1ДФ · База знань

Суть

«Форма 1ДФ» — це звична назва, але офіційно з 2021 року її уже немає. Замість неї — додаток 4ДФ до Об’єднаної звітності з ЄСВ та ПДФО, який ви подаєте щоквартально. Назва стара, бо так звикли — тож коли бухгалтер каже «здав 1ДФ», він має на увазі 4ДФ. Ми теж будемо казати так, як кажуть на роботі.

По суті 4ДФ — це ваш квартальний звіт як податкового агента: скільки доходу ви виплатили фізособам і скільки податку з них утримали. Регулюється ⚖Сила законуПКУ 51 та ПКУ 176.2, форма затверджена Наказ МФУ №4 від 04.01.2024.

Для ДПС це сітка для одразу кількох перевірок. Зарплати «в конвертах» — вашу середню на підприємстві зіставляють з ринковою за КВЕД: якщо в металообробці середня 45 000 ₴, а у вас усі по 8 000 ₴, питання прийде. Пов’язані особи — класичний прийом, коли директор платить сам собі через ФОП на спрощеній, з 4ДФ видно за десять хвилин. І звірка з деклараціями фізосіб про майновий стан: показав чоловік купівлю квартири за 5 млн ₴, а в 4ДФ його дохід — 200 тис. ₴ на рік, отже прийдуть із питаннями.

За прострочення подачі — штраф 1 020 ₴ за кожну форму (ПКУ 119). Сума невелика, але до неї додається блокування доступу до електронного кабінету і зайва увага. Краще не пропускати.

Хто такий податковий агент

Багатьом це не очевидно: податковий агент — це не той, хто платить податок зі своїх грошей. Це той, хто виплачує дохід фізособі і за неї утримує з цього доходу ПДФО та військовий збір, а потім перераховує їх до бюджету. Тобто фактично податок платить фізособа — а ви її руки, які цей податок до бюджету доносять. Коло податкових агентів визначає стаття 18.1 ПКУ.

Ваше підприємство виступає податковим агентом у п’яти типових випадках:

Власні працівники — зарплата, премії, лікарняні, відпускні. Найбільший блок 4ДФ для більшості підприємств.
Фізособи за цивільно-правовими договорами — підряд, послуги, разові роботи.
ФОП-загальники при оплаті їхніх послуг. Тут з 2022 року обмежено: переважно тільки звітуєте, а ПДФО ФОП сплачує сам.
Орендодавці-фізособи — коли ви орендуєте офіс, склад чи авто у звичайної людини, не ФОП.
Засновники-фізособи при виплаті дивідендів. Плюс окремі випадки — допомоги, стипендії, призи.

Найчастіше тут плутають платника і агента. Платите ФОП-спрощенцю за послуги — ПДФО з нього ви не утримуєте, бо він сам платить єдиний податок, це його зобов’язання. Але в 4ДФ показуєте його все одно, під кодом ознаки «157»: ДПС за цим кодом зводить вашу виплату з його декларацією. Коротко — гроші платите, ПДФО не утримуєте, звіт подаєте.

Структура форми (4ДФ)

Форма складається з двох розділів — і це поділ за принципом «один податок — один розділ».

Розділ I — про ПДФО. Сюди йде більшість виплат: зарплата, премії, оплата послуг, оренда, оподатковувані дивіденди. Для кожної особи окремий рядок.

Розділ II — про військовий збір. Та сама таблиця, ті самі особи, але ставка — 1,5% від доходу. І тут немає пільг: на відміну від ПДФО, де є податкова соціальна пільга для невеликих зарплат, ВЗ платять усі.

Ключові реквізити щодо кожної особи

По кожному рядку Розділу I ви заповнюєте шість граф:

РНОКПП фізособи (10 цифр) або серія + номер паспорта для тих, хто з релігійних причин відмовився від коду.
Сума нарахованого доходу — графа 3а.
Сума виплаченого доходу — графа 3.
Сума утриманого ПДФО — нарахованого (4а) і фактично сплаченого до бюджету (4).
Ознака доходу — код за довідником, графа 5. Це найвразливіше місце, плутають часто.
Дата прийняття/звільнення — графи 6, 7. Тільки для штатних працівників.

