РК на повернення товару — крок за кроком

Покупець повернув частину товару — і тепер вихідна ПН, яку ви вже зареєстрували в ЄРПН, не відповідає реальності. Анулювати її не можна, тому до неї складають розрахунок коригування (РК) з кодом причини «103» на від’ємну суму. Пройдемо весь шлях: від кредит-ноти в Odoo до правильних сторно-проводок і коректного зменшення ПЗ у декларації. Головна пастка тут — реєструє цей РК не ви, а покупець, і поки він цього не зробить, своє податкове зобов’язання ви зменшити не маєте права.

Результат

На вихідну ПН №125 (за якою покупець повернув 10 одиниць товару) складено й зареєстровано в ЄРПН розрахунок коригування з кодом причини «103» на від’ємну суму. У Odoo створена account.move з move_type='out_refund', у полі reversed_entry_id стоїть посилання на оригінальний інвойс. Сальдо 361 і 6415 коректно зменшено. У декларації за період реєстрації РК сума коригування потрапляє в рядок 7 (зменшення ПЗ).

Передумови

• Оригінальна ПН зареєстрована в ЄРПН зі статусом «Зареєстровано». Анулювати ПН не можна — тільки виставити РК (⚖Сила законуПКУ ст. 192.1).
• Підписаний акт повернення товару (форма довільна, але з обов’язковими реквізитами первинного документа за ЗУ про бухоблік) або накладна на повернення.
• Товар фактично прибув на ваш склад — створено stock.picking типу incoming від покупця.
• Покупець — платник ПДВ. Це важливо: РК на зменшення для платника ПДВ реєструє покупець, не продавець (за ПКУ ст. 192.1, абз. 4).
• На стороні покупця є технічна можливість зареєструвати РК — він має КЕП та доступ до ЄРПН або до M.E.Doc/СОТА.
• Розуміння, що до моменту реєстрації РК продавцем у власній декларації ПЗ зменшити не можна — навіть якщо акт повернення вже на руках.

Як це зробити

1. Знайдіть оригінальний інвойс

РК завжди прив’язаний до конкретної ПН, тож почніть із того, що знайдіть її в системі та переконайтесь, що вона справді зареєстрована.

Accounting → Customer Invoices → знайдіть account.move за номером оригінальної ПН (l10n_ua_pn_number=125). Відкрийте, переконайтесь:

• статус posted;
• l10n_ua_pn_status='accepted' або registered;
• є фіскальний номер у l10n_ua_pn_erpn_id — підтвердження, що ПН справді в реєстрі.

Якщо ПН ще не зареєстрована — РК не складаємо, а виправляємо саму ПН до реєстрації (повторно генеруємо XML з правильними даними). РК — це інструмент для зареєстрованих ПН.

2. Створіть кредит-ноту

Натисніть Дії → Reverse (або Скасувати інвойс → Кредит-нота). Odoo запропонує wizard. Заповніть:

• Reversal Reason — Повернення товару покупцем;
• Reversal Date — дата фактичного повернення (дата акту повернення);
• Refund Method — Часткове