⚒ База знань · виробничий облік USD41,42 ПДВ20% МЗП8 000

Документ · Авансовий звіт

Затверджена ДПС (форма наказу ДПС №841 від 28.09.2015) для відряджень; для господарських — затверджена керівником

Авансовий звіт

Звіт підзвітної особи про використання отриманих готівкових чи безготівкових авансів на господарські та відрядні витрати. Підстава, щоб списати заборгованість за рахунком 372.

Форма
Затверджена ДПС (форма наказу ДПС №841 від 28.09.2015) для відряджень; для господарських — затверджена керівником
Нормативна база
Положення про ведення касових операцій (постанова НБУ №148); Інструкція про службові відрядження (наказ МФУ №59); ПКУ ст. 170.9 (ПДФО з невикористаних авансів)
Строк
Подача протягом 5 банківських днів після завершення відрядження або виконання доручення; повернення невикористаних коштів — у ці ж 5 днів
Редакція
2026-05-28

Авансовий звіт — це документ, яким підзвітна особа відчитується за видані їй готівкові чи безготівкові кошти: куди пішов аванс, з якими первинними документами і скільки лишилося повернути. Складає його сам підзвітник протягом 5 банківських днів після відрядження чи виконання господарського доручення, а далі звіт проходить кілька підписів — від керівника до головбуха. Поки звіту немає, виданий аванс висить заборгованістю на рахунку 372, бухгалтерія не може списати витрати, а неповернений залишок через ті ж 5 днів оподатковується ПДФО і ВЗ як дохід працівника.

Призначення

Авансовий звіт — це те, чим підзвітна особа відчитується за видані їй готівкові чи безготівкові кошти. Поки звіту немає:

  • виданий аванс висить на рахунку 372 як заборгованість підзвітника
  • через 5 банківських днів неповернений залишок оподатковується ПДФО і ВЗ як дохід працівника (ПКУ п. 170.9.1)
  • підзвітник не може отримати наступний аванс
  • бухгалтерія не може списати господарські витрати

Звіт фіксує: що куплено, де (контрагент), на яку суму і чи є первинні документи — чеки, накладні, акти.

Коли генерується

  • Після завершення службового відрядження (включно з днем повернення) — у 5 банківських днів
  • Після виконання господарського доручення з готівкою (закупівля, оплата дрібних послуг)
  • Після використання корпоративної картки на господарські витрати — за регламентом компанії, але не довше 5 банківських днів від останньої транзакції
  • Перед видачею наступного авансу (без звіту за попередній — нового авансу не видають)

Хто складає і підписує

Складає підзвітна особа. Підписи:

  • Підзвітна особа — «склав і несу відповідальність за достовірність»
  • Безпосередній керівник підзвітника — затверджує цільове використання
  • Бухгалтер з підзвіту — приймає і перевіряє первинні документи
  • Головбух — затверджує проведення в обліку
  • Керівник підприємства — затверджує звіт, якщо сума понад ліміт самостійного затвердження

Обов’язкові реквізити

Шапка:

  • Номер звіту і дата складання
  • ПІБ і посада підзвітної особи, підрозділ
  • Призначення авансу: відрядження за наказом №___ від ___ / господарські витрати за дорученням
  • Період, за який звітує

Сальдо:

  • Залишок попереднього авансу (якщо є): кому винен / хто винен
  • Отриманий аванс: дата, сума, документ (видатковий касовий ордер №___ або платіжне доручення №___)

Деталізація витрат:

  • Дата витрати
  • Контрагент (де куплено / кому сплачено)
  • Найменування витрати
  • Первинний документ (чек, фіскальний чек, видаткова, акт, квитанція)
  • Сума загальна
  • Сума ПДВ (якщо є податкова накладна або чек з ПДВ)
  • Стаття калькуляції / рахунок витрат для проведення

Підсумки:

  • Усього витрачено
  • Залишок до повернення (або перевитрата до доплати)
  • Дата і документ повернення / доплати

Підписи:

