Інвентаризаційний опис

Інвентаризаційний опис — це документ, у якому інвентаризаційна комісія фіксує фактичні залишки під час фізичного перерахунку й порівнює їх із даними обліку. Його складають перед річною звітністю, при зміні матеріально відповідальної особи, а також після нестачі, псування чи пожежі — щоразу, коли треба звірити папери з реальністю на складі. Саме звідси випливають нестачі, надлишки й пересортиця: без щорічного опису річна звітність формально недостовірна, аудитор робить застереження, а ДПС на перевірці чіпляється до залишків.

Призначення

Інвентаризація — єдиний спосіб дізнатися, чи збігаються дані бухгалтерії з фізичною реальністю. Інші документи (М-4, М-11, М-8) показують рух — інвентаризація показує залишок.

Що вона виявляє:

• нестачі — фізично менше, ніж за обліком (винуватець / природні втрати / викрадення)
• надлишки — фізично більше (неоформлена приходна, помилка списання)
• псування — товар є, але неякісний
• помилки документообігу — неоформлені переміщення

Без щорічної інвентаризації річна звітність формально недостовірна: аудитор робить застереження, а ДПС на перевірці чіпляється до залишків.

Коли генерується

Обов’язкова за наказом МФУ №879:

• Перед річною звітністю (для всіх активів і зобов’язань)
• При зміні МВО (передача обов’язків)
• При виявленні нестачі, псуванні, пожежі
• При реорганізації, ліквідації
• За приписом контролюючих органів
• При продажу частки, переоцінці

Раптова (за наказом керівника) — будь-коли, задля контролю.

Періодичність окремих об’єктів задає облікова політика. Запаси — раз на рік. ОЗ — раз на 3 роки. Дорогоцінні метали — щомісяця.

Хто складає і підписує

Постійно діюча інвентаризаційна комісія (за наказом керівника на рік):

• Голова — заступник директора, головбух, або інша компетентна особа (не МВО об’єкта інвентаризації)
• Члени: представник бухгалтерії, представник цеху / підрозділу, представник ОТК (для ТМЦ)
• МВО об’єкта присутня обов’язково, але до складу комісії не входить і підписує окремо — як «присутня при перерахунку»

Для річної інвентаризації збирають окрему комісію — за наказом про підготовку до річної звітності.

Затверджує результати — керівник підприємства.

Обов’язкові реквізити

Сам опис (Інв-3 для ТМЦ):

• Номер опису і дата
• Реквізити підприємства
• Підстава: наказ про інвентаризацію №___ від ___
• Склад / підрозділ
• МВО (ПІБ, посада)
• Розписка МВО на початок: «всі прибуткові і витратні документи передано в бухгалтерію, ТМЦ оприбутковано, списано»
• Таблиця:
  • Номенклатурний номер
  • Найменування
  • Одиниця виміру
  • Облікова ціна
  • Фактично виявлено (кількість, сума)
  • За даними обліку (кількість, сума)
  • Розбіжність: надлишок / нестача
• Підсумок: всього в фактичній наявності, в обліку, розбіжність
• Підписи комісії
• Підпис МВО: «з результатами ознайомлений, претензій до комісії не маю»
• Розписка МВО на кінець: «майно, перелічене в описі, прийнято на відповідальне зберігання»

Порівняльна відомість (Інв-26):

• Перелік позицій з розбіжностями
• Зарахування пересортиці (якщо одних більше, інших менше — у межах тієї ж номенклатурної групи)
• Природні втрати в межах норм (списання без винуватця)
• Понаднормативні втрати з винуватцем
• Сума ПДВ за п. 198.5 ПКУ для невиправданих нестач
• Підпис головбуха
• Затвердження керівником

