🛒

Розділ зрілості

Закупівлі

Ініціація закупівлі, погодження, вибір постачальника, прийомка, оплата, контроль бюджету. Тут найшвидше видно, чи має компанія дисципліну, чи живе навмання. У defense-tech додається ще один шар: замовник вимагає трасабіліті компонентів за лотами.

Ключові питання Discovery

Це питання, які BA ставить на першому воркшопі. Відповіді нижче по матриці зрілості допоможуть зрозуміти, який варіант відповіді — ваш.

Скільки замовлень на закупівлю ви оформляєте на місяць?
Хто має право підписувати закупівлі понад 50k UAH? А понад 500k?
Скільки часу минає від потреби до прибуття товару на склад?
Чи ведете ви рейтинг постачальників за якістю, термінами, цінами?
Чи можете на будь-яку дату показати кредиторську заборгованість з розбивкою за договорами?

Матриця зрілості

L1 · Ремісниче

Excel + папір + у голові бухгалтера

L2 · Стандартизоване

BAS / 1С + окремі програми

L3 · Інтегроване

Odoo Enterprise + Oblik-ERP

Усі рівні Лише L1 Лише L2 Лише L3

Ініціація і погодження

Це не про «чи купимо». Це про «хто несе відповідальність, якщо купимо невчасно або не те».

L1 · Ремісниче

Закупівля починається з дзвінка майстра постачальнику або повідомлення у Viber-чаті. Погоджують усно, з власником. Заявки на закупівлю як документа не існує.

Симптоми

На питання «навіщо купили цей токарний верстат?» відповідь — «всі так захотіли»
Закупівлі без бюджету проходять, бо «терміново»
Дублі: те саме купують у двох постачальників, бо два відділи замовили паралельно

Приклад: Майстер цеху замовив 200 м кабелю у звичного постачальника, того ж дня закупник купив 150 м у нового. За 3 дні на складі 350 м, а треба було 80.

⚠ Понаднормативні запаси, які треба списати наприкінці року з ПДВ-наслідками за ПКУ 198.5.

L2 · Стандартизоване

Excel-форма «Заявка на закупівлю» з підписами 2-3 людей. Лежить як скан-PDF або в окремій папці. Маршрут погодження усний — «віднеси директору на підпис».

Симптоми

Заявки лежать на столі директора по 2-3 дні
Немає на місці когось із підписантів — закупівлі стоять
Між заявкою і фактичним замовленням немає зв'язку

Приклад: Закупник Микола заповнює Excel-заявку, друкує, носить директору і бухгалтеру на підпис, скан кладе в папку «Закупівлі 2026 → Березень». Погодження — 2-4 дні.

⚠ Між «попросили» і «купили» немає аудиторського сліду. Коли ДПС запитає про обґрунтованість витрат, самих папок замало.

L3 · Інтегроване

Purchase Request у Odoo з approval workflow за матрицею повноважень. Для defense — окремий маршрут з підтвердженням бюджетного коду контракту. PR → RFQ → PO перетворюється автоматично після затвердження.

Симптоми

Будь-яка закупівля починається з PR у системі, з прив'язкою до analytic account
Маршрут погодження залежить від суми, типу витрат, бюджетного коду
Заявник бачить статус PR у реальному часі

Приклад: Інженер створює PR на 5 шт. STM32-контролерів для проєкту А-1234. Сума 8k UAH, проєкт активний — система затверджує сама. Сума 80k — йде на тімліда. Сума 800k — на CTO + CFO. Це хвилини або години, не дні.

Вибір постачальника

Для defense річ не лише в ціні. Це надійність, трасабіліті, відповідність вимогам експортного контролю.

L1 · Ремісниче

Постачальник — той, до кого «дзвонив минулого разу». Список лежить у записнику закупника. Альтернатив не шукають, доки чинний не зникне.

Симптоми

Один постачальник на категорію — 80%+ замовлень
Щось пішло не так у нього — паніка, бо альтернатив немає
Ціну звіряють раз на рік або не звіряють зовсім

Приклад: ТОВ «УкрПром-Тех» 5 років купує дроти в одного ФОП, бо «з ним зручно». Ринкова ціна на 18% нижча, але ніхто не перевіряв.

⚠ Переплата проти ринку, залежність від одного джерела. Defense-замовники вимагають щонайменше двох альтернативних постачальників критичних компонентів.

L2 · Стандартизоване

Список постачальників у Excel або контактна книга в CRM. Раз на квартал ціни на 3-5 ключових позицій звіряють. Тендер — тільки для великих закупівель і неформальний.

Симптоми

Є файл «Постачальники.xlsx» з контактами, цінами, умовами оплати
Раз на півроку розсилають «опитування цін» поштою
Тендерної документації немає, рейтинг постачальників суб'єктивний

Приклад: Закупник тримає Excel із 40 постачальниками, поточними цінами і термінами. Оновлює раз на квартал, звіряючись із виробничником.

⚠ Дані старіють. На вибір впливає особиста симпатія. Аудит закупівель за держконтрактами знаходить розбіжності.

