У кожного рахунку є природна сторона — та, де його сальдо «нормально» лежить. Уяви водопровідну трубу: вода тече від крана до раковини. Назад вона піде хіба що під вакуумом, і це вже аварія. Рахунок такий самий: у нього є природний напрямок, у якому сальдо «нормальне». Протилежна сторона трапляється рідко, у виняткових ситуаціях.
Активний рахунок «живе як актив»: сальдо нормально лежить з дебетового боку. Пасивний — навпаки, з кредитового.
Активний рахунок
Активний рахунок зростає за дебетом, зменшується за кредитом. Сальдо завжди в дебеті, бо актив не може бути від’ємним — у тебе не може бути «−200 000 ₴ запасів».
Усі рахунки класів 1, 2, 3 (необоротні активи, запаси, кошти і розрахунки) — активні.
Розглянемо 311 «Поточні рахунки в банку». На початок місяця сальдо 100 000 ₴ у дебеті. Отримали оплату від клієнта 50 000 ₴: Дт 311 / Кт 361 — 50 000 ₴. На 311 стало 150 000 ₴. Заплатили постачальнику 30 000 ₴: Дт 631 / Кт 311 — 30 000 ₴. На 311 стало 120 000 ₴.
Зверни увагу: щоб збільшити активний рахунок, його ставимо в дебет. Щоб зменшити — в кредит. Це і є логіка активного.
Пасивний рахунок
Пасивний рахунок зростає за кредитом, зменшується за дебетом. Дзеркало активного. Сальдо завжди в кредиті.
Усі рахунки класів 4, 5, 6 (капітал, довгострокові і поточні зобов’язання) — пасивні.
Візьмемо 631 «Постачальники». На початок місяця сальдо 200 000 ₴ у кредиті — це ми винні постачальникам сумарно. Отримали матеріали на 80 000 ₴: Дт 201 / Кт 631 — 80 000 ₴. На 631 стало 280 000 ₴ (кредит). Борг виріс. Заплатили частину 100 000 ₴: Дт 631 / Кт 311 — 100 000 ₴. На 631 стало 180 000 ₴ (кредит). Борг зменшився.
Знов: щоб збільшити пасивний рахунок (борг), ставимо його в кредит. Щоб зменшити — в дебет.
Чому це «дзеркало»
Уяви подвійний запис як ваги. На одній чаші активи, на іншій пасиви. Ваги в рівновазі (рівняння балансу).
Додаємо до активів — додаємо до пасивів (інакше ваги перекинуться). Забираємо з активів — забираємо з пасивів. Тому коли «дебет одного» — то «кредит іншого». Це не випадковість, а необхідність балансу. Дебет на активному = +актив. Кредит на пасивному = +пасив. Симетрично.
Активно-пасивні: складніші
Деякі рахунки можуть мати сальдо і в дебеті, і в кредиті — залежно від ситуації. Це активно-пасивні.
Класичний приклад — 641 «Розрахунки за податками» (зокрема ПДВ).
Уяви: на початку місяця на 641 сальдо нуль. За місяць нараховано податкових зобов’язань (ПЗ) з ПДВ на 100 000 ₴ — це кредитовий запис на 641 (ти винен бюджету). Прийнято податкового кредиту (ПК) з ПДВ на 80 000 ₴ — це дебетовий запис на 641 (бюджет тобі має).
На кінець місяця 641 має сальдо 20 000 ₴ у кредиті — це ми платимо в бюджет. Кредитове сальдо означає «ми винні бюджету».
Інший місяць: ПЗ 70 000, ПК 90 000. На 641 сальдо 20 000 ₴ у дебеті — це бюджет нам має (наприклад, на експортних операціях, де ПК більший за ПЗ).
641 — це не гроші, це розрахунки. Він може ходити в обидві сторони. Тільки коли ми реально перерахуємо до бюджету — гроші підуть з 311 (банк, актив зменшується), а 641 зменшиться на ту саму суму з протилежного боку.
Інші активно-пасивні: 361 (якщо клієнт переплатив авансом, на 361 буде кредитове сальдо), 631 (якщо ми дали постачальнику аванс і забули перенести на 371, то 631 може стати дебетовим). На практиці бухгалтери тримають ці рахунки «чистими» через окремі субрахунки.
Регулюючі рахунки
Є особливий тип — регулюючі рахунки (контрактивні і контрапасивні). Вони працюють у парі з основним, але в протилежному напрямку.
Найвідоміший — 131 «Знос основних засобів». За натурою він пасивний, але «прив’язаний» до активного 10. Працює так. Купили обладнання за 500 000 ₴: Дт 10 / Кт 631 — 500 000 ₴. На 10 сальдо 500 000 ₴ (дебет). За місяць нарахували амортизацію 5 000 ₴: Дт 23 / Кт 131 — 5 000 ₴. На 131 сальдо 5 000 ₴ (кредит).
У балансі це показують так: «Основні засоби: первісна вартість 500 000 − знос 5 000 = залишкова вартість 495 000». 131 ніби «зменшує» 10, хоча технічно це окремий рахунок.
Інші регулюючі рахунки в ПДВ-обліку:
- 644 «Податковий кредит» — регулює 641 при відсутності зареєстрованої ПН (поки очікуємо реєстрації)
- 643 «ПЗ за авансами» — регулює 641 при отриманих авансах
Бачиш 644 — це очікуваний податковий кредит, тимчасовий рахунок, поки постачальник не зареєстрував ПН в ЄРПН. Щойно ПН зареєстрована — «перекидаємо» з 644 на 641: Дт 641 / Кт 644.
Як використовувати на практиці
Знаючи натуру рахунку, можна за секунду перевірити, чи проводка осмислена.
Питання: «Купили сировину на 100k за готівку — Дт 631 / Кт 30 — 100 000 ₴. Правильно?»
Розбираємо. 631 — пасивний (постачальники). Дебет на пасивному = зменшення боргу. Але такого боргу немає — ми ж заплатили готівкою. 30 — активний (каса). Кредит на активному = зменшення грошей. Це правильно, гроші пішли. А от запису про надходження сировини немає. 201 (запаси, активний) має зрости — отже, має стояти в дебеті.
Правильна проводка: Дт 201 / Кт 30 — 100 000 ₴. Зріс склад, зменшилась каса. Все симетрично.
Помилкова проводка з прикладу зменшила б борг перед постачальником, якого немає, і не оприбуткувала би сировину. Склад «не побачив би» нових матеріалів.
Перевірку «чи правильна сторона?» спершу робиш свідомо. За місяць практики вона стає рефлексом.
Підсумок
Кожен рахунок має тип, який визначає, з якого боку він зростає:
- Активний (класи 1-3): росте за дебетом, зменшується за кредитом. Сальдо в Дт.
- Пасивний (класи 4-6): росте за кредитом, зменшується за дебетом. Сальдо в Кт.
- Активно-пасивний: може мати сальдо в обидва боки залежно від ситуації.
- Регулюючий: «прив’язаний» до іншого рахунку, працює в протилежному напрямку.
Класи 7 (доходи) — пасивні за логікою (збільшують капітал у плюс), а 8-9 (витрати) — активні (зменшують капітал у мінус). Але наприкінці звітного періоду вони закриваються на 79 «Фінансові результати», тож у балансі не з’являються — про це окрема стаття про закриття місяця.