Акт звірки · База знань

Акт звірки — двосторонній документ, яким контрагенти підтверджують залишок взаємної заборгованості на конкретну дату. Зазвичай його складає бухгалтер з розрахунків чи менеджер відділу збуту: перед річною інвентаризацією, на закритті кварталу або коли сторони сперечаються про суму боргу. Підписаний обома сторонами, він не лише звіряє сальдо, а й визнає борг — і тим перериває 3-річну позовну давність за ЦКУ ст. 264. Без актів звірки за рік річна звітність формально неаудитована, а стягнути спірний борг у суді стає важче.

Призначення

Акт звірки виконує три функції:

Бухгалтерська: підтверджує сальдо на конкретну дату — основа для річної інвентаризації дебіторської і кредиторської.
Юридична: підпис контрагента на акті визнає борг і тим перериває 3-річну позовну давність за ЦКУ ст. 264. Від дня підпису строк починається заново.
Управлінська: показує розбіжності в обліку — неотримані ПН, незакриті аванси, помилкові проведення.

Без актів звірки за рік річна звітність формально неаудитована: аудитор робить застереження, а ДПС на перевірці вимагає докази дебіторської.

Коли генерується

Перед річною інвентаризацією (до 31 грудня)
На закритті кварталу — для великих контрагентів
На завершенні договору чи припиненні відносин
Коли сторони сперечаються про суму боргу
Коли в контрагента змінюється відповідальна особа
Періодично за регламентом — щомісяця для значущих партнерів

Не плутайте з взаємозаліком: то інший документ (угода про зарахування зустрічних вимог).

Хто складає і підписує

Зазвичай ініціює бухгалтер з розрахунків з контрагентами або менеджер відділу збуту / закупівель. Складає в двох примірниках.

Підписує:

З нашого боку: головбух і директор (або уповноважена особа)
З боку контрагента: ті ж особи

Підпис менеджера без головбуха борг формально не визнає. У суді контрагент захищається так: «менеджер не уповноважений визнавати борг».

Печатка — за наявності (з 2018 не обов’язкова, але звичай ділового обороту).

Обов’язкові реквізити

Назва документа і номер (або «без номера», часто)
Період звірки: від дати — до дати
Реквізити обох сторін: повна назва, ЄДРПОУ, ІПН ПДВ
Підстава: договір №___, додаткові угоди
Сальдо на початок періоду (наша / контрагента сторона, сума)
Хронологічний перелік операцій:
- Дата
- Документ (видаткова, платіжка, ПН) з номером
- Сума за дебетом
- Сума за кредитом
Сальдо на кінець періоду
Зауваження: «розбіжностей не виявлено» або перелік розбіжностей з описом
Підписи з обох сторін з посадою, ПІБ, печаткою

Типові проблеми

Підпис без розшифровки і повноважень. Підписав «Іваненко» олівцем, посаду не вказав. Через рік виявилась нестача, ми посилаємось на акт — а контрагент: «такої особи в нас не було, акт нікчемний». Рятує повна розшифровка з посадою.
Сальдо є — підстави немає. За контрагентом дебіторська 60 000 ₴, а підстави (договору) немає. Акт звірки складений, підписаний — але звідки взявся борг, незрозуміло. Стягнути в суді важко.
Сальдо в нас і в контрагента різні. У нас дебіторська 60 000 ₴, у нього кредиторська 45 000 ₴ — розбіжність 15 000 ₴. З’ясовуємо: у нас на 28.02 видаткова №304 на 15 000 ₴ вже проведена, а в нього М-4 ще немає (товар їде). Звичайна розбіжність обліку на межі періоду — фіксуємо в акті коментарем.
Акт без посилання на договір. «Звірка взаєморозрахунків з ТОВ «Метал-Південь»» — а за яким договором? Якщо договорів п’ять, звіряємо за всіма чи за одним? Ця невизначеність зв’язує руки в суді.
Аванс перерахували, видаткову не отримали — акт звірки показує «постачальник заборгував 50 000 ₴». Підписали обидві сторони. Через 2 роки постачальник банкрутує. Кредиторську вимогу до нього заявляємо за актом звірки. Але передоплата без видаткової — це не «дебіторська за товар», а «передоплата постачальнику», окремий статус. Облік має це розрізняти.
Контрагент не повертає підписаний акт. Надіслали, чекаємо місяць — мовчанка. Юридично акт без обох підписів нікчемний. Та можна оформити односторонню претензію з вимогою підписати: згодом у суді це доказ намірів.
Звірка з військовою частиною. Особливість: ВЧ не має ЄДРПОУ як юрособа і виступає від імені МО. В акті потрібне позначення «в/ч А-1234 в інтересах МО України» та підпис командира з гербовою печаткою. Без неї бухгалтерія МО акт не прийме.

Як це в Odoo

Стандартна Odoo має звіт «Partner Ledger» — детальна виписка операцій за період. На його основі — кастомний QWeb-шаблон «Акт звірки» з типовим текстом, місцем для підпису, реквізитами.

Кастомний об’єкт l10n_ua.partner_reconciliation з полями:

partner_id
date_from, date_to
contract_ids (один або кілька договорів)
balance_start_our, balance_end_our — наше бачення
balance_start_their, balance_end_their — їхнє бачення
discrepancy_note — текст розбіжностей
signed_by_us_id, signed_by_them — підписи
signed_date_us, signed_date_them

Опціонально — інтеграція з електронним документообігом (Вчасно / Document.Online / MEDoc) для обміну актами з підписом КЕП.

Звіт групує проведення за рахунками 361 / 631 / 681 / 685 за вибраним контрагентом і періодом.

Зв’язки

Договір
Усі первинні документи за період (видаткові, М-4, ПН, платіжки)
Рахунок 36, 37, 63, 68 — джерело сальдо
Інвентаризаційний акт дебіторської / кредиторської — використовує дані звірок
Претензія / позов — основа для стягнення з посиланням на акт
Стаття: Інвентаризація розрахунків
Стаття: Позовна давність і її переривання

Приклад

Акт звірки за період 01.01.2026 — 28.02.2026 між ТОВ «УкрПром-Тех» і ТОВ «Метал-Південь». Сальдо на початок — 24 000 ₴ (наша заборгованість). Наша оплата 24 000 ₴. Наше надходження 160 000 ₴ (М-4 №789). Наша оплата 100 000 ₴. Сальдо на кінець — 60 000 ₴ (наша заборгованість).

Де цей документ зустрічається1

Гайд
Звірка через AgedВід звіту Aged Receivables до підписаного акта звірки: як швидко знайти прострочену дебіторку по партнерові, п…