Інвентаризація · ТМЦ

Суть

Раз на рік (а у вашій обліковій політиці може бути й частіше) ви маєте вийти на склад з блокнотом і перерахувати все, що там лежить. Інвентаризація — це момент, коли облік чесно дивиться в очі реальності: якщо за даними 100 т цементу, а за фактом 98 — є розбіжність. Просто зафіксувати її замало — кожну позицію треба кваліфікувати, бо від кваліфікації залежить і проводка, і доля ПДВ. Процедура регулюється ⚖Сила законуНаказ МФУ №879 від 02.09.2014 «Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань».

Підстав для запуску кілька. Найвідоміша — перед річною фінзвітністю (за станом не раніше 1 жовтня звітного року). Решта — зміна МВО, передача майна в оренду чи на відповідальне зберігання, стихійне лихо, пожежа або інші надзвичайні події, ліквідація підприємства. Тож якщо у вас змінився комірник у листопаді — інвентаризація потрібна вже на дату передачі, а не «разом з річною».

Чи стосується вас

Інвентаризація обов’язкова для усіх юридичних осіб, які ведуть бухгалтерський облік за ⚖Сила законуЗУ 996-XIV (Закон про бухоблік). У виробничому підприємстві найважче лягають саме запаси й виробництво:

Запаси на складах сировини, матеріалів, готової продукції (рах. 20, 21, 22, 26, 28)
Незавершене виробництво (рах. 23) — звіряння калькуляцій і фактичних залишків НЗВ за виробничими підрозділами
Основні засоби, нематеріальні активи (рах. 10, 12)
Грошові кошти в касі та на рахунках, дебіторська і кредиторська заборгованість

Дату річної інвентаризації запасів закон прив’язує до «не раніше 1 жовтня» — на практиці більшість підприємств обирає 30 листопада або 31 грудня. Періодичність може бути й частішою: для сировинних залишків зазвичай прописують щомісячний перерахунок, для готової продукції — щоквартальний. Усе це йде через облікову політику.

Як зробити

Крок 1 — Наказ про інвентаризацію (форма інв-22)

Керівник видає наказ, де прописує: дати початку і завершення, склад інвентаризаційної комісії (мінімум 3 особи — голова й члени, з обов’язковою присутністю МВО), перелік об’єктів. Без наказу інвентаризаційний акт не має юридичної сили — це просто папірець. І наказ має передувати фактичним діям: якщо ви виявили нестачу, а наказ склали тільки тоді — акт уразливий. На перевірці ДПС і Держаудит насамперед звіряють дату наказу з датою фактичного перерахунку, і розбіжність дає підставу не визнати витрати за недостачею.

Склад комісії — теж не формальність. До неї не повинна входити особа, яка несе матеріальну відповідальність за об’єкти, що інвентаризуються: МВО присутня обов’язково, але як підпис «здав-прийняв», а не як член комісії, що рахує. На малих підприємствах головбух часто і складає наказ, і сам же інвентаризує — методологічно це хибно і відкриває ризик визнати інвентаризацію фіктивною.

Крок 2 — Фактичний перерахунок і опис (форма інв-3)

Комісія в присутності МВО фізично перераховує, переважує й перемірює ТМЦ за кожною номенклатурою. Результати лягають в Інвентаризаційний опис ТМЦ (форма інв-3) — окремо за кожним складом, за кожною МВО. Описи нумеруються, підписуються всіма членами комісії та МВО. МВО додатково розписується, що усі прибуткові і видаткові документи передані до бухгалтерії, а ТМЦ повністю оприбутковані / списані — це той самий підпис, який пізніше доведеться захищати на перевірці.

Крок 3 — Звіряльна відомість (форма інв-19)

Бухгалтерія порівнює дані інв-3 з обліковими залишками і складає Звіряльну відомість (форма інв-19). За кожною позицією з розбіжностями зазначає: за обліком, за фактом, недостача (мінус) або лишок (плюс). Це той документ, на який ви будете спиратися, формуючи проводки.

Крок 4 — Кваліфікація розбіжностей і проводки

Тут починається найцікавіше — кожну розбіжність треба «прочитати» правильно.

Відповідність — нічого не робимо, протокол комісії фіксує, що все зійшлося.