Основні коди ознак доходу

Код	Що означає	Ставка ПДФО
101	Заробітна плата	18%
102	Допомога з тимчасової непрацездатності (лікарняні від ФСС)	18%
103	Винагороди за цивільно-правовими договорами	18%
106	Орендна плата за нерухомість	18%
109	Дивіденди, що оподатковуються	5% або 9%
110	Дивіденди, що не оподатковуються	—
121	Стипендія (понад межу)	18%
127	Інші доходи (подарунки, призи понад межу)	18%
128	Соціальні виплати від бюджету	звільнено
157	Дохід ФОП-загальника або спрощенця	— (не утримуємо)
169	Виплати мобілізованим, заброньованим (окремий випадок)	звільнено

Повний довідник кодів — у додатку до Наказу МФУ. Якщо тип виплати нетиповий, краще лізти у довідник, ніж вгадувати.

Як зробити

Крок 1 — Збір даних за квартал

За квартал у вас є три основні джерела даних, і кожне веде в окремий куточок 4ДФ:

Розрахунково-платіжна відомість (рах. 661) — зарплата, премії, відпускні, лікарняні. Це 80–90% обсягу 4ДФ для виробничого підприємства.
Договори ЦПД з фізособами — виплати через 685 з утриманням ПДФО на 641. Зазвичай разові роботи: проект, дизайн, переклад.
Договори оренди, дивіденди, інші виплати — окремо у журналах. Цей блок легко забути, бо він не йде через зарплатний модуль.

Крок 2 — Утримання ПДФО і ВЗ при кожній виплаті

Логіка проста: спочатку нараховуєте дохід, потім зменшуєте його на податки, потім виплачуєте чисту суму. На зарплаті 50 000 ₴ це виглядає так:

Нарахування зарплати: Дт 23/91/92 / Кт 661 — 50 000 ₴ · нарахована зарплата
Утримання ПДФО 18%: Дт 661 / Кт 641 — 9 000 ₴ · ПДФО 18%
Утримання ВЗ 1,5%: Дт 661 / Кт 642 — 750 ₴ · військовий збір
Виплата на картку: Дт 661 / Кт 311 — 40 250 ₴ · до видачі

Тобто з нарахованих 50 000 працівник отримує 40 250 ₴, а 9 750 ₴ ви як агент перераховуєте до бюджету за нього.

Дві дрібниці, на яких часто спотикаються. Перша — план рахунків: ВЗ ведіть на 642 «Розрахунки за обов’язковими платежами», окремий субрахунок 642.ВЗ, а ПДФО — на 641, субрахунок 641.ПДФО. Якщо звалити все на 641 без поділу, у грудні намучитеся звіряти. Друга — строк сплати: ПДФО і ВЗ перераховуєте в день виплати доходу. Виплатили у п’ятницю — у п’ятницю ж і платіжки на бюджет, щонайпізніше наступного банківського дня. День прострочення — штраф.

Крок 3 — Формування 4ДФ за квартал

Звіт йде не сам по собі, а у складі Об’єднаної звітності разом із ЄСВ-частиною. Та сама форма за тим самим Наказом МФУ №4, і відкривати її ви будете цілком, не лише 4ДФ:

Заголовна частина — реквізити агента.
Додаток 1 — ЄСВ нарахування на ФОП роботодавця.
Додаток 4ДФ — ваша частина про ПДФО і ВЗ.

Подається протягом 40 к.д. після кварталу. На практиці це означає такі дедлайни:

I квартал — до 10 травня.
II квартал — до 9 серпня.
III квартал — до 9 листопада.
IV квартал — до 9 лютого наступного року.

Крок 4 — Подача

Електронно, через Електронний кабінет платника податків ДПС, з КЕП директора і головбуха. Файл — XML за схемою J/F0500108. Більшість бухгалтерів подають через M.E.Doc або FREDO — там перевірка схеми вбудована, і ви побачите помилки до того, як ДПС поверне відмову прийняття.