L3 · Інтегроване

Тендерна система Прозоро для державних і квазідержавних закупівель. Для комерційних — порівняння через Odoo Purchase з RFQ до 3+ постачальників. Vendor scorecard: ціна, якість, терміни, відповідність специфікації. Інтеграція з ЦБД (ДСЕКУ) для перевірки за санкційними списками.

Симптоми

Кожна закупівля >50k UAH — щонайменше 3 пропозиції в RFQ
Vendor scorecard оновлюється сам після кожного GR/QC
Інтеграція з Прозоро через API для державних тендерів

Приклад: Закупівля 1000 м кабелю: Odoo формує RFQ до 5 постачальників за історичними даними. Через 3 дні таблиця сама порівнює пропозиції (ціна, термін, якість за scorecard). Закупник вибирає, PO формується автоматично.

Прийомка товару

Для defense-tech це момент, коли компонент входить у зону трасабіліті. Зіпсуєш прийомку — втратиш лот.

L1 · Ремісниче

Прийомка — водій привіз, комірник розписався в накладній і поклав на стелаж. Контролю якості немає, лот чи партію позначено на самій упаковці, а не в обліку.

Симптоми

Накладна постачальника — єдиний документ
Виникла претензія щодо якості — не довести, з якої партії товар
Складські й фактичні залишки розходяться вже через місяць

Приклад: Постачальник привіз 1000 акумуляторів від різних виробників. Комірник розписався і скидав їх на одну полицю. Через 2 тижні дрон із браком — і не встановити, чий акумулятор.

⚠ Defense-замовники не приймуть продукцію без proof of origin компонентів. Контракт можна втратити.

L2 · Стандартизоване

Документ ВН (внутрішня накладна) або «Прибуткова накладна» в BAS. Комірник вводить кількість, інколи лот. Контроль якості — усно, без формального запису.

Симптоми

У BAS є запис «прибуття», але серійники не сканують
Знайшли брак на QC — складають окремий акт повернення
Між фактичним прибуттям і документуванням минає 1-3 дні

Приклад: Прибула партія 500 модулів зв'язку. Комірник вводить у BAS «модуль 500 шт., лот 2026-MAR-15», без серійних номерів. Якщо згодом виникне претензія, відома лише дата партії.

⚠ Трасабіліті часткова: партію знаємо, конкретний модуль — ні. Для defense-аудиту замало.

L3 · Інтегроване

Goods Receipt в Odoo з QC-чекпойнтом перед зарахуванням на склад. Сканування lot/serial на кожен компонент. Інтеграція з мобільним складським додатком. Брак чи невідповідність специфікації — система не дасть закрити GR без рішення QA.

Симптоми

GR не закрити, доки не пройдено QC-stage
Кожен лот сканують або вводять явно, з прив'язкою до PO
Невідповідність специфікації сама породжує claim постачальнику

Приклад: Прибуття 500 модулів зв'язку: комірник сканує QR на ящику → Odoo бачить PO-13245 → відкривається QC-список (10 параметрів). Інженер QA перевіряє 5% вибірки й відмічає в системі. Passed — лот доступний для виробництва. Failed — система генерує RMA, і ми повертаємо постачальнику.

Обробка інвойсів від постачальників

3-way match (PO + GR + Invoice) — не бухгалтерська забаганка, а захист від подвійної оплати і шахрайства.

L1 · Ремісниче

Інвойси лежать стосом на столі бухгалтера. Перевірка на око: «це від наших, проводимо». Зв'язку із замовленням немає, платять за датою на інвойсі.

Симптоми

Стос паперових інвойсів зі стікерами «оплачено» / «треба оплатити»
Дублі: двічі оплачені інвойси спливають випадково через 2-3 місяці
Перевірка ДПС знаходить інвойси без підстави — поставки не було

Приклад: Бухгалтер отримує 60-80 інвойсів на місяць, частину — повторними копіями. Двічі на рік ловить подвійну оплату по 5-15k UAH.

⚠ Подвійні оплати, оплати за непоставлений товар. Податковий кредит з ПДВ під ризиком на перевірці.

L2 · Стандартизоване

Інвойси вводять у BAS і прив'язують до договору. Звіряють із накладною. 3-way match — частковий, вручну, через звіт «Зведена відомість постачання».

Симптоми

Кожен інвойс має відповідник у BAS
Раз на тиждень бухгалтер звіряє поставки з документами
Знайшов невідповідність — телефонує постачальнику й з'ясовує

Приклад: Інвойс на 250k UAH прийшов 5-го квітня. Бухгалтер знаходить у BAS накладну, звіряє кількості — ОК. Відмічає «до оплати». 10-го — оплата. 15-го — реєстрація ПК в ЄРПН.

⚠ Людський контроль дає збій: 2-3% інвойсів проходять із невідповідностями. Податковий кредит з ПДВ на 644 формується, але без автоматичного зв'язку з ПН.

