Уяви бухгалтерію як кухню великого ресторану. Картоплі — десятки кілограмів, м’яса кілька видів, олії три типи, соусів двадцять. Якщо все скласти в одну купу — нічого не знайдеш. Тож є полиці: тут картопля, тут м’ясо, тут соуси.
Рахунок у бухгалтерії — це та сама полиця. На неї накопичується інформація про одну сутність: «гроші в касі», «розрахунки з постачальником ТОВ Х», «зарплата робітників», «ПДВ». Кожен рахунок — окрема історія, яку можна прочитати від початку року до сьогодні.
Залишалося домовитись: які рахунки відкривати? Який код у «грошей в касі»? У «зарплати»? Якби кожна компанія вигадувала свої номери, звіряти декларації було б неможливо.
Тож у кожній країні є План рахунків, затверджений державою. В Україні — Наказ Міністерства фінансів №291 від 30.11.1999. Це стандарт, який зобов’язані використовувати всі підприємства на загальній системі оподаткування.
Структура: 9 класів за економічним змістом
Український план рахунків поділений на 9 класів. Логіка проста: перша цифра коду каже, до якого класу належить рахунок. Розуміючи класи, ти читаєш номер рахунку як адресу: спочатку клас, потім деталізація.
| Клас | Назва | Тип |
|---|---|---|
| 1 | Необоротні активи | Актив |
| 2 | Запаси | Актив |
| 3 | Кошти, розрахунки та інші активи | Актив |
| 4 | Власний капітал | Пасив |
| 5 | Довгострокові зобов’язання | Пасив |
| 6 | Поточні зобов’язання | Пасив |
| 7 | Доходи і результати діяльності | Дохід |
| 8 | Витрати за елементами | Витрата |
| 9 | Витрати діяльності | Витрата |
Бачиш рахунок, що починається з 2 — це запас (склад). З 6 — поточне зобов’язання (борг з терміном до року). З 7 — дохід. Швидка ментальна навігація, без таблиці на стіні.
Клас 1: Необоротні активи
Усе, що служить довше року. Не оборотний капітал.
- 10 — Основні засоби (будівлі, обладнання, транспорт)
- 11 — Інші необоротні матеріальні активи
- 12 — Нематеріальні активи (ліцензії на ПЗ, патенти)
- 13 — Знос (контрактивний — від’ємний коректив до 10, 11, 12)
- 14-15 — Довгострокові фінансові інвестиції, незавершене будівництво
Купив токарний верстат за 200 000 ₴ — він сидить на 10 рахунку. Отримав ліцензію Microsoft на рік за 50k — на 12.
Клас 2: Запаси
Усе, що проходить через склад. Те, що оборотне.
- 20 — Виробничі запаси (сировина, матеріали, паливо, тара)
- 21 — Тварини на вирощуванні (для агро)
- 22 — Малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП)
- 23 — Виробництво (НЗВ — незавершене виробництво)
- 24 — Брак у виробництві
- 25 — Напівфабрикати
- 26 — Готова продукція
- 27 — Продукція сільського господарства
- 28 — Товари (для торгівлі, не для виробництва)
Розрізнення 20 і 28 важливе: 20 — це сировина, з якої ти робиш щось своє, 28 — це товари, які купуєш і перепродаєш як є.
23 — класичний «вогник» виробничого обліку. Тут «варяться» матеріали і праця, поки не з’явиться готова продукція. Якщо НЗВ на 23 росте з місяця в місяць — або щось не закривається, або собівартість завищена.
Клас 3: Кошти і розрахунки
Усе про гроші і дебіторку.
- 30 — Готівка (каса)
- 31 — Рахунки в банках (поточні, валютні)
- 33 — Інші кошти (грошові документи)
- 34 — Короткострокові векселі
- 35 — Поточні фінансові інвестиції
- 36 — Розрахунки з покупцями і замовниками (вони нам винні)
- 37 — Розрахунки з різними дебіторами (видані аванси на 371, підзвітні особи на 372)
- 38 — Резерв сумнівних боргів
- 39 — Витрати майбутніх періодів
Найчастіше працюєш з 30, 31, 36, 37. Бачиш проводку з 36 — це про клієнта. З 37 — про дебітора, який не є клієнтом (постачальник, якому ми дали аванс).
Клас 4: Власний капітал
Це капітал компанії — те, що належить власникам.
- 40 — Статутний капітал
- 42 — Додатковий капітал
- 43 — Резервний капітал
- 44 — Нерозподілений прибуток (непокриті збитки)
- 45-46 — Вилучений і неоплачений капітал
Найбільше працює 44. Прибуток чи збиток кожного року врешті йде сюди — це накопичений підсумок усього, що компанія заробила і втратила за роки.