§ Приклад: квартальний 4ДФ виробничого підприємства

ТОВ «Машбуд» за II квартал 2026:

Особа (РНОКПП)	Код 5	Нараховано 3а	Виплачено 3	ПДФО 4а	ПДФО 4
Іваненко І.І. 1234567890	101	150 000	150 000	27 000	27 000
Петренко П.П. 2345678901	101	180 000	180 000	32 400	32 400
Сидоренко С.С. 3456789012	102	12 000	12 000	2 160	2 160
Орендодавець О.О. 4567890123	106	60 000	60 000	10 800	10 800
Підрядник П.П. 5678901234	103	30 000	30 000	5 400	5 400
ФОП Коваленко К.К. 6789012345	157	240 000	240 000	—	—
Засновник Д.Д. 7890123456	109	100 000	100 000	5 000	5 000

Розділ II (Військовий збір 1,5% з усіх, крім 157 та 110):

Іваненко: 2 250 ₴
Петренко: 2 700 ₴
Сидоренко: 180 ₴
Орендодавець: 900 ₴
Підрядник: 450 ₴
Засновник (дивіденди): 1 500 ₴

Сумарно за квартал:

ПДФО до бюджету: 82 760 ₴
ВЗ до бюджету: 7 980 ₴

Звіряємо з фактичними сплатами на бюджетний рахунок ДПС — копійка в копійку.

Як це в Odoo

В Odoo формування 1ДФ — це ланцюжок від картки працівника до готового XML. Працює воно так:

Hr Employee (hr.employee) — РНОКПП у полі l10n_ua_taxid, паспортні дані у фолбеці для тих, хто без коду.
Payslip (hr.payslip) — розрахунковий лист. Наша кастомізація l10n_ua_payroll:
- Автоматично рахує ПДФО 18% і ВЗ 1,5%.
- Враховує податкову соціальну пільгу для зарплат до 1,4 ПМ за ПКУ 169.1.
- Виставляє код ознаки доходу залежно від типу нарахування — 101 для зарплати, 102 для лікарняних і так далі.
Account Move з payslip — автоматично робить проводки 661/641/642 у тих самих сумах, що ви бачите в розрахунковому листі.
Звіт 4ДФ (l10n_ua.report_4df) генерує дві версії: PDF/HTML для людей, щоб переглянути перед подачею, і XML за схемою J0500108 для електронного кабінету.

Окрім зарплати, у 4ДФ автоматично потрапляють ще три потоки. Vendor Bills з фізособою-постачальником (ЦПД, оренда) — account.move за позначкою partner_id.is_company = False сам формує рядок 4ДФ. Дивіденди (l10n_ua.dividend) — окрема кастомізація для виплат засновникам, бо там ставка ПДФО інша. ФОП-контрагенти — позначка l10n_ua_is_sole_proprietor ставить код 157 і ПДФО не утримує. Якщо фізособу не загорнули в жоден із цих потоків, у 4ДФ її не буде. Тому перед закриттям кварталу пройдіться по партнерах без is_company і перевірте, чи всі вони позначені правильно.

Звіряння перед подачею

Wizard «Перевірка 4ДФ» в Odoo робить триточкову звірку — і це ваш останній рубіж перед подачею:

Сума ПДФО у 4ДФ = сума нарахованого на 641.ПДФО за квартал.
Сума ВЗ = сума на 642.ВЗ.
Сума виплачена = фактичні платежі з 311 (банк) у журналах зарплати і ЦПД.

Якщо щось не сходиться, wizard виводить розбіжності окремим списком з посиланням на конкретний документ. Тож не треба гадати — натискаєте і йдете до проводки, з якої поплило.

Defense-варіант: фронтові надбавки і виплати мобілізованим

Якщо підприємство постачає ЗСУ або має мобілізованих працівників, у 4ДФ з’являються окремі категорії доходів зі своїм податковим режимом. Їх часто пропускають, і наслідок один із двох: або переплачуєте податок там, де закон його не вимагає, або проводите виплату звичайною «премією» і втрачаєте пільгу.

1. Збереження середнього заробітку мобілізованим (ст. 119 КЗпП).

Працівника мобілізували — підприємство зобов’язане зберігати йому середній заробіток за період служби. Ця виплата:

За ⚖Сила законуПКУ 165.1.55 — звільнена від ПДФО.
Військовий збір — також звільнений, тією ж нормою.
У 4ДФ показується під кодом 169 (виплати мобілізованим / призваним): графа 3а заповнюється сумою, ПДФО і ВЗ — нулі.

2. Благодійна допомога працівникам ЗСУ.

