Контрагент тягне з оплатою, борг висить уже не перший місяць, а наприкінці року аудитор хоче бачити підтверджену дебіторку — звична ситуація, коли пора сідати за звірку. У цьому гайді ви пройдете шлях від звіту Aged Receivables, який показує, хто і наскільки прострочив, до підписаного з обох сторін акта звірки на потрібну дату. Це не паперова формальність: кожен підпис боржника перериває строк позовної давності за ЦКУ, а без акта аудитор зробить застереження до річної інвентаризації.
Результат
За одну сесію виходите на підписаний з обох сторін акт звірки взаєморозрахунків на потрібну дату: знаходите партнера в Aged Receivables, відкриваєте його Partner Ledger, з’ясовуєте розбіжності, генеруєте акт у форматі ТОВ «УкрПром-Тех» і відправляєте контрагенту через електронний документообіг. Сальдо узгоджене, строк позовної давності за ЦКУ ст. 264 — перерваний.
Передумови
- Користувач має права групи Accounting / Billing або вище.
- За поточний рік є щонайменше один проведений
account.moveз партнером — інакше Aged Receivables буде порожнім для нього. - Реквізити партнера в
res.partnerповні: повна назва (ТОВ «…»), ЄДРПОУ, ІПН ПДВ. Без них акт не пройде перевірку у контрагента. - Кастомізація
l10n_ua.partner_reconciliation— QWeb-шаблон акта звірки за українським зразком. Якщо немає, працює базовий Partner Ledger як вкладення. - За потреби — налаштований канал ЕДО (Вчасно, Document.Online, M.E.Doc) для обміну з підписом КЕП.
Як це зробити
Крок 1 — Відкрийте Aged Receivable
Почніть зі звіту, який за секунди показує всю прострочену дебіторку розкладеною за давністю.
Accounting → Reporting → Partner Reports → Aged Receivable. Звіт групує неоплачену дебіторку за партнерами і кошиками старіння:
- Не прострочено (
Current), - 1-30 днів,
- 31-60 днів,
- 61-90 днів,
- 91-120 днів,
- Понад 120 днів.
У фільтрі вгорі — поле As of Date. За замовчуванням стоїть сьогодні; для квартальної звірки поставте останній день кварталу, для річної — 31 грудня.
Крок 2 — Знайдіть проблемного партнера
Сортуйте за колонкою Total спадаюче. Перші у списку — найбільші боржники. Або за колонкою Понад 120 днів — найдавніша дебіторка.
Партнерів з прострочкою понад 90 днів звіряйте регулярно:
- 90+ днів — є ризик безнадійності, треба підпис боржника або позов.
- 120+ днів — за обліковою політикою більшість підприємств створює резерв сумнівних боргів (рах. 38).
- 365+ днів — позовна давність 3 роки за ЦКУ ст. 256 відлічується від факту порушення зобов’язання; кожен підпис боржника на акті перериває її.
Крок 3 — Відкрийте Partner Ledger
Натисніть назву партнера в Aged Receivables — Odoo переключиться у Partner Ledger з фільтром по цьому партнерові. Видно всі account.move.line по рахунках 361, 631, 681, 685, 371 у хронологічному порядку:
- дата проведення;
- журнал і референс документа;
- дебет і кредит;
- залишок наростаючим підсумком.
Уточніть фільтри:
- Date Range: період звірки (наприклад, 01.01.2026 — 30.04.2026).
- Account: залиште порожнім, щоб бачити всі взаєморозрахунки (361 + 681 для дебіторки + аванси), або вкажіть конкретний рахунок.
- Posted Entries Only: ON — щоб не плутатися з чернетками.
Крок 4 — Експортуйте дані як основу акта
Натисніть PDF або XLSX — Partner Ledger зберігається на ваш комп’ютер. Це сирий звіт, а не акт звірки: у ньому немає місця для підписів і він не структурований за українським зразком.
Якщо у вас підключено модуль l10n_ua.partner_reconciliation:
- На партнері натисніть смарт-кнопку Акт звірки → Створити.
- У формі акта:
- Період: ті самі дати.
- Договори: оберіть один або кілька (з
sale.order.partner_invoice_idOdoo підкаже наявні). - Сальдо на початок: Odoo обчислить з Partner Ledger.
- Сальдо на кінець: теж автоматично.
- Підписант з нашої сторони: головбух і директор з
hr.employee.
- Натисніть Підготувати документ. QWeb-шаблон формує PDF із заголовком, реквізитами обох сторін, табличкою операцій, сальдо і місцем для підписів.
Крок 5 — Відправте контрагенту
Через ЕДО (Вчасно або еквівалент):
- На картці акта звірки натисніть Відправити через ЕДО.
- Виберіть отримувача (ЄДРПОУ контрагента).
- ЕДО надсилає файл; контрагент бачить його у своєму кабінеті.
