Авансовий звіт через модуль Expenses: від видачі готівки до проводки

Водій узяв готівку на ПММ і запчастини, повернувся з відрядження — і тепер у вас на руках жменя чеків, решта в касу та рахунок 372, що чекає закриття. Тут ви пройдете весь шлях: від видачі авансу до проводки, прикріпите фіскальні чеки до конкретних рядків витрат у Expenses й оформите повернення залишку. Головне — устигнути в строк, інакше невикористаний залишок перетвориться на дохід працівника з ПДФО і військовим збором.

Результат

Закритий авансовий звіт водія Іваненка О. П.: аванс 5 000 ₴ — витрати 4 650 ₴ (ПММ і запчастини) — повернений залишок 350 ₴. Підзвіт по рахунку 372 закрито в обліку, ПДФО і військовий збір на залишок не нараховуються (бо повернено в 5-денний строк), фіскальні чеки прикріплені до конкретних рядків витрат.

Передумови

• Працівник заведений в Employees, має зв’язку з користувачем системи (user_id) — тоді він зможе сам подавати чеки через My Expenses. Якщо підзвітник без доступу — звіт заводить бухгалтер.
• Налаштовані Expense Products на типові категорії: «ПММ», «Запчастини», «Відрядження — добові», «Готель», «Канцтовари». Кожна категорія прив’язана до рахунку витрат (23, 91, 92, 93) і ставки ПДВ.
• На рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» немає старого «висячого» залишку. Якщо є — спочатку закрийте його, не плодьте паралельних авансів.
• Є наказ або розпорядження на видачу авансу: для відряджень — наказ за формою з маршрутом і строком, для господарських витрат — внутрішнє розпорядження керівника.
• Знаєте чинні ліміти: 5 банківських днів на подачу звіту (ПКУ п. 170.9), 600 ₴ на добу всередині країни (Інструкція №59).

Як це зробити

1. Видайте аванс. З цієї операції починається підзвіт і відлік строку на звіт. Меню Accounting → Vendors → Payments (для безготівкового) або касова операція в account.move (для готівкового): Дт 372 — Кт 311 на 5 000 ₴. У призначенні платежу — «Аванс на господарські витрати, наказ №___». Дата — день видачі, тут вона запускає 5-денний відлік.

2. Створіть Expense Report. Меню Expenses → Expense Reports → New. Заповніть:

   • Employee — Іваненко О. П.
   • Manager — безпосередній керівник, який затверджує цільове використання
   • Company — ТОВ «УкрПром-Тех»
   • Period — діапазон, у який потрапляють витрати

3. Додайте рядки на кожен чек. Для кожної витрати — окремий Expense Line:

   • Date — дата чека (а не дата подачі звіту)
   • Product — категорія («ПММ» для трьох чеків АЗС, «Запчастини» для одного чека М-4)
   • Description — місце і призначення («АЗС WOG, м. Одеса, повернення з відрядження»)
   • Total — сума за чеком разом з ПДВ
   • Taxes — Odoo автоматично виділить ПДВ за категорією, перевірте, що в чеку справді є рядок ПДВ і фіскальний номер

4. Прикріпіть скани чеків. Кнопка Attach a file на кожному рядку — Odoo тримає чек як ir.attachment, прив’язаний до конкретної витрати. Без сканів звіт можна підтвердити, проте під час податкової перевірки витрати знімуть.

5. Перевірте баланс. У шапці Expense Report:

   • Advance received: 5 000 ₴ (заповнюється з посиланням на касовий ордер)
   • Total Expenses: 4 650 ₴ (сума рядків)
   • Balance: 350 ₴ до повернення

   Якщо витрати перевищують аванс — баланс від’ємний, тоді доплата з каси на користь підзвітника.

6. Затвердіть звіт. Натисніть Submit to Manager — статус Submitted. Керівник натискає Approve. Далі бухгалтер натискає Post Journal Entries — Odoo створює account.move:

   Дт	Кт	Сума, ₴	Призначення
   203 / 23 / 91	372	3 200	ПММ за чеками АЗС, аналітика «транспорт»
   207	372	1 450	Запчастини на склад (через М-4)
   6442	372	775	Вхідний ПДВ за фіскальними чеками (якщо чек з ПДВ)

   Примітка: 6442 — субрахунок ПК ПДВ за «касовими» чеками, без ПН. У кожного підприємства маппінг може відрізнятись — узгодьте з обліковою політикою.

7. Оформіть повернення залишку. Готівка: Дт 301 — Кт 372 на 350 ₴ за прибутковим касовим ордером. На цю саму дату (не пізніше п’ятого банківського дня від видачі) — інакше залишок підпаде під ПКУ п. 170.9, як невикористаний аванс з оподаткуванням ПДФО і ВЗ.

8. Закрийте звіт. Кнопка Mark as Paid (для частини, що пішла у витрати) + контроль закриття 372 за підзвітником. У відомості 372 сальдо за Іваненком — 0.

Перевірка

• За підзвітником на 372 сальдо нульове.
• Усі чеки прикріплені до рядків і відкриваються (не «битий» PDF).
• Запчастини, які пройшли через М-4, лежать на складі 207 — і їх можна знайти за датою прийому.
• ПДВ зі звіту, якщо приймали, лежить у книзі покупок з ознакою «фіскальний чек» (без вхідної ПН).
• Звіт затверджений керівником і головбухом, з підписом і датою.
• Дата повернення залишку — не пізніше 5 робочих днів від видачі авансу. Якщо подача через банк — рахуйте за банківськими днями, не календарними.

Якщо щось пішло не так

• Прострочили 5 днів. Залишок з 6-го дня прирівнюється до доходу працівника (ПКУ п. 170.9.1). Утримайте з найближчої зарплати ПДФО 18 % і військовий збір 5 % з суми залишку — і відобразіть як дохід у формі 4ДФ за квартал.
• Чек з АЗС без фіскального номера. Касовий чек без фіскального номера або з нечитабельним номером — не первинний документ. Витрати приймати не можна, ПДВ — тим паче. Захист: водій робить фото чека одразу при отриманні, не «потім».
• Запчастини купили, але не оприбуткували на склад. Якщо запчастини відразу пішли в ремонт авто без М-4 — формально вони ніколи не були ТМЦ підприємства. Проводка має бути Дт 23 (або 91) — Кт 372, без 207. Або робите запізнілу прихідну накладну М-4 з тим самим днем, що чек, і списуєте з 207 в той же день.
• Сума витрат більша за аванс — забули доплатити. Перевитрата висить на 372 як заборгованість підприємства перед працівником. Оформте доплату за видатковим касовим ордером або платіжкою — інакше нагромаджуєте кредитове сальдо 372, що дратує і аудитора, і самого працівника.
• Звіт затверджений, а Odoo не створив проведення. Перевірте, чи на категорії товару (Expense Product) заповнено Expense Account — без рахунку Odoo не знає, куди вести Дт.
• Готель за кордоном без перерахунку курсу. Витрати в іноземній валюті перераховуйте за курсом НБУ на дату витрати (а не на дату звіту). У рядку Odoo поле Currency — встановіть валюту чека, поле Rate — курс НБУ на день. Інакше різниця піде як курсова, що неправильно для авансових витрат.

Дотичне

• Авансовий звіт — авансовий звіт як документ
• Прихідний М-4 — М-4 на запчастини, куплені за готівку
• Перша зарплата — як утримати ПДФО з неповерненого залишку
• Податки UA — ПДФО і військовий збір у налаштуваннях