Недостача в межах норм природного убутку (усихання, утрушка, випаровування). Норми затверджені галузевими нормативами: для будматеріалів зазвичай 0,3-0,5%, для борошна 0,1-0,3%, для нафтопродуктів 0,2-0,7% залежно від сезону. Списується тихо:

Дт 947 / Кт 201 — ... · у межах норми природного убутку

Компенсуючі ПЗ з ПДВ тут не нараховуються — втрати в межах норм природного убутку не вважаються «використанням не в господарській діяльності» (це закріплено роз’ясненнями ДПС).

Понаднормативна недостача — частина, яка перевищує природний убуток, або вся сума, якщо норми взагалі не встановлені. Тут логіка роздвоюється залежно від того, чи знайшли винного.

Якщо МВО (або інший працівник) визнана винною:

Дт 375 / Кт 716 — ... · претензія до МВО за справедливою вартістю Дт 947 / Кт 201 — ... · списання недостачі за фактичною собівартістю

Якщо винного не знайшли — пишемо на витрати і паралельно ведемо позабалансовий облік:

Дт 947 / Кт 201 — ... · понаднормативна недостача

Одночасно — рахунок 072 «Невідшкодовані нестачі» на 3 роки до закінчення строку позовної давності. Це не формальність — там сума «висить» і нагадує, що шукати винного ще не пізно.

Окремо нараховуємо компенсуючі ПЗ з ПДВ за ⚖Сила законуПКУ 198.5 п. «г», якщо матеріали свого часу купувалися з податковим кредитом:

Дт 949 / Кт 641 — ... · компенсуючі ПЗ за ст. 198.5 ПКУ

Саме тут найчастіше і спотикаються: бухгалтер списав недостачу через 947, а про компенсуючі ПЗ забув. На камеральній тоді донарахують ПДВ на повну суму ПК, що відносилася до зниклих ТМЦ, плюс штраф 25% за ПКУ 123 і пеню. Логіка проста: якщо матеріал не пішов на господарську діяльність, бо зник або був викрадений, то й податковий кредит за ним підприємству не належить. Звідси компенсуючі ПЗ.

Лишки — це дохід:

Дт 201 / Кт 719 — ... · оприбуткування лишків за справедливою вартістю

Тут є тонкість: лишки оцінюються за справедливою вартістю (чиста вартість реалізації або поточна закупівельна ціна), а не за бухгалтерською собівартістю «загубленого» аналога.

Крок 5 — Інвентаризація незавершеного виробництва

НЗВ — найскладніша частина. Комісія фіксує ступінь готовності кожного виробничого замовлення в МЗ, переводить його в умовні одиниці і звіряє з калькуляцією на рах. 23. Розбіжності або перекалькульовуємо (виробничий брак, який раніше не побачили), або списуємо понаднормативні втрати на 947 / 949.

Як це в Odoo

Модуль Inventory → Operations → Physical Inventory дає два режими роботи:

Спосіб	Сценарій	Поведінка
Manual count	Періодична інвентаризація на дату	Створюємо `stock.quant` із полем `inventory_quantity`, після підтвердження — `stock.move` із розбіжностями
Continuous (perpetual)	Постійна циклічна інвентаризація	Скануємо ТМЦ через mobile barcode app, Odoo накопичує розбіжності для аналізу

Після підтвердження Odoo автоматично формує:

stock.move із типом inventory_loss (для недостач) або inventory_adjustment (для лишків) на віртуальний склад «Inventory adjustment»
account.move через Anglo-Saxon або Continental accounting логіку — залежно від налаштувань методу обліку запасів (FIFO / середньозважена / специфічна ідентифікація)

Базовий модуль кваліфікацію розбіжностей за українськими нормами не знає — її добудовує кастомізація l10n_ua_inventory. У ній:

поле x_norma_uburku_pct на категорії продукту тримає норму природного убутку у %;
майстер «Розкваліфікація недостач» сам ділить суму недостачі на частину в межах норми (→ 947) і понаднормативну (→ 947 плюс 949 для компенсуючих ПЗ і 375 для претензії до МВО);
форми інв-3 і інв-19 друкуються з результатів stock.inventory через QWeb-звіти;
тег x_war_loss=true позначає списання внаслідок воєнних дій і вмикає окрему логіку — без компенсуючих ПЗ.

