Декларація з ПДВ — заповнення основних рядків

Суть

Декларація з ПДВ — це не звіт про минуле, це план на майбутній місяць. До 20-го числа ви фіксуєте, скільки ПДВ нарахували і скільки кредиту хочете отримати. До 30-го — сума до сплати має бути на електронному рахунку СЕА. Між цими двома датами — десять днів, щоб переконати клієнтів передплатити, постачальників — зареєструвати ПН вчасно, і не доплачувати з власних обігових. Регулюється ⚖Сила законуПКУ ст. 203, форма затверджена ⚖Сила законуНаказ МФУ №21 від 28.01.2016.

Сама декларація — підсумок місячного циклу. Вона консолідує всі податкові зобов’язання за виданими ПН (рядки 1–9), весь податковий кредит за отриманими ПН (рядки 10–17), і визначає, скільки ви маєте доплатити в бюджет (рядок 18) або скільки бюджет винен вам — на відшкодування чи в рахунок наступного періоду (рядки 20.1–20.3). Усі ваші цифри ДПС автоматично звіряє з ЄРПН — і будь-яка розбіжність запускає камеральну перевірку. По цій декларації ДПС бачить увесь ваш місяць.

Чи стосується вас

Якщо ви платник ПДВ — стосується безумовно. І подавати треба щомісяця, навіть якщо за звітний місяць не було жодної операції: тоді просто нульова декларація. Не подаєте — це той самий штраф, що й за нульову.

Підставою для декларації стають усі ПН, РК, митні декларації (МД ІМ і ЕК) та бухгалтерські регістри з аналітикою ПДВ за період. Якщо у вашій діяльності є експорт, операції без права на ПК, неоподатковувані операції (рах. 949 «Інші витрати операційної діяльності») або імпорт послуг від нерезидента — це окремі рядки декларації зі своїми правилами заповнення. Тобто чим складніша діяльність, тим більше рядків треба заповнити коректно.

А ось хто декларацію не подає: неплатники ПДВ — це єдиний податок 1–2 групи і 3 група без ПДВ. Платники єдиного податку 3 групи з ПДВ — подають як звичайні платники, на загальних підставах.

Як зробити

Декларація — це не одна форма, а сім кроків. Тож пройдемо їх по черзі.

1. Збір даних — до 1-го числа місяця, наступного за звітним. Це база, з якої виростає все інше. Дані надходять з чотирьох джерел:

• Реєстр виданих ПН (з аналітики 643, 6415, виписок з ЄРПН);
• Реєстр отриманих ПН (з аналітики 644, 6415);
• Митні декларації — для імпорту йде у рядок 11;
• Розрахунки коригування (РК), як видані, так і отримані.

2. Розділ I — податкові зобов’язання (ПЗ). Тут ваш «вихід», тобто ПДВ, який ви нарахували покупцям:

• Рядок 1.1 — операції за ставкою 20%, окремо база і сума ПДВ;
• Рядок 1.2 — ставка 14% (агропродукція);
• Рядок 1.3 — ставка 7% (медикаменти, медвироби);
• Рядок 4 — експорт за ставкою 0%;
• Рядок 5 — операції, що не є об’єктом, за ст. 196 ПКУ;
• Рядок 7 — коригування ПЗ за РК, з Додатка Д1;
• Рядок 9 — загальна сума ПЗ = 1 + 4 + 7 з урахуванням знаків.

3. Розділ II — податковий кредит (ПК). Тут ваш «вхід», тобто ПДВ, який ви маєте право відняти:

• Рядок 10.1 — придбання з ПДВ 20% за зареєстрованими в ЄРПН ПН;
• Рядок 10.2 — придбання з ПДВ 7%;
• Рядок 10.3 — придбання з ПДВ 14%;
• Рядок 11 — імпорт товарів за МД;
• Рядок 12 — імпорт послуг від нерезидента, з нарахуванням ПЗ за ст. 208;
• Рядок 13 — коригування ПК за РК отриманими, з Додатка Д1;
• Рядок 14 — придбання у неплатників (без ПК, інформативно);
• Рядок 15 — розподіл ПК за необ’єктними операціями, ст. 199;
• Рядок 17 — загальна сума ПК.