Клас 5: Довгострокові зобов’язання
Борги, які треба віддати більше ніж через рік.
- 50 — Довгострокові позики
- 51 — Довгострокові векселі
- 52 — Довгострокові облігації
- 55-69 — Інші довгострокові
Для більшості малих і середніх ТОВ це 50 (кредити банку).
Клас 6: Поточні зобов’язання
Найжвавіший клас. Тут уся щоденна жива заборгованість.
- 60 — Короткострокові позики
- 63 — Розрахунки з постачальниками і підрядниками (ми їм винні)
- 64 — Розрахунки за податками (зокрема: 641 — ПДВ, 642 — інші податки, 643 — ПЗ за авансами, 644 — ПК очікуваний)
- 65 — Розрахунки за страхуванням (ЄСВ)
- 66 — Розрахунки з оплати праці
- 68 — Розрахунки з різними кредиторами (отримані аванси на 681)
- 69 — Доходи майбутніх періодів
Саме сюди бухгалтер заглядає щодня: хто кому винен, скільки, коли платити.
Клас 7: Доходи
- 70 — Доходи від реалізації (701 — продукція, 702 — товари, 703 — послуги)
- 71 — Інший операційний дохід
- 72 — Дохід від участі в капіталі
- 73 — Інші фінансові доходи (відсотки, курсові)
- 74 — Інші доходи
- 75 — Надзвичайні доходи (рідко)
- 79 — Фінансові результати (тут «зустрічаються» дохід і витрата для розрахунку прибутку)
Клас 8: Витрати за елементами
Використовується паралельно з класом 9. Класифікує витрати за природою: матеріали, зарплата, амортизація, інше.
- 80 — Матеріальні витрати
- 81 — Витрати на оплату праці
- 82 — Відрахування на соціальні заходи
- 83 — Амортизація
- 84 — Інші операційні витрати
Малі підприємства можуть вести облік тільки на 8 класі (без 9-го). Утім, більшість веде обидва паралельно.
Клас 9: Витрати діяльності
Класифікує витрати за призначенням: що це за витрата за функцією.
- 90 — Собівартість реалізованої продукції
- 91 — Загальновиробничі витрати (ЗВВ)
- 92 — Адміністративні витрати
- 93 — Витрати на збут
- 94 — Інші операційні витрати
- 95-99 — Фінансові, інші, податок на прибуток
Така класифікація потрібна, щоб у звітності побачити: скільки коштує виробляти, скільки коштує управляти, скільки коштує продавати.
Як читати проводку
Тепер у тебе є інструменти прочитати проводку. Наприклад:
Д 201 К 631 10 000 ₴Розшифровуємо:
- Д 201 — зріс рахунок 201 (виробничі запаси: матеріали)
- К 631 — зріс рахунок 631 (постачальники)
- Сума — 10 000 ₴
Перекладаємо на людську: «Надійшли матеріали від постачальника на 10 000 ₴ на умовах післяплати. Склад збільшився, борг перед постачальником збільшився». Зрозуміло. Економічна подія — у двох рядках.
Інший приклад:
Д 661 К 311 50 000 ₴- Д 661 — зменшилась заборгованість з зарплати (зобов’язання зменшилось)
- К 311 — зменшились гроші в банку
- Сума — 50 000 ₴
«Виплатили зарплату 50 000 ₴ з банку».
Субрахунки і аналітика
Кожен код вище — це синтетичний рахунок (двозначний). На практиці бухгалтерія працює з субрахунками (трицифровими: 201, 631, 661) і ще глибшою аналітикою.
Скажімо, 631 «Постачальники» — це сумарний рахунок. Реальна робота йде з аналітикою: «631 / ТОВ Постачальник А», «631 / ТОВ Постачальник Б», «631 / ФОП Іванов». Кожен контрагент — окрема субсума всередині 631.
В Odoo це реалізовано через partner-аналітику на account.move.line. Кожен рядок має partner_id, і Odoo автоматично будує aged receivables/payables за партнерами.
Якщо ти розробник Odoo: коли мігруєш з BAS, найважче — мапінг плану рахунків. Стандартний Odoo має англомовний COA (Chart of Accounts), його треба замінити на український через l10n_ua. Без цього звітність не відповідатиме П(С)БО.
Лайфхак для не-бухгалтера
Запам’ятай перші цифри:
- 1-2-3 — активи (зростають за дебетом)
- 4-5-6 — пасиви (зростають за кредитом)
- 7 — доходи
- 8-9 — витрати
Зустрів незнайому проводку — починай з типу: який клас? Активний чи пасивний? Що збільшується, що зменшується? Через тиждень практики проводки читатимуться як речення.