- Контрагент звіряє у себе, накладає КЕП і повертає; або заперечує — теж через ЕДО.
Без ЕДО — два паперові примірники з кур’єром, поштою, або PDF на емейл головбуху контрагента з проханням підписати і повернути.
Крок 6 — Опрацюйте відповідь
Сальдо збіглося, контрагент підписав:
- На картці акта звірки
state='signed_both'. Подія перериває строк позовної давності. - Підписаний акт зберігається в
ir.attachment. Для річної інвентаризації — використовуйте як підтвердження дебіторки на 31 грудня.
Сальдо не збіглося:
- Контрагент повертає акт з власною версією або відмовою. Розбираєтеся.
- Типові причини розбіжностей:
- У нас видаткова №304 від 28.02 проведена; у контрагента М-4 ще не оформлено (товар у дорозі). Звичайна часова розбіжність — фіксуєте в коментарях акта і узгоджуєте.
- У нас аванс 100 000 проведений як передоплата постачальнику (371); у контрагента видаткової ще нема, тож і кредиторської нема. Це інша природа розбіжності, не просто час: пишете окремий лист.
- Платіжки розійшлися — у нашій книзі №125 від 15.03, у контрагента №125 від 16.03. Один день різниці через ніч у банку. Сальдо не змінює, але треба пояснити.
Контрагент не відповідає:
- Через 14 днів — нагадування.
- Через 30 днів — претензія з вимогою підписати або заперечити.
- Через 60 днів — одностороннє визнання боргу не працює, але документуєте процес для суду.
Перевірка
- На картці партнера видно смарт-кнопку Акти звірки з лічильником > 0.
- У звіті Aged Receivables після звірки за період сальдо в колонці Total = сальдо в підписаному акті звірки.
- За підписаними актами state = ‘signed_both’, поле signed_date_them заповнене — дата починає новий 3-річний відлік позовної давності за ЦКУ ст. 264.
- На дату річної інвентаризації (31 грудня) для всіх дебіторів з сальдо > N (порогу облікової політики) є підписаний акт звірки за рік. Без них аудитор робить застереження.
- Розбіжності зафіксовані: або в коментарях акта («товар у дорозі»), або окремою службовою запискою з рішенням.
Якщо щось пішло не так
| Симптом | Причина | Виправлення |
|---|---|---|
| Aged Receivables показує сальдо, а в Partner Ledger по тому ж партнеру нуль | Різні account types у фільтрах — Aged бере тільки 361/362 (Receivable), Ledger — усі рахунки | У Partner Ledger зніміть фільтр Account, щоб побачити повну картину з 361 + 681 + 371 |
| Контрагент каже «у нас сальдо інакше» — на скільки розходження не зрозуміло | Не звірили на спільну дату | Узгодьте спільну дату відсіку (зазвичай останнє число місяця); відправте Partner Ledger на цю дату; контрагент пришле свій — порівняйте рядок за рядком |
| Акт звірки сформувався без посилання на договір | На партнері кілька договорів, у формі акта поле Contracts порожнє | Створіть акт окремо для кожного договору або вкажіть «звірка за всіма договорами» з переліком |
| Аванс постачальнику показується як «наша дебіторка» в Aged Receivables | Передоплата обліковується на 371 «Розрахунки за виданими авансами», який також належить до Receivable types | Це коректно, просто пам’ятайте: 371 — це не «постачальник нам винен товар», це передплачено; в акті звірки розрізняйте дебіторку і передоплати |
| У контрагента сальдо «у нас немає такого ЄДРПОУ» | Партнер заведений у res.partner зі старим або помилковим ЄДРПОУ | Перевірте в ЄДР через офіційний реєстр; якщо змінили — оновіть на картці партнера; перевірку через Дія.Бізнес найкраще автоматизувати |
| Підпис контрагента — менеджер без головбуха і директора | Менеджер не уповноважений визнавати борг | Запросіть підпис уповноваженої особи з посадою; інакше в суді захист контрагента розіб’є такий акт |
| Звірка з в/ч повернулася неприйнятою з МО | Відсутні «в/ч А-XXXX в інтересах МО України», підпис командира з гербовою печаткою | Перевипустіть з правильним формулюванням; бюджетна бухгалтерія МО — формальна, але категорична |
| ЕДО не доставив документ контрагенту | Контрагент не підключений до того ж ЕДО-провайдера | Альтернатива — PDF на емейл з проханням підписати і відсканувати; зберігайте листування як доказ намірів звірки |
Дотичне
- Акт звірки взаєморозрахунків — форма, реквізити, юридична сила.
- Бухгалтерія в Odoo — Partner Ledger, Aged Receivables, реконсиляція.
- QWeb-звіти в Odoo — як змінити шаблон акта під ваш стиль.
- Дохід і витрати — чому для оцінки якості дебіторки Aged Receivables важливіший за P&L.