4. Розрахунок результату. Тепер головне:

• Рядок 18 = Рядок 9 – Рядок 17. Якщо результат позитивний — до сплати в бюджет.
• Якщо негативний — переходить у рядок 19 «від’ємне значення», яке ви розподіляєте далі: 20.1 — зменшення податкового боргу попередніх періодів, 20.2 — заявка на бюджетне відшкодування на рахунок, 20.3 — зарахування в зменшення ПЗ майбутніх періодів.

5. Додатки. Це не «за бажанням» — без додатків декларація неповна:

• Д1 — деталізація РК, як виданих, так і отриманих, окремо за кожною операцією;
• Д5 — операції з постачальниками без зареєстрованої ПН, тобто де контрагент проколовся;
• Д6 — операції за ст. 199 (розподіл ПК між оподатковуваними і неоподатковуваними).

6. Підпис і подання. Декларація підписується КЕП директора і головбуха — обов’язково обома, інакше відмова прийняття. Відправляється через електронний кабінет або спецсофт (M.E.Doc, FREDO). У відповідь ви очікуєте квитанцію №2 — це і є підтвердження прийняття. Без квитанції №2 декларація юридично не подана.

7. Сплата ПДВ. До 30-го числа сума з рядка 18 має бути на електронному рахунку СЕА. Тут і починається «гра в копійки»: ваш ліміт реєстрації нових ПН = сума ПК − сума ПЗ + поповнення СЕА. Тож якщо ви хочете і покупцям ПН виписати, і бюджету сплатити, треба заздалегідь рахувати, скільки грошей потрібно вкинути на СЕА.

Перший самоконтроль перед поданням — звірка з 6415. Сальдо рахунку 6415 «Розрахунки з ПДВ» на 31-ше число має дорівнювати рядку 18 з протилежним знаком: кредитове сальдо — це сума до сплати, дебетове — від’ємне значення. Розійшлися — шукайте одне з трьох: не всі ПН проведені у звітному періоді, забули РК, або з’їхала аналітика за податком. Звірте ці дві цифри, перш ніж тиснути «Подати».

Як це в Odoo

Для українського обліку працює модуль l10n_ua — наша розширена версія. Декларація в ньому формується не вручну і не наприкінці місяця, а постійно: кожна проведена накладна автоматично потрапляє у потрібний рядок. Працює це так:

• План рахунків відповідає Інструкції 291. ПДВ-рахунки — 6415, 643, 644 — мають теги ПДВ (account.tax.tag) за рядками декларації.
• Tax mapping — кожен account.tax (скажімо, «ПДВ 20% продаж») має пов’язаний tag_ids зі значеннями «Рядок 1.1 — ПДВ» і «Рядок 1.1 — База». При проведенні account.move сума автоматично потрапляє у відповідний рядок декларації.
• Звіт живе в меню Бухгалтерія → Звіти → Декларація з ПДВ. Відкриваєте за період (місяць), він агрегує суми за тегами і формує заповнену форму J0200118 — це актуальна XSD-схема ДПС.
• Експорт — кнопка «Завантажити XML» генерує файл для імпорту в M.E.Doc / FREDO або для прямої відправки через API ДПС (з модулем l10n_ua_einvoice).

Найчастіше на налаштуванні спотикаються на тегу для неоподатковуваних операцій за ст. 196: забули проставити тег «Рядок 5» — і ці операції в декларацію не потрапляють узагалі. Але в дохід вони йдуть справно, тож ви несвідомо опиняєтеся в зоні ризику за ст. 199 (розподіл ПК). Тому перед першою декларацією після впровадження Odoo зайдіть у Налаштування → Бухгалтерія → Податки і пройдіть усіма рядками вручну, перевіряючи теги. Раз пройшли — далі автоматизація працює сама.

Реєстр виданих ПН (зі звіту l10n_ua.report_pn_issued) автоматично формує Додаток Д5. Реєстр РК — Додаток Д1. Тож вам залишається перевірити, а не складати з нуля.

Винятки і ризики

Ось де починаються складнощі — п’ять речей, які регулярно псують місяць добросовісним бухгалтерам.

1. Автоматична звірка ДПС з ЄРПН. Після подання декларації ДПС у режимі камеральної перевірки звіряє рядок 10 (ваш ПК) з даними ЄРПН — це сума ПН, зареєстрованих за період постачальниками, де покупцем зазначений ваш ІПН. Розбіжність більше 5% — автоматичне повідомлення і запит на пояснення.