Якщо підприємство передає матеріальну допомогу мобілізованим працівникам, за ПКУ 165.1.54 вона звільнена від ПДФО в межах 12 ПМ на рік. На 2026 рік це близько 24 000 ₴ × 12 = 288 000 ₴ на особу. Вище цієї межі — оподатковуються на загальних підставах.

3. Виплати волонтерам.

Якщо ваше підприємство залучає волонтерів і виплачує їм компенсацію, це окремий код (зазвичай 128, звільнено) за ПКУ 165.1.56. Але умова — офіційний статус волонтера за ЗУ 5073-VI. Без статусу це звичайна виплата, оподатковується по 101 або 103.

Найчастіша помилка в оборонному контексті виглядає так: працівника мобілізували, бухгалтерія платить йому «премію» й проводить її зарплатою за кодом 101, знімаючи 18% ПДФО плюс 1,5% ВЗ. А мало бути збереження середнього за ст. 165.1.55 — без податків узагалі. Так втрачається майже 20% грошей працівника, і він опиняється в дурному становищі: на фронті, а з нього утримують податок, якого закон не вимагає.

§ Defense-приклад: квартал з мобілізованим працівником

Дано: Іваненко І.І. мобілізований 15 квітня. До мобілізації за II квартал нарахована зарплата 60 000 ₴ (квітень). За період травень-червень — збережено середній заробіток 80 000 ₴.

Рядки 4ДФ за II квартал щодо Іваненка:

Код	Тип	Нараховано	ПДФО	ВЗ
101	Зарплата (до мобілізації)	60 000	10 800	900
169	Середній за період служби	80 000	0	0

Економічний ефект: на 80 000 ₴ — 15 600 ₴ податків зекономлено (18% + 1,5%), бо це звільнення за 165.1.55 ПКУ.

Винятки і ризики

Типові пастки, у які потрапляють і досвідчені бухгалтери.

Помилка в РНОКПП. Звіт ДПС прийме, але ПДФО не зарахує на особовий рахунок фізособи. Згодом ця фізособа подає заявку на корекцію, ви робите уточнюючий — і так доти, доки помилка не зникне. За систематичні помилки — штраф.
Невчасна сплата ПДФО. Цей ризик недооцінюють: ПДФО — це не ваш податок, а податок фізособи, який ви лише утримали. Гроші не ваші, а ви їх затримуєте. Тому й штраф жорсткий: 25–50% за ПКУ 125-1 плюс пеня. Не з ваших обігових — з фронту.
Пропущена особа. Якщо забули показати виплату в 4ДФ, поки граничний строк подачі не вийшов — самостійний уточнюючий без штрафу. Після — 1020 ₴ плюс донарахування. Тож якщо до 9 серпня помітили помилку за II квартал — швидко уточнюйте.
Неправильний код ознаки. Класична плутанина: 101 і 103 (зарплата проти ЦПД), 109 і 110 (дивіденди оподатковувані проти неоподатковуваних). Звучить дрібниця, але код визначає ставку, і ДПС читає 4ДФ саме за кодом.
ФОП проти фізособи. Виплата ФОП на спрощеній — код 157, ПДФО не утримуєте. Виплата фізособі без статусу ФОП за ЦПД — код 103, ПДФО утримуєте. Помилка в обидва боки болюча: або сплатили зайве за ФОП (і його злить), або не утримали з фізособи (і донарахування з вас).
Дивіденди. Тут ставка плаває залежно від платника: 5% — від платника податку на прибуток, 9% — від платника єдиного податку, 18% в окремих випадках. Помилка в ставці — камеральна перевірка, бо ДПС бачить розбіжність із загальною формулою.

Камеральна перевірка 4ДФ рідко йде сама — зазвичай у парі з перевіркою ЄСВ та ПДВ-декларації, бо джерело даних одне: ваші виплати з банку. Звіряють три речі: чи всі виплати фізособам, що пройшли через банк, відображені у 4ДФ; чи утриманий ПДФО справді зайшов до бюджету і вчасно; чи зводиться виплата ФОП-контрагенту з його звітом за єдиним податком. Показали ФОП 240 000 ₴, а він у себе — 180 000 ₴, отже прийдуть до обох з’ясовувати, хто переписав не туди. Розбіжність понад 5% — у план виїзної перевірки.

1ДФ — звіт про доходи фізосіб і ПДФО