Суть

На ринку B2B покупці перевіряють не лише якість товару, а й чи постачальник вчасно реєструє ПН. Бо незареєстрована ПН — це покупець без ПК, тобто зайві 20% з його гаманця. Тож контроль реєстрації — це не функція бухгалтерії, а функція операційного бізнесу. Один зрив — і наступного разу обирають іншого постачальника. Тихо, без скандалу. І ви довго не зрозумієте, чому замовлень меншає.

Юридично все просто. Вихідну ПН складаєте у день виникнення податкового зобов’язання — за першою з двох подій: відвантаження або передоплата. Далі — реєстрація в ЄРПН протягом 15 календарних днів від дати складання. ⚖Сила законуПКУ ст. 201.1, 201.10 Прострочили — штраф від 10% до 50% від суми ПДВ, залежно від тривалості. ⚖Сила законуПКУ ст. 120-1.1

Чи стосується вас

  • Підприємство — платник ПДВ (обов’язкова реєстрація при обороті понад 1 млн ₴ за останні 12 місяців або добровільна).
  • Маєте операції — об’єкт оподаткування: постачання товарів / послуг на митній території України, експорт, операції з ПДВ 0%, 7%, 14%, 20%.
  • Працюєте з контрагентами — платниками ПДВ, які чекають вашу ПН для свого ПК (B2B).
  • Складаєте «зведену» або «підсумкову» ПН для роздрібу (юрособи поза реєстром платників ПДВ).

ПН не складається на безоплатні передачі негоспдіяльного характеру — там інший механізм: ПН на себе з типом причини 13 на звичайну ціну. Не плутайте з відсутністю обов’язку — зобов’язання там теж виникає, просто оформляється інакше.

Як зробити

  1. Визначаємо дату складання — перша подія:

    • відвантаження товару (за датою видаткової накладної / акту виконаних робіт);
    • або зарахування коштів на банківський рахунок (за датою банківської виписки).
    ⚖Сила законуПКУ ст. 187.1

  2. Заповнюємо ПН за формою, затвердженою МФУ. ⚖Сила законуНаказ МФУ №1307 від 31.12.2015 Ключові реквізити:

    • дата складання і порядковий номер (наскрізна нумерація з 1 січня року);
    • повна назва та ІПН продавця і покупця (для неплатника — умовний ІПН «100000000000»);
    • номенклатура, код УКТЗЕД (для товарів) або код ДКПП (для послуг), одиниця виміру, кількість, ціна без ПДВ;
    • база оподаткування, ставка, сума ПДВ, загальна сума з ПДВ.

  3. Накладаємо КЕП. Уповноважена особа підписує накладну КЕП — директор або інша посадова особа за наказом.

  4. Реєструємо в ЄРПН. Відправляємо через електронний кабінет платника, спецсофт (M.E.Doc, FREDO, СОТА) або через API нашого Odoo. Підтвердження — квитанція №2 з фіскальним номером.

  5. Бухгалтерські проводки в момент першої події:

    При відвантаженні (перша подія):

    Дт 361 / Кт 701 — 600 000 ₴ · дохід від реалізації з ПДВ Дт 701 / Кт 6415 — 100 000 ₴ · ПЗ з ПДВ Дт 901 / Кт 26 — 350 000 ₴ · собівартість реалізованої продукції

    При авансі (перша подія) — без 701, бо доходу ще немає:

    Дт 311 / Кт 681 — 600 000 ₴ · аванс від покупця Дт 643 / Кт 6415 — 100 000 ₴ · ПЗ з ПДВ за авансом

    Згодом при відвантаженні: Дт 681 / Кт 361 — 600 000 ₴ · зарахування авансу і Дт 701 / Кт 643 — 100 000 ₴ · закриття ПЗ з 643 .

Дата складання і дата реєстрації — різні речі. ПН ви складаєте на дату першої події, а реєструєте того ж дня або пізніше, але в межах граничного строку: для ПН першої половини місяця — до останнього дня цього ж місяця, для другої половини — до 15-го числа наступного. Склали 1-го, зареєстрували 16-го — прострочення на 1 день, штраф 10% від суми ПДВ. Зареєстрували 1-го наступного — затримка 15 днів, штраф той самий 10%. А понад 365 днів затримки — уже 50%.