Тут є принциповий нюанс: ДПС зіставляє декларацію з ЄРПН за датою складання ПН, а не за датою реєстрації. Постачальник склав ПН 25.05, а зареєстрував у ЄРПН аж 5 червня — у його декларації за травень сума стане в рядку 1, а у вашому ПК за травень її немає, бо в ЄРПН ПН з’явилася лише в червні. Камералка приходить до вас, хоч ви не винні: це проблема постачальника, але доводити доводиться вам — письмово, з пакетом доказів. Профілактика — Додаток Д5: ви заздалегідь декларуєте, що такої-то суми ПК не взяли, бо постачальник не зареєстрував ПН. ДПС бачить, що ви показали розбіжність, а не сховали.

2. Помилка в декларації — уточнюючий розрахунок. Виявили помилку після подання? Виправляється Уточнюючим розрахунком (УР). Логіка штрафів така:

• УР зменшує податкове зобов’язання — без штрафу.
• УР збільшує — самостійно нараховуєте штраф 3% від суми донарахування плюс пеню 120% облікової ставки НБУ за кожен день прострочення.

⚖Сила законуПКУ ст. 50 Адже краще донарахувати самостійно, ніж дочекатися перевірки: там штраф 25%, а при повторі — 50%.

3. Бюджетне відшкодування (рядок 20.2). Гроші на рахунок самі не приходять — потрібен пакет документів: Додаток Д3 з реєстром ПН і Додаток Д4 із заявою. ДПС має 30 днів на перевірку. На практиці це часто затримки, документальні перевірки, відмови з формальних підстав. Великі підприємства часто свідомо тримають від’ємне значення в рядку 20.3, не заявляючи відшкодування — бо не хочуть викликати додаткову перевірку.

4. Зупинка реєстрації ПН за СМКОР. Якщо вашу ПН заблокували за критеріями ризиковості — ланцюжок ламається: ваш покупець не отримує ПК, через це не сплачує вам або затримує сплату. Профілактика — заздалегідь подати Таблицю даних (J1312601) з вашою номенклатурою і регулярно її оновлювати.

Класичний червоний прапорець — рядок 18, що з місяця в місяць тримається біля нуля: ПЗ дорівнює ПК плюс-мінус один-два відсотки, і так щомісяця. Часто за цим стоїть оптимізація через «придбання» ПДВ-сервісів (інтернет-маркетинг, консалтинг) у підставних контрагентів, і ДПС про схему знає — її використовують роками. Якщо у вашому бізнесі справді багато вхідних витрат з ПДВ і велика частка матеріалів — підготуйте пояснення заздалегідь, з аналітикою. Якщо ні — перегляньте, що з ПК ви взяли «на запас»: декларацію читають не так, як ви її писали, а вишукуючи, що зайве відняли.

5. Розподіл ПК за статтею 199. Якщо у вас одночасно оподатковувані і неоподатковувані операції — скажімо, окремий вид діяльності у вигляді медичних послуг — то право на ПК ви маєте тільки в частці оподатковуваних. Коефіцієнт ЧВ розраховується за минулий рік і застосовується до поточного, а в грудні — перерахунок за фактичним ЧВ за рік через Додаток Д6.

І ще одне, уже не про техніку, а про гроші. Декларація задає зобов’язання з cash flow на місяць наперед: сума з рядка 18 — це жорсткий дедлайн на 30-те число, а пропустили — пеня, штраф, а на значних сумах і кримінал. Якщо до 15-го числа видно, що ПЗ перевищить ПК на 1 млн ₴, а на рахунку 200 тис ₴ — час брати телефон. Покупцям — про авансові оплати: вони піднімуть ПЗ, зате приведуть кеш; постачальникам із завислими ПН — про термінову реєстрацію. Десять днів вистачає, якщо почати в перший із них.

Перевірка перед поданням

• Сальдо 6415 на 31-ше число дорівнює рядку 18 (з відповідним знаком).
• Усі видані ПН за період зареєстровані в ЄРПН (нема в статусі «зупинено», «помилка»).
• Усі отримані ПН за період, які мають бути в ПК, зареєстровані постачальниками (інакше — в Додаток Д5).
• Додаток Д1 з усіма РК за період приєднаний.
• Сума ПДВ на електронному рахунку СЕА покриває рядок 18 + резерв для реєстрації нових ПН.
• Декларацію підписано КЕП директора і головбуха (обидва — інакше відмова прийняття).
• Квитанція №2 з ДПС отримана і збережена в архіві (термін зберігання — не менше 1095 днів).