Винятки і ризики

На відміну від інших процедур, тут «приблизно сходиться» не працює — це не звіт, це сподівання. Тож проходимося по типовому сценарію в цифрах.

§ Інвентаризація на 31.12 виявила недостачу цементу

Дано: Виробник залізобетонних виробів проводить річну інвентаризацію на 31.12.2025. На складі цементу М-500:

За обліком (рах. 201): 100 т × 8 200 ₴ = 820 000 ₴
Фактично за описом інв-3: 98 т
Норма природного убутку для цементу при зберіганні у мішках за галузевими нормативами: 0,5% від обороту
Місячний оборот за останні 12 місяців: 100 т (одиничний завіз)

Розрахунок:

Допустимий природний убуток: 100 × 0,5% = 0,5 т → 4 100 ₴
Загальна нестача: 100 − 98 = 2 т → 16 400 ₴
Понаднормативна нестача: 2 − 0,5 = 1,5 т → 12 300 ₴

Проводки (винна особа — начальник складу, з ним укладено договір про повну матеріальну відповідальність):

У межах норми: Дт 947 / Кт 201 — 4 100 ₴ · природний убуток
Понаднормативна частина — списання: Дт 947 / Кт 201 — 12 300 ₴ · понаднормативна недостача
Претензія до МВО (за ринковою ціною з ПДВ — 8 200 × 1,2 × 1,5 = 14 760 ₴): Дт 375 / Кт 716 — 14 760 ₴ · претензія до МВО
Компенсуючі ПЗ з ПДВ за ПКУ 198.5 п. «г» — на понаднормативну частину: 12 300 × 20% = Дт 949 / Кт 641 — 2 460 ₴ · компенсуючі ПЗ за 198.5

Підсумок: на витрати — 18 860 ₴, дебіторка до МВО — 14 760 ₴. До бюджету ПДВ — додатково 2 460 ₴.

Воєнний стан — особливості і виняткове правило

Якщо ваш склад постраждав від ракетного удару, обстрілу чи окупації — це не звичайна понаднормативна недостача. Спершу складають акт за участю представника військової адміністрації або поліції з фіксацією факту знищення — бажано з фото- і відеоматеріалами, координатами і номером кримінального провадження ДБР про пошкодження майна внаслідок збройної агресії. Без цього акта далі немає на що спертися.

Списання таких втрат відображається через 977 «Інші витрати діяльності» (як надзвичайні витрати):

Дт 977 / Кт 201 — ... · втрати від збройної агресії, акт №... Дт 793 / Кт 977 · закриття на фінрезультат

Тут є виняткова норма, яка часто рятує. За п. 32-1 підрозділу 2 розділу XX перехідних положень ПКУ при знищенні товарів унаслідок дії збройної агресії російської федерації компенсуючі ПЗ з ПДВ за ст. 198.5 НЕ нараховуються. Це принципова відмінність від звичайної недостачі. Документи, які підтверджують застосування норми: акт інвентаризації, акт про надзвичайну подію, довідка від військової адміністрації або правоохоронних органів.

Інші важливі винятки

Інвентаризація під час воєнного стану. За п. 8 розд. I Положення №879 інвентаризацію можна відкласти для активів, доступ до яких обмежений (тимчасово окуповані території, зона активних бойових дій). Ваш обов’язок — провести її в перші звітні періоди після того, як обставини зникнуть або з’явиться доступ. Підтвердження неможливості — рішення військової адміністрації, виписка з реєстру окупованих територій.
Пересортиця. Якщо одночасно недостача одного сорту і лишок іншого — припустимий залік за пересортицею, але тільки в межах одного періоду, одного МВО і ТМЦ однакової назви або з близькою споживчою цінністю. Залік оформляємо протоколом комісії з обґрунтуванням.
Страхування воєнних ризиків. На 2025 рік страхування воєнних ризиків майна доступне через Експортно-кредитне агентство (ЕКА) і кілька комерційних страховиків — для оборонних виробників це часто обов’язкова умова банківського кредитування. Виплата страховки за втрачені ТМЦ — окрема операція, на саму інвентаризацію не впливає, але змінює фінрезультат.

Інвентаризація ТМЦ — порядок, документообіг, відображення розбіжностей