Прихідна накладна М-4 — оформлення оприбуткування на склад

Суть

Прихідна накладна форми М-4 — це папір, який матеріально відповідальна особа (МВО) складає у день, коли товар фізично з’явився на складі. На його підставі бухгалтерія робить Д 201 / К 631 і запас з’являється в обліку. ⚖Сила законуНаказ Мінстату №193 від 21.05.1996 ⚖Сила законуП(С)БО 9 «Запаси»

Без правильної М-4 (або накладної постачальника з усіма обов’язковими реквізитами) запас юридично не існує. Ви не можете його списати, передати у виробництво або продати. Тобто формально лежить — фактично його нема.

Чи стосується вас

• Ви ведете складський облік ТМЦ — сировина, матеріали, комплектуючі, тара, паливо, запчастини.
• Отримуєте ТМЦ від зовнішніх постачальників (договір постачання, купівлі-продажу або підряду з матеріалами).
• У вас призначені МВО за складами — наказом, з договором про повну матеріальну відповідальність.
• Ви платник податку на прибуток або єдиного податку 3 групи — у будь-якому разі первинний документ для визнання запасів і витрат потрібен.

М-4 не складається, якщо у накладній постачальника вже є всі обов’язкові реквізити прихідного документа і вона підписана МВО при прийманні. У такому разі сама ТТН або видаткова накладна постачальника працює як прихідний документ. Хоча на практиці більшість підприємств усе одно формує внутрішню М-4 — для відстежуваності і власного спокою.

Як зробити

1. Приймання ТМЦ на склад. МВО (комірник, завскладом) перевіряє кількість, асортимент, якість, дату виробництва, терміни придатності. Якщо щось не сходиться — складається Акт про розбіжності М-7 і викликається представник постачальника. Не «потім розберемося», а одразу при прийманні.

2. Складання М-4. Реквізити, без яких документ недійсний:

   • назва, дата, номер документа;
   • назва підприємства-одержувача (повна, з кодом ЄДРПОУ);
   • назва постачальника, номер і дата супровідного документа (ТТН, рахунок);
   • назва складу та П.І.Б. МВО;
   • найменування ТМЦ, номенклатурний номер, одиниця виміру, кількість (за документом і фактично), ціна без ПДВ, сума;
   • підпис МВО, який прийняв ТМЦ.

3. Передача в бухгалтерію. МВО передає М-4 разом з оригіналом накладної постачальника (та ТТН, якщо була доставка) у бухгалтерію не пізніше наступного робочого дня. Це регламентує графік документообігу підприємства.

4. Реєстрація проводки. Бухгалтер ставить ТМЦ на облік:

   Дт 201 / Кт 631 — 500 000 ₴ · оприбуткування сировини за М-4 №154 Дт 644 / Кт 631 — 100 000 ₴ · податковий кредит за ПН (якщо ПН зареєстрована в ЄРПН)

   Якщо ПН ще не зареєстрована — сума ПДВ висить на 644 «Податковий кредит» як непідтверджена, з аналітикою за постачальником і номером очікуваної ПН.

5. Реєстрація в книзі складського обліку (М-12). МВО заносить надходження до картки складського обліку. У сучасних умовах це робить складський модуль ERP, але папір (або електронні підписи) усе одно знадобиться при виїзній перевірці.

Одна дата вирішує більше, ніж здається. Класична помилка — оприбуткування «заднім числом», коли М-4 датована 25-м, а накладна постачальника від 28-го. Дата М-4 — це дата фактичного отримання ТМЦ на склад. Якщо приймали кілька днів (велика партія, перевірка якості), ставте день, коли приймання завершили. Побачили розбіжність у датах — не підправляйте її під накладну, ставте реальну.

Як це в Odoo

Прихідна М-4 в Odoo автоматично формується через модуль Inventory:

• Модель: stock.picking з picking_type_id.code='incoming'.
• Тригер: підтвердження замовлення на купівлю (purchase.order → стан purchase) генерує stock.picking зі статусом assigned.
• Дія МВО: на екрані Inventory → Transfers відкриває документ, перевіряє кількість у полі Done, натискає Validate.
• Автопроводка: коли Odoo валідує, він створює stock.move.line, оновлює quant, формує account.move з типом entry (для accrual-моделі обліку запасів) — Д 201 / К 631 з аналітикою за номенклатурою і складом.

Момент проводки залежить від одного налаштування. Anglo-Saxon Accounting (в Україні за замовчуванням вимкнене — ми працюємо на Continental) визначає, чи запис іде в момент отримання, чи в момент рахунку. Щоб відповідати П(С)БО 9, тримайте галочку Automated Inventory Valuation на категорії продукту (product.category.property_valuation='real_time'). Тоді Д 201 / К 631 робиться одночасно з валідацією приймання, без часового розриву.

Друкована форма М-4 виводиться через звіт report.stock.picking.m4 — наша кастомізація поверх стандартного stock.report_picking. Підпис МВО підставляється з picking.owner_id (МВО за складом — stock.warehouse.responsible_id).

Винятки і ризики

1. Розбіжності в кількості або якості. Якщо привезли менше, ніж у накладній постачальника, оприбутковуємо фактичну кількість. На різницю — Акт М-7 за участю представника постачальника (або незалежного експерта, якщо постачальник не приїхав). Претензію оформлюємо протягом 5 днів. У бухгалтерії розбіжність відображається на 374 «Розрахунки за претензіями».

Підпис МВО тут не формальність. Щойно комірник підписав приймання, а нестача «раптом» виявилася через тиждень — це вже його матеріальна відповідальність, а не постачальника, і стягнення піде на нього за рішенням комісії з розслідування. Тому МВО має право не підписувати, поки не звірив кількість і якість. Найчастіша причина проблем — підписав не дивлячись, бо «треба швидко розвантажити».

2. Оприбуткування без переходу права власності. Якщо за договором право власності переходить лише після оплати (договір зі застереженням), а товар уже на складі — він йде на позабалансовий 023 «Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні», без Д 201. Це не ваш запас, поки не заплатили.

3. Імпорт. Тут дата оприбуткування — дата митного оформлення (МД ІМ-40), а курс — НБУ на дату МД. Не дата прибуття на склад, не дата перетину кордону. ⚖Сила законуПКУ 187.8 ⚖Сила законуП(С)БО 9.9

4. Зворотна тара. Тара, що повертається постачальнику, не входить у собівартість запасів — обліковується окремо на 204 або 284. При поверненні — Д 631 / К 204.

5. Затримка передачі М-4. Найдорожчий ризик тут не бухгалтерський, а управлінський. Комірник тримає документи тиждень — бухгалтерія не бачить реального залишку, і ви продаєте «з повітря» те, чого фізично немає, або закуповуєте те, що вже лежить на складі. Тому графік документообігу — наступний робочий день, максимум. Без винятків і без «у мене там завал».

Перевірка перед закриттям місяця

• Усі М-4 за місяць передані в бухгалтерію і проведені.
• Залишки за 201 в аналітиці звірені з картками складського обліку МВО.
• Інвентаризація на 31-ше число (мінімум — за критичними позиціями) проведена, розбіжності оформлені актами і проведеннями.
• Сальдо 644 не «зависло» — усі очікувані ПН або зареєстровані (закриті в 641), або відображені як втрачений ПК через 1095 днів.
• Позабалансовий 023 звірений з договорами зберігання — нічого «зайвого» там не лежить.