «НУ» — надурочні
• Підсумок по місяцю:
  • Усього відпрацьовано днів / годин
  • У т.ч. ночами
  • У т.ч. у вихідні / святкові
  • У т.ч. надурочних
  • Неявки з кодами

Підписи:

• Табельник
• Начальник підрозділу
• Дата передачі
• Бухгалтер (хто прийняв)

Типові проблеми

• Лікарняний без позначки в табелі. Працівник приніс Б/Л через тиждень, коли табель уже зданий. Бухгалтер його пропустив і нарахував повну зарплату. Через місяць виплачено ще й лікарняні з ФСС — подвійна оплата. Виправлення — донарахування й повернення. Захист — корекційний табель за підписом керівника.
• Надурочні без наказу. «28.02 ми всі залишились до 22
  , аварійні роботи». У табелі 4 години надурочних, оплата в подвійному розмірі (КЗпП ст. 106). Наказу про надурочні немає. ДПС чи трудова інспекція скажуть прямо: надурочні без оформлення — порушення. Захист — наказ керівника про залучення до надурочних робіт із переліком ПІБ.
• Робота у вихідний без компенсації. Працювали в суботу. У табелі позначено «РП»: за КЗпП ст. 72 це оплата в подвійному розмірі або інший день відпочинку. Бухгалтер заплатив у звичайному. Далі — суд чи трудова інспекція й виплата зі штрафом.
• Прогул не задокументовано. «Іваненка нема третій день, не дзвонив». Без службової записки, без акта про відсутність звільнити за прогул після виходу не вийде. Захист — акт про відсутність на робочому місці з підписами 2 свідків, складений у день прогулу.
• Табель «пост-фактум», з пам’яті. Табельник заповнює його наприкінці місяця з пам’яті — 20 днів усім. А насправді один був у відрядженні, інший на лікарняному. Якщо лікарняний потім «знайдеться» — донарахування лікарняних плюс виправлення податкових форм.
• Розбіжність табеля й виробничого наряду відрядників. Робітник за нарядом виготовив 50 деталей за 80 нормогодин. У табелі — 160 фактичних годин. Різницю в 80 годин оплачують погодинно за мінімальною. Або ж робітник перевиконав норму — тоді премія. Без зведення табеля й наряду не зрозуміти, чи платять правильно.
• Не враховано нічні години. Зміна 22
  –06
  — це 6 нічних годин (22
  –06
  за КЗпП ст. 54 і ст. 108) з доплатою щонайменше 20%. Табельник записав «8 годин». Бухгалтер не побачив нічних і заплатив без доплати. Захист — графік змін, який сам визначає нічні години.
• Відсутність через виклик до ТЦК. Працівника викликали до ТЦК на 1 день. У табелі позначка має бути спеціальна — виконання державних обов’язків (зі збереженням зарплати або без, залежно від умов). Тут легко помилитися, і тоді виплата буде некоректна.

Як це в Odoo

Модулі: hr_attendance (фіксація приходу та виходу), hr_timesheet (детальніше, у розрізі проєктів), l10n_ua_hr_payroll (українська специфіка зарплати).

Базова модель — hr.attendance, один запис на одне відвідування: employee_id, check_in, check_out, worked_hours. Для табельного формату «день — кількість годин» є hr.timesheet.attendance.

Для українського табеля П-5 — кастомний об’єкт l10n_ua_hr.timesheet_p5:

• period_month, period_year
• department_id
• responsible_id — табельник
• Рядки l10n_ua_hr.timesheet_p5_line на працівника:
  • employee_id
  • 31 поле на день: day_1, day_2, … day_31 — числові години плюс код відсутності (через computed)
  • Підсумки: total_days, total_hours, night_hours, weekend_hours, overtime_hours, absence_hours

Коли табель закривають, на кожного працівника створюється hr.payslip (розрахунковий лист) з підвантаженими годинами та кодами відсутності.

Інтеграція з mrp.production: рядки hr.timesheet прив’язуються до виробничих замовлень для аналітики собівартості.

QWeb-шаблон «Табель П-5» — за формою наказу Держстату №489.

Зв’язки

• Накази: на відрядження, на надурочні, на роботу у вихідні, на відпустку, про прийом, про звільнення
• Лікарняний лист (Б/Л)
• Виробничі наряди — для відрядної оплати
• Розрахункова відомість — використовує дані табеля
• Розрахункові листи (hr.payslip)
• Звіт з ЄСВ (Додаток Д4 — додаток 4 до декларації)
• Форма 4ДФ — квартальний звіт з ПДФО
• Рахунок 661 «Розрахунки з оплати праці»
• Стаття: Облік робочого часу
• Стаття: Надурочна робота: КЗпП ст. 106

Приклад

Табель за лютий 2026, цех №1 (8 робочих з 5-денним тижнем). Зварник Іваненко О. П.: 20 робочих днів × 8 год = 160 год, з них надурочних 4 год (28.02, аварійні роботи). Майстер Петренко П. П.: 20 днів × 8 год = 160 год. Лікарняний Шевченко В. К.: робочих 5 днів, лікарняних 15 днів (Б/Л №А-1234567).

Де цей документ зустрічається2

• Гайд
  Перша зарплатаРозрахунковий лист на одного працівника від нуля: оклад, ЄСВ 22%, ПДФО 18%, військовий збір 5%, проводки на 66…
• Гайд
  Табель П-5Як побудувати табель за формою П-5 на 31 робочий день: автоматично з hr.attendance, з ручним коригуванням ліка…