Типові проблеми

• МВО поруч — і комісія працює формально. «Скільки у вас?» — «250 кг». «Окей». Підписали. Через 3 місяці — фактично 200 кг. МВО заявляє: «це нестача ще з тієї інвентаризації, а ви її не виявили». Захист — фактичний перерахунок з нуля, зі зважуванням.
• Розписка МВО на початок не оформлена. Опис склали — а розписки про «всі документи передано» немає. МВО потім каже: «я ще приходну М-4 не встиг здати, товар уже був, а ви його не врахували». Розбіжність тлумачать на його користь.
• Нестачу списали в межах норми, а норму не затвердили. Природні втрати алюмінію 1%? А де наказ з нормами? Якщо його немає — усі 3 кг нестачі вважають невиправданими. Списання на 947 плюс компенсаційне ПЗ за 198.5. Захист — наказ про норми природних втрат за номенклатурою на початок року.
• Понаднормативна нестача без винуватця. «Не знаємо, куди ділося». На 947, ПДВ за 198.5. Без винуватця нестачу списують з фінрезультату, але ДПС на перевірці чіпляється: «облік ведете недостовірно — штраф». Захист — або винуватець, або акт про неможливість його встановити (з висновком слідчого, якщо викрадення, або висновком комісії).
• Не нарахували компенсаційне ПЗ за 198.5 ПКУ. Нестача 5 кг алюмінію × 320 ₴ = 1 600 ₴, ПДВ у складі 267 ₴ (товар куплено з ПДВ). За 198.5 — ПЗ 267 ₴. Не нарахували — донарахування плюс штраф 25%.
• Пересортиця між різними номенклатурними групами. Надлишок алюмінію й нестачу міді зарахувати не можна — це різні номенклатурні групи. Бухгалтер для зручності зарахував — порушення Положення №879 і ризик донарахувань.
• При зміні МВО інвентаризацію не провели. Старий комірник звільнився, новий прийшов — а передачі через інвентаризацію не було. Через 2 тижні нестача — кого карати? Старий «уже не наш», новий «не я приймав». Захист — інвентаризація обов’язкова за будь-якої зміни МВО, без неї звільнення не оформляти.
• Інв-22 (наказ) окреслює коло перевірки надто широко. «Інвентаризація всіх ТМЦ на всіх складах за 3 дні». Фізично нереально — комісія робить її «для галочки». Краще поетапно, з конкретними складами і номенклатурою.

Як це в Odoo

Модель stock.inventory (у нових версіях Odoo її замінили на «Inventory Adjustments» через stock.quant). Як іде процес:

1. Створюєте документ інвентаризації з фільтрами (склад, дата, продукти)
2. Система підставляє theoretical quantities за обліком
3. Комісія вносить counted quantities (фактичні)
4. Система рахує різницю
5. Підтвердження створює коригувальні рухи stock.move (нестача → списання в spec location; надлишок → надходження)
6. Проводка Дт 947 — Кт 20/26 (нестача) або Дт 20/26 — Кт 719 (надлишок)

Для української специфіки — кастомний QWeb-шаблон Інв-3, Інв-22, Інв-26. Модель l10n_ua_inventory.inv_act:

• inventory_id → stock.inventory
• commission_member_ids → список членів комісії
• mvo_employee_id → МВО
• mvo_start_signature, mvo_end_signature — підписи розписок
• natural_loss_norm_id → норма природних втрат за номенклатурою

Окрема логіка: автозіставлення пересортиці в межах однієї номенклатурної групи (через product.category).

Інвентаризація розрахунків (дебіторської / кредиторської) — кастомний об’єкт l10n_ua_inventory.receivable_inv_act, який спирається на дані account.move і прив’язані акти звірки.

Зв’язки

• Акти звірки — для інвентаризації розрахунків
• Прихідна М-4, видаткові, М-11 — джерело розбіжностей
• Норми природних втрат (наказ керівника)
• Договір про повну матвідповідальність — основа стягнення з винуватця
• Акти браку, акти на списання
• Декларація з ПДВ — нарахування за 198.5 на нестачі
• Розрахункова відомість — утримання з зарплати винуватця
• Рахунок 947 «Нестачі і втрати», 719 «Інші доходи»
• Стаття: Інвентаризація: послідовність
• Стаття: 198.5 для нестач

Приклад

Опис №3 від 30.11.2026, склад №1 (МВО комірник Іваненко О. П.). Алюміній 6061: за обліком 250 кг × 320 ₴ = 80 000 ₴, фактично 247 кг × 320 ₴ = 79 040 ₴. Розбіжність: нестача 3 кг на 960 ₴. У межах норми природних втрат 1% — списується на 947 без винуватця.