Видаткова · База знань

Видаткова накладна — це первинний документ, який фіксує передачу товару покупцю і момент переходу права власності. Її складають у день, коли товар фактично залишає склад: менеджер збуту чи комірник оформлює, МВО розписується «здав», а представник покупця — «прийняв». Саме на цей підпис спирається облік: без видаткової немає на чому визнати дохід, списати запаси й нарахувати дебіторку, а помилка в ній — від дати до відсутньої довіреності — обертається штрафами, відмовою покупця платити, а для оборонних поставок і питаннями до представника замовника.

Призначення

Видаткова — це юридичний акт переходу права власності на товар від продавця до покупця (якщо договір не передбачає іншого). Щойно її підписали:

продавець визнає дохід (Дт 36 — Кт 70)
продавець списує запаси (Дт 90 — Кт 26 / 28)
покупець оприбутковує товар (Дт 20 / 28 — Кт 63)
виникає дебіторська заборгованість, якщо продаж не передоплачений

Для оборонних поставок видаткова часто посилається на держконтракт (номер ДК-XXX) і потребує підпису представника замовника — з довіреністю або призначенням за наказом.

Коли генерується

В день фактичної передачі товару. Тригери:

покупець забирає товар зі складу (склад → транспорт покупця)
продавець доставляє і передає на території покупця (склад → транспорт продавця → склад покупця)
передача на умовах франко-склад відправника

Якщо передоплата — видаткова все одно складається в день фактичної передачі, а не в день оплати.

Її не складають для внутрішніх переміщень між власними складами (там — М-11) і для повернень постачальнику (там — видаткова з мінусом або окрема накладна на повернення).

Хто складає і підписує

Складає менеджер відділу збуту або оператор складу-відправника. Підпис «здав» ставить МВО складу-відправника (комірник). Підпис «прийняв» — представник покупця, який підтверджує свої повноваження:

довіреність на отримання ТМЦ (типова форма М-2)
наказ про призначення відповідальним
для бюджетної установи / в/ч — припис командира або наказ

Бухгалтер ставить підпис при проведенні в обліку (постфактум).

Обов’язкові реквізити

Хоча форма вільна, для законності в обліку потрібні:

Номер видаткової (наскрізна нумерація в межах року)
Дата складання
Назва продавця, ЄДРПОУ, ІПН ПДВ, адреса
Назва покупця, ЄДРПОУ (або ідентифікатор військової частини), ІПН ПДВ
Підстава: номер договору, номер замовлення / специфікації
Таблиця:
- Найменування товару
- Код УКТ ЗЕД / артикул
- Одиниця виміру
- Кількість
- Ціна без ПДВ
- Сума без ПДВ
- Сума ПДВ (якщо застосовно) або позначка пільги
- Загальна сума
Підсумок: разом без ПДВ, ПДВ, до сплати
Підпис «відпустив товар» (МВО складу)
Підпис «отримав товар» з посиланням на повноваження (довіреність / наказ / припис)
Печатки (бажано — особливо для бюджетних і оборонних)

Типові проблеми

Дата видаткової ≠ дата ПН. Видаткову склали 28.02 (покупець приїхав за товаром), ПН — 1.03 (бухгалтер заскочений). Перша подія — 28.02. ПН датована неправильно, штраф за п. 120-1 ПКУ. Виправляється РК на «обнулення» і нова ПН.
Підпис покупця без довіреності. Водій-експедитор покупця підписав «отримав», довіреності не передав. Через місяць покупець не оплачує: «ми це не отримували». Видаткова без довіреності — нікчемна як підстава дебіторської. Суд не задовольнить позов.
Видаткова на склад покупця, а товар фактично у відправника. «Папір переїхав, а товар стоїть». Дохід визнано, ПДВ нараховано, а товар лишився на нашій території. Раптова перевірка його там не знаходить — отже, або в нас «надлишок» 100 БПЛА, або в покупця нестача 100 БПЛА. Таку операцію можуть кваліфікувати як удавану, аж до кримінальної.
Невідповідність УКТ ЗЕД на видатковій і в ПН. На видатковій «корпус» (код 8807), у ПН — «деталі металовиробів» (код 8479). Покупець відмовляється приймати ПК. Доводиться РК і повторна ПН.
Підпис представника в/ч без печатки і не від руки. Видаткова з підписом «зам. командира» олівцем, без печатки в/ч і номера приписа — формально дійсна, але якщо дійде до суду з Міноборони за нестачу — захищатися складно. Рятує припис командира з гербовою печаткою.
Видаткова на пільгові ОВТ без посилання на код пільги і ст. 197.1.32. Покупець у частині не знає, як проводити: з ПДВ чи без. Просить переробити. Час, нерви.
Сума прописом не написана / написана неправильно. Бюджетний покупець не приймає платіжку без видаткової з сумою прописом. Затримка оплати на місяць.

Як це в Odoo

Модель stock.picking з типом «Delivery Orders» (відвантаження). Прив’язана до sale.order через поле sale_id. Коли передачу підтверджують (button_validate), система робить:

проведення Дт 90 — Кт 26 на собівартість (з stock.move._account_entry_move)
після підтвердження інвойсу account.move (out_invoice) — проведення Дт 36 — Кт 70 на дохід без ПДВ і Дт 36 — Кт 64 на ПДВ

Стандартна форма «Delivery Slip» Odoo не відповідає українським вимогам — потрібен QWeb-шаблон l10n_ua_sale.report_vydatkova з полями для МВО, довіреності, печатки.

Поле l10n_ua_proxy_number — номер довіреності покупця. Поля l10n_ua_proxy_date, l10n_ua_proxy_holder — реквізити довіреної особи. Поки вони порожні, кастомне правило блокує кнопку «Validate» для відвантажень на платників ПДВ і бюджетні установи.

Менеджер друкує документ одразу після підтвердження sale.order, у 3–4 примірниках (продавець, покупець, склад, бухгалтерія).

Зв’язки

Замовлення на продаж (sale.order) / специфікація до договору
Договір з покупцем
Довіреність покупця М-2
Вихідна ПН — складається за датою першої події (часто = дата видаткової)
ТТН — для перевезення (форма 1-ТН)
Рахунок на оплату (інвойс)
Платіжне доручення — закриває дебіторську
Акт звірки — для періодичної звірки
Рахунок 36 «Розрахунки з покупцями», 70 «Дохід від реалізації»
Стаття: Перша подія для ПДВ
Стаття: Передача права власності і дохід

Зразок документа

Приклад

Видаткова №301 від 28.02.2026. ТОВ «УкрПром-Тех» → в/ч А-1234. Корпус БПЛА «Зоря-12» — 100 шт × 1 800 ₴ = 180 000 ₴. ПДВ за ст. 197.1.32 — пільга. Разом до сплати: 180 000 ₴. Здав: комірник Іваненко О. П. Прийняв: представник в/ч за дов. №45 від 25.02.2026 Шевченко В. К.

Призначення

Коли генерується

Хто складає і підписує

Обов’язкові реквізити

Типові проблеми

Як це в Odoo

Зв’язки

Зразок документа

Приклад

Де цей документ зустрічається5