Рахунок постачальника

Рахунок-фактура постачальника — це документ, яким постачальник пропонує оплатити товар чи послугу: що саме, скільки, за якою ціною і на який рахунок переказати кошти. Ви зустрічаєте його на самому початку операції, ще до відвантаження, — найчастіше за передоплати, коли оплата йде першою подією. Важлива тонкість: попри назву «фактура», в Україні це не первинний документ і сам собою він нічого в обліку не фіксує — він лише підстава для платежу. Форма вільна, єдиного законодавчого бланка немає.

Призначення

Рахунок виконує одну роль — пропонує й обґрунтовує оплату. Він каже покупцеві три речі: за що платити, скільки і куди (банківські реквізити постачальника). На його підставі бухгалтер чи скарбник готує платіжне доручення.

Чого рахунок не робить:

не підтверджує відвантаження чи приймання — це робить видаткова накладна або акт;
не списує запаси й не визнає дохід — проводок за самим рахунком немає;
не дає права на податковий кредит з ПДВ — це робить виключно зареєстрована податкова накладна.

Тому рахунок ніколи не «закриває» операцію. Він її відкриває: за ним іде платіж, а за платежем — видаткова/акт і податкова накладна, які вже є первинкою й несуть проводки.

Склад

Оскільки форма вільна, обов’язкового переліку реквізитів закон не встановлює. Але щоб рахунок виконав свою функцію — щоб за ним можна було коректно заплатити, — на практиці він містить:

назву документа, номер і дату виставлення;
постачальника: повну назву, ЄДРПОУ, ІПН платника ПДВ, адресу;
банківські реквізити постачальника — рахунок IBAN, назва й МФО банку (без них платити нікуди);
покупця: назву й ЄДРПОУ;
перелік позицій: товар/послуга, одиниця виміру, кількість, ціна за одиницю, сума;
ставку й суму ПДВ окремим рядком (або позначку про пільгу/звільнення — для оборонних ОВТ за ст. 197.1.32 ПКУ);
загальну суму до сплати — цифрами і прописом;
за потреби — строк дії рахунка («оплатити до…») та підставу (номер договору, специфікації).

Підпис і печатка для рахунка не обов’язкові — він не первинний документ, тож вимоги ст. 9 закону про бухоблік (підписи відповідальних осіб, натуральні та грошові вимірники саме операції) до нього не застосовуються. Багато постачальників усе ж ставлять підпис і печатку — це питання ділового звичаю, а не вимоги.

Як це в Odoo

Окремої сутності «рахунок-фактура» в Odoo немає — її роль грає замовлення, з якого друкують пропозицію оплати:

вхідний рахунок (ми платимо) — purchase.order. Підтверджене замовлення на закупівлю і є нашим «рахунком до оплати»; на його підставі реєструють платіж. Бухгалтерський рахунок постачальника як паперовий документ прикріплюють до PO вкладенням.
вихідний рахунок (нам платять) — sale.order. У статусі чернетки/пропозиції друкований бланк замовлення (Quotation) виконує роль рахунка для покупця. Друк дає QWeb-шаблон у меню «Друкувати».

Важливо не плутати з account.move типу in_invoice / out_invoice: у термінології Odoo це «Invoice/Bill», але в українському обліку воно відповідає видатковій накладній / акту з проводками (первинка), а не безпроводковому рахунку-фактурі. Сам рахунок в Odoo проводок не породжує — їх дає вже account.move, прив’язаний до видаткової чи акта.

Друкований український бланк рахунка зазвичай дає кастомний QWeb-шаблон локалізації (наприклад, l10n_ua_invoice.report_payment_invoice), бо стандартний друк Odoo орієнтований на західну «invoice».

Зв’язки

Договір постачання — підстава, на яку рахунок посилається
Замовлення на закупівлю / продаж (purchase.order / sale.order) — носій рахунка в Odoo
Платіжне доручення / банк-виписка — наступний крок: оплата за рахунком
Видаткова накладна / акт виконаних робіт — первинка, що фіксує саму операцію
Податкова накладна — окремий документ для ПДВ; рахунок права на кредит не дає

Приклад

Рахунок №456 від 15.02.2026: Металопрокат — 10 т × 50 000 ₴ = 500 000 ₴, ПДВ 100 000 ₴, разом 600 000 ₴.