Контроль і перевірки — хто, як і навіщо дивиться тобі в документи

Облік існує не у вакуумі. Є зовнішні й внутрішні органи, які мають право подивитись у твої документи, — і кожен з них шукає щось своє.

Для звичайного ТОВ це два-три органи. Для defense-tech — п’ять-шість, разом зі специфічними експортними та антикорупційними перевірками. Зрозуміти цей ландшафт — це не про «не отримати штраф», а про архітектуру комплаєнсу: як побудувати облік, щоб усі перевірки проходили без болю.

ДПС — головний контролер

Державна податкова служба України — основний орган, що перевіряє правильність обчислення і сплати податків. Має три типи перевірок.

1. Камеральна перевірка (ст. 75-76 ПКУ)

• Як часто: автоматично, за кожною декларацією, без твоєї участі
• Що перевіряє: внутрішню логіку декларації — чи сходяться суми, чи правильно нараховано штрафи, чи відповідає звітності за минулі періоди
• Де: у кабінеті податківця, без виїзду
• Як дізнаєшся: якщо все ОК — ніяк; якщо проблеми — отримаєш лист з вимогою пояснень або зміненим податковим зобов’язанням

Камеральна — це базовий рівень. Усі твої декларації проходять її. Завдання — здавати без помилок, щоб не отримувати запитів.

2. Документальна перевірка (ст. 77-79 ПКУ)

• Як часто: за рішенням податкової, планова (раз на 3 роки) або позапланова (за підозрою)
• Що перевіряє: правильність обчислення податків за конкретний період (зазвичай 3 роки), з вивченням первинних документів
• Де: у тебе на підприємстві (з виїздом) або документи приносиш у ДПС
• Тривалість: до 30 робочих днів (з продовженням до 60)

Це вже серйозний рівень. Перевіряють реальність господарських операцій, законність ПК, обґрунтованість витрат. Можуть допитувати співробітників, оглядати склад.

Підстави для позапланової документальної:

• Скарга контрагента або співробітника
• Систематичне несвоєчасне подання звітності
• Зустрічні перевірки за результатами перевірки контрагента
• «Сумнівні» операції за критеріями автоматичного моніторингу (СМКОР, ризикові ПДВ)

3. Фактична перевірка (ст. 80 ПКУ)

• Як часто: без попередження, з виїздом інспектора на місце
• Що перевіряє: фактичний стан господарської діяльності — наявність товарів на складі, посвідчень осіб, кас, які мають бути зареєстровані
• Тривалість: до 10 діб

Фактична — це сюрприз. Інспектор може просто приїхати й запитати касира: «де ваша книга обліку розрахункових операцій?». Без попередження.

Твої права під час перевірки

Платник податків має:

• Право вимагати посвідчення і направлення інспекторів перед початком перевірки
• Право не пускати без оформлення документів (фактична перевірка вимагає протоколу про допущення/недопущення)
• Право не надавати документи, які не стосуються предмета перевірки
• Право заперечувати виявлені порушення з обґрунтуванням
• Право оскаржити результати перевірки в адміністративному і судовому порядку

Ці права й обов’язки чітко прописані в ст. 81 ПКУ — прочитай її. Поза цими рамками ти маєш право відмовити.

Зовнішній аудит

Аудит — це незалежна перевірка фінансової звітності кваліфікованим аудитором, щоб висловити думку про її достовірність.

Обов’язковий аудит (Закон «Про аудит фінансової звітності та аудиторську діяльність», 2018):

• ПАТ (публічні акціонерні товариства)
• Банки, страхові компанії, недержавні пенсійні фонди
• Підприємства, що становлять суспільний інтерес (за критеріями розміру)
• Підприємства, що залучають кошти інвесторів через публічну емісію

Добровільний аудит: за рішенням власників, для:

• Подачі звітності інвесторам
• Кредитування великих сум у банку (банк часто вимагає аудит)
• Купівлі/продажу компанії (due diligence)
• Внутрішнього контролю якості обліку

Для виробничого defense-tech ТОВ обов’язкового аудиту немає, проте кредитори (банки, інвестори, фонди) часто вимагають. Особливо якщо ти залучаєш інвестора.