Як це в Odoo

ПН в Odoo формується через ланцюжок:

  • Замовлення на продаж: sale.order. При підтвердженні створюється stock.picking (відвантаження) і account.move з move_type='out_invoice'.
  • Кастомізація для ЄРПН: account.move має додаткові поля l10n_ua_pn_number, l10n_ua_pn_date, l10n_ua_pn_status, l10n_ua_pn_erpn_id.
  • Тригер ПН: кнопка Виписати ПН на account.move запускає wizard, який:
    1. Перевіряє, чи це перша подія (порівнює дату накладної з датою оплати в account.payment.matching_id);
    2. Формує XML за схемою J1201010, накладає КЕП через бібліотеку IIT (інтеграція з ключем директора);
    3. Відправляє через API ДПС у ЄРПН;
    4. Записує номер квитанції в l10n_ua_pn_erpn_id.

Згори цього ланцюжка працює автоматичний моніторинг — cron-завдання l10n_ua.cron_check_pn_due щодня шукає account.move, де move_type='out_invoice', l10n_ua_pn_status='draft', а дата старша за 10 днів. Знайшло — головбух отримує email-нагадування, на 14-й день повторне, з ескалацією до фіндиректора. Це не вимога ДПС, а внутрішня дисципліна. І вона вже не раз рятувала від штрафу: постачальник, який обіцяв ПН до 15-го, згадає про неї 28-го.

Звіт Реєстр виданих ПН (l10n_ua.report_pn_issued) формується автоматично і використовується для звіряння з Додатком Д5 декларації з ПДВ.

Винятки і ризики

1. Блокування реєстрації за критеріями ризиковості (СМКОР). Якщо ПН підпадає під ознаки ризиковості (нові коди УКТЗЕД, разові операції на великі суми, контрагент з ознаками фіктивності), система автоматично зупиняє реєстрацію. Платник отримує повідомлення про необхідність подати Таблицю даних (зразки операцій, документи на сировину) або написати пояснення. Розблокування — до 5 робочих днів.

Алгоритми СМКОР змінюються. У 2024–2025 рр. найчастіше блокувалися ПН з новою номенклатурою, якої раніше не було у платника; з кодами УКТЗЕД груп 1–24 (харчові, агро); з операціями понад 500 тис ₴ із контрагентами без обороту за останні 12 місяців. Якщо ви розширюєте номенклатуру — подавайте Таблицю даних заздалегідь. Це не гарантія, але страховка від «гарячого» блокування 20-го числа, коли треба здавати декларацію.

2. Помилки в ПН — виправлення через РК. Помилки в реквізитах (ІПН покупця, дата, номенклатура, сума) виправляються розрахунком коригування (РК). РК на «мінусування» помилкової ПН і нова правильна ПН — стандартний механізм. Якщо помилка зменшує ПЗ і це вже після подання декларації — додатково потрібен уточнюючий розрахунок.

3. Анулювання ПН. Анулювати ПН в ЄРПН не можна. Можна тільки скласти РК на повне зменшення (на ту саму суму зі знаком мінус). РК теж підлягає реєстрації в ЄРПН.

4. Експорт. Експорт оподатковується за ставкою 0%, але ПН усе одно складається і реєструється (тип причини 07 — експорт за межі митної території України). Право на бюджетне відшкодування виникає за датою фактичного вивезення (МД ЕК-10).

5. Дата ПН за авансом — це дата зарахування, а не дата платіжки. Часта помилка: ПН складають на дату, коли покупець відправив платіжне доручення (бо так іноді каже договір). Насправді дата ПН — дата зарахування коштів на ваш рахунок за банківською випискою. Навіть якщо ви вже бачите гроші у клієнт-банку «у дорозі». Помилка коштує одного дня, а як платіжка зависне — то й кількох.

6. Прострочена ПН б’є мінусом у відшкодуванні. Якщо ПН зареєстрована з порушенням 15-денного строку, але до кінця звітного періоду — ПЗ продавця визнається у періоді складання. У покупця ж ПК виникає у періоді реєстрації. Здебільшого це різні місяці, що ускладнює звіряння і автоматично підсвічується в СМКОР як невідповідність.

Перевірка перед закриттям

  • Усі продажі за місяць мають відповідну ПН (звіряння реєстру виданих ПН з обліковим регістром 70).
  • Кожна ПН має статус «Зареєстровано» в ЄРПН (немає «зупинених» або «в обробці»).
  • Прострочені ПН (15+ днів) — нуль, або задокументовано пояснення.
  • Сальдо 643 (ПЗ за авансами) на 31-ше число відповідає сумі отриманих, але не закритих відвантаженням авансів.
  • Реєстр виданих ПН за місяць експортовано і збережено для Додатка Д5 декларації.
  • Усі РК з місяця також зареєстровані і відображені в обліку.
Об\'єм
6 хв · 1 294 слів
Редакція
Діє з

Це матеріал-довідник, не індивідуальна консультація. Перш ніж застосовувати — звіряйте з поточною редакцією законодавства й вашою обліковою політикою.