L3 · Інтегроване

3-way match в Odoo: PO + GR + Invoice звіряються автоматично. Розбіжність більша за толерантність (зазвичай 2%) — позиція стає на паузу й іде на approve. ПК на рахунку 644 формується автоматично, щойно надійде документ, незалежно від оплати, за першою подією. Інтеграція з М.Е.Doc для отримання ПН від постачальника.

Симптоми

Інвойс без активного PO система провести не дає
Кількість в Invoice розходиться з GR — авто-блок із повідомленням
ПК нараховується на 644 в момент Invoice OR GR, за першою подією (як вимагає ПКУ 198.2)

Приклад: Інвойс від ТОВ «Кабельторг» на 12000 UAH (1000 м кабелю). Odoo звіряє: PO-1234 (1000 м, 12k), GR-5678 (1000 м, прийнято 28-го). Збіг — invoice проводиться автоматично, ПК нараховується на дату GR (28-го), бо це перша подія. Бухгалтер бачить «Готово, очікує ПН постачальника в ЄРПН».

Кредиторська заборгованість

Питання, на яке фінансовий директор має відповідати за 30 секунд, — і не може на L1.

L1 · Ремісниче

Бухгалтер тримає в голові, кому винні. Спірне з'ясовують дзвінком. Точної цифри заборгованості немає, є «приблизно».

Симптоми

На питання «скільки винні постачальникам?» — «зараз порахую» (30+ хвилин)
Постачальники раз у раз дзвонять з нагадуваннями
Прострочення — буденність, штрафи капають

Приклад: CEO на нараді: «Скільки ми винні?» Бухгалтер: «Десь 1.2 або 1.5 мільйона». Насправді 1.78. Різниця в 280k UAH — критична для cashflow.

⚠ Касові розриви, штрафи за прострочення, втрата довіри постачальників.

L2 · Стандартизоване

Звіт «Кредиторська заборгованість» в BAS формується раз на тиждень або раз на місяць. Aging-аналіз обмежений. Цифру знає бухгалтер, а не директор.

Симптоми

BAS-звіт «Розрахунки з постачальниками» доступний за одним натисканням
Розбивка за термінами (до 30 днів / 30-60 / 60-90) є
Дані відстають від реальності на 3-5 днів

Приклад: 5-го числа бухгалтер вивантажує звіт КЗ за минулий місяць у Excel, додає коментарі, надсилає CFO. На день надсилання дані вже на 5 днів застарілі.

⚠ Керування cashflow реактивне, а не на випередження. Не видно закономірностей — наприклад, систематичних прострочень з певним типом постачальників.

L3 · Інтегроване

Real-time dashboard КЗ в Odoo Accounting: усього, aging, за договорами, за центрами відповідальності. Звірка з банком автоматична. Про передоплати чи прострочення CFO дізнається push-нотифікаціями.

Симптоми

На дашборді — точна цифра КЗ станом на зараз
Графік грошового потоку 30/60/90 днів — за контрактними графіками
Винятки (прострочення >30 днів) ескалуються автоматично

Приклад: CFO заходить в Odoo о 8:15: «КЗ — 4.2 млн UAH. З них 0-30 днів — 3.1 млн, 30-60 — 800k, понад 60 — 300k. Найбільший борг — ТОВ «КабельТорг» 450k за договором №42, термін 18-го». Усе без жодного скрипта чи Excel.

Як рости

L1 → L2 (від ручного до BAS/1С)

Запровадьте обов'язкову Excel-форму Purchase Request з підписами двох людей
Зведіть постачальників у єдиний список (CRM або Excel) з контактами, термінами, рейтингом
Опишіть процес прийомки з обов'язковими QC-кроками для критичних компонентів
Запровадьте щотижневий звіт КЗ для CFO з aging-аналізом
Складіть матрицю повноважень: хто що може купувати без додаткового погодження

L2 → L3 (від BAS до Odoo + Oblik-ERP)

Спроєктуйте PR/PO-процеси в Odoo з approval workflow за матрицею повноважень
Впровадьте 3-way match (PO + GR + Invoice) з толерантністю розбіжностей
Запустіть інтеграцію з Прозоро для державних тендерів і з М.Е.Doc для електронних ПН
Розгорніть мобільний складський додаток для сканування lot/serial на прийомці
Налаштуйте vendor scorecard з автоматичним оновленням за результатами GR/QC
Для defense — окремий маршрут PR/PO з обов'язковим контрактним кодом і трасабіліті лотів

Закупівлі — та ділянка, де незрілі компанії втрачають найбільше грошей непомітно. Не через крадіжку, а через переплати, дублі, прострочення, втрачене право на ПК. На L1 компанія з оборотом 50 млн UAH втрачає 1.5-3 млн UAH на рік, і без L3-аналітики цього майже не побачити.

Перехід L2→L3 у закупівлях окуповується найшвидше — за 6-12 місяців, якщо є дисципліна оформлювати PO до поставки. Для defense-tech ідеться ще й про збереження контрактів: трасабіліті лотів замовники вимагають без обговорень. Без L3 один-два контракти можна тягнути вручну, але масштабувати вже не вийде.