Що дивиться аудитор:

• Чи відповідає звітність обліковій політиці
• Чи правильно ведеться облік запасів, основних засобів, дебіторки/кредиторки
• Чи проведена інвентаризація на дату балансу
• Чи розкрита суттєва інформація у примітках
• Чи немає шахрайства або помилок, які суттєво впливають на звіт

Результат — аудиторський звіт з висновком: безумовно-позитивний (все добре), умовно-позитивний (з застереженнями), негативний (звіт недостовірний) або відмова від висловлення думки (не можемо перевірити).

Внутрішній контроль

Внутрішня контрольна процедура (ВКП) — це система контролю якості обліку всередині компанії, незалежно від ДПС і аудиторів. Базові елементи:

• Дублювання підписів — жоден важливий документ не підписує одна людина
• Розподіл обов’язків — той, хто оформлює, не дозволяє оплату
• Регулярні звірки — банк виписки vs облік, склад vs облік, ПН vs ЄРПН
• Внутрішній аудит — для великих компаній, окремий відділ контролю

Виробничо-технічний контроль (ВТК) — для виробничих підприємств, контроль якості продукції:

• Вхідний контроль матеріалів
• Контроль на проміжних етапах виробництва
• Кінцевий контроль перед відвантаженням
• Реєстрація браку

ВТК і ВКП у defense — обов’язкові за вимогами замовника (ЗСУ, ДО Україна). Без них контракт не пройде комплаєнс.

Держаудитслужба

Державна аудиторська служба України (ДАСУ) — окремий орган, що перевіряє використання державних коштів. Тобто для defense-tech це орган, з яким доведеться рахуватись напряму, бо оборонні контракти — це держгроші.

ДАСУ перевіряє:

• Бюджетні установи (їхні фінансові операції)
• Підприємства, що отримують бюджетні кошти — у тому числі за оборонними контрактами
• Цільове використання коштів
• Дотримання процедур закупівель (наприклад, Прозорро.МО)

Перевірка ДАСУ — це окремий тип, не аудит у сенсі бухгалтерського аудиту. Вона перевіряє цільове використання: чи були витрачені бюджетні гроші саме на те, що передбачено договором?

Уяви контракт на виробництво 1000 дронів за 13 000 ₴/шт = 13 млн ₴. ДАСУ може перевірити:

• Чи насправді виготовлено 1000 дронів (інвентаризація)
• Чи технічні характеристики відповідають договору (експертиза)
• Чи матеріали закуплені відповідно до проєктної документації
• Чи зарплата робітникам нарахована правильно і не дублюється з іншими контрактами

Це глибша перевірка, ніж податкова. І штрафи теж жорсткіші — повернення державі суми, використаної не за цільовим.

ДСЕКУ — експортний контроль

Державна служба експортного контролю України (ДСЕКУ) — для компаній, які експортують військово-технічну продукцію або товари подвійного використання.

Для defense-tech, що експортує:

• Потрібен дозвіл ДСЕКУ на кожну партію
• Перевіряється кінцевий користувач (end-user certificate)
• Ведення реєстру експортних операцій зі спецтоварами

Перевірки ДСЕКУ: чи дотримано умов дозволу, чи не було реекспорту в санкційні країни, чи правильно класифіковано товар.

Без дозволу ДСЕКУ експорт військово-технічної продукції — це кримінальна відповідальність. Не штраф, а справа за статтею 333 КК України.

Антикорупційні перевірки

Для компаній, які працюють з державою (а defense-tech — це майже за визначенням):

• НАЗК (Національне агентство з питань запобігання корупції) — перевіряє декларації посадовців
• БЕБ (Бюро економічної безпеки) — перевіряє економічні злочини, ухилення від податків у великих сумах
• СБУ — у контексті державної таємниці, оборонної інформації

Антикорупційні перевірки фокусуються на:

• Зв’язках компанії з державними посадовцями (бенефіціари, родичі)
• Ціновій політиці на держконтрактах (чи не завищена)
• Прозорості тендерних процедур
• Дотриманні законодавства про публічні закупівлі

Для defense окремий compliance officer у штаті стає потрібен, коли обороти на держконтрактах переходять за 50 млн ₴.