  • Підзвітник
  • Керівник
  • Бухгалтер
  • Затверджено керівником на суму ___

Типові проблеми

  • Прострочення 5-денного строку. Аванс отримано 14.02, звіт — 25.02. За ПКУ п. 170.9.1 — невикористаний аванс прирівнюється до доходу, оподатковується ПДФО 18% + ВЗ 5%. Захист — суворий контроль строків, нагадування за 2 дні до дедлайну.
  • Чек без фіскального номера / нечитабельний. «Я там був, ось чек». Чек з АЗС факсимільний, фіскальний номер змився. ДПС не приймає — витрати знімають. Захист — обов’язкова перевірка чека на прийманні, а якщо він нечитабельний — повторно взяти його у продавця або зробити скан.
  • Господарські витрати без зв’язку з діяльністю. «Купив каву на нараду». Без наказу про норми представницьких витрат — не пов’язано з господарською діяльністю, витрати знімають, ПДФО з підзвітника. Захист — наказ керівника про представницькі витрати з лімітами і регулярний рапорт.
  • Купівля товару без М-4. Підзвітник купив запчастини, привіз на склад, передав у виробництво — а М-4 не оформив. В обліку запчастин немає, тож і в калькуляції цеху вони не з’являються. Захист — закупівлі за готівку лише через склад і М-4.
  • Витрати в іноземній валюті без курсу. Відрядження за кордон, чеки у доларах. Звіт без перерахунку за курсом НБУ на дату витрати. Бухгалтер курс «накинув приблизно». Перевірка ДПС — невідповідність нормам відрядних, перерахунок з пенями.
  • Перевищення норм добових. За Інструкцією №59 для відряджень в Україні — 600 ₴ за добу (норма 2024), решта — як додаткове благо, оподатковується ПДФО і ВЗ. Підзвітник вказав «1000 ₴ — їжа», бухгалтер не помітив — донарахування з самого працівника.
  • Звіт без наказу на відрядження. Поїхав без наказу — формально не відрядження, а особиста поїздка. Витрати не приймаються, виплата вважається додатковим благом. Захист — наказ обов’язково до поїздки, з визначенням цілі, маршруту, строку, бронюванням.
  • Залишок не повернули — і вчасно не утримали з зарплати. Залишок 350 ₴ не повернений за 5 днів. Бухгалтерія мала утримати його із зарплати за наступний місяць — і забула. Через 3 місяці — нестача в касі / на рах. 372, ризики для головбуха.

Як це в Odoo

Модель hr.expense.sheet — авансовий звіт. Рядки — hr.expense (окрема витрата). Поля:

  • employee_id — підзвітник
  • accounting_date — дата звіту
  • total_amount — сума витрат
  • payment_mode — own_account / company_account (картка)

Для отриманого авансу окреме поле l10n_ua_advance_amount, l10n_ua_advance_date, l10n_ua_advance_doc (виданий касовий ордер). При підтвердженні звіту автоматично:

  • Дт 23/91/92/93 (стаття витрат) — Кт 372 (на суму прийнятих витрат)
  • Якщо аванс > витрат: Дт 301 — Кт 372 (повернення) на залишок
  • Якщо аванс < витрат: Дт 372 — Кт 301 (доплата)

Прикріплення скан-копій чеків — attachment_ids на hr.expense. Для відряджень додатковий об’єкт l10n_ua_expense.business_trip з наказом, маршрутом, добовими.

QWeb-шаблон «Авансовий звіт» — за формою наказу ДПС №841 (для відряджень) або кастомний для господарських.

Контроль строку 5 банківських днів — крон-нагадування / сповіщення.

Зв’язки

  • Наказ на відрядження
  • Видатковий касовий ордер (видача авансу) / платіжне доручення
  • Прихідний касовий ордер (повернення залишку)
  • Прихідна накладна М-4 (при закупівлі за готівку)
  • Чеки, фіскальні чеки, видаткові постачальників
  • Розрахункова відомість — для утримання неповернутого залишку
  • Декларація з ПДФО (форма 4ДФ) — для невикористаних авансів
  • Рахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами»
  • Стаття: Підзвітні особи: правила
  • Стаття: Відрядження і норми добових

Приклад

Авансовий звіт №34 від 18.02.2026. Підзвітна особа: водій Іваненко О. П. Аванс отриманий 14.02.2026 — 5 000 ₴ (виписка з рах. 301). Витрати: ПММ — 3 200 ₴ (3 чеки АЗС), запчастини — 1 450 ₴ (чек і М-4 №312). Залишок 350 ₴ — повернено в касу за ПКО №56 від 18.02.2026.

Де цей документ зустрічається3