Як готуватися — універсальний чек-лист

Хоч би який орган прийшов, чотири речі мають бути в порядку завжди:

1. Облікова політика — актуальна, затверджена, доступна.

Бо без неї будь-який контролер може застосувати найгірший варіант. З нею у тебе є аргумент.

2. Первинні документи — повні, підписані, в архіві.

Накладні, акти, рахунки, договори. Все за останні 3 роки (мінімальний термін для податкової) має бути в архіві в систематизованому вигляді.

3. ПН/РК зведені з ЄРПН.

Усі вхідні й вихідні ПН за 3 роки мають бути зареєстровані. Має бути виписка з ЄРПН, яка збігається з декларацією.

4. Інвентаризація — проведена, документально оформлена.

Принаймні раз на рік (на 31.12) — повна інвентаризація всіх активів. Розбіжності оформлені актами.

Якщо ці чотири речі в порядку — більшість перевірок проходять без донарахувань.

Найчастіші зачіпки на перевірках

Те, що інспектори знаходять найчастіше — і за що донараховують.

1. Неоформлені списання матеріалів — особливо у виробництві. Списали на 23 рахунок, а актів списання немає. Податківець донарахує: «це не виробничі витрати, це ваше особисте споживання».

2. Відсутність первинки на витрати — заявлені витрати, а накладної немає. Витрату виключають → податок на прибуток донараховується.

3. Заниження ПЗ з ПДВ — забули нарахувати ПЗ за першою подією на аванс або на безоплатне постачання. Донарахування ПДВ плюс штраф 25-50%.

4. ПК без зареєстрованої ПН — взяли ПК, постачальник не зареєстрував ПН в ЄРПН. ПК скасовується.

5. Понаднормативний брак без компенсуючих ПЗ — у виробництві списано матеріали як брак понад затверджену норму, але ПЗ за 198.5 не нараховано. Донарахування ПДВ на ці матеріали.

6. Невідповідність зарплати ринковій — якщо платиш менше середньої в галузі, податкова може запідозрити «чорну зарплату» і донарахувати ЄСВ/ПДФО.

7. Аномальні операції з пов’язаними особами — продажі бенефіціарам за нижчою ціною, ніж ринкова. Трансфертне ціноутворення.

Що з цього важливо для розробника Odoo

Коли впроваджуєш Odoo для defense-компанії, система має бути «перевірко-готова» з першого дня. Технічні моменти:

• Аудит-лог — Odoo Studio має модуль audit_log, який фіксує всі зміни в записах. Обов’язково вмикати.
• Документообіг — кожен документ (інвойс, накладна, акт) має зберігатися в системі з підписами й додатками.
• Звірка з ЄРПН — кастомізація l10n_ua має передбачати щоденну синхронізацію ПН з ЄРПН.
• Lock period — обов’язково налаштований, щоб після подачі декларації період був заблокований.
• Серійні номери і партії — для defense обов’язкові, для traceability на запит ДАСУ/ЗСУ.
• Аналітика за контрактами — кожна витрата і дохід прив’язані до конкретного контракту через analytic account.

Без цих налаштувань Odoo — це гарна оперативна система, але не комплаєнс-готова. А для defense комплаєнс — це не «приємно мати», а умова контракту.

Підсумок

П’ять-шість органів, які можуть прийти подивитись у твої документи: ДПС (3 типи перевірок), аудит (зовнішній), ДАСУ (для держконтрактів), ДСЕКУ (для експорту), антикорупційні (для держконтрактів). Кожен шукає своє, у кожного свої правила.

Тому завдання — не «готуватися перед кожною перевіркою», а жити так, щоб бути готовим завжди. Облікова політика, первинка, ЄРПН, інвентаризація — це не паперова формальність, а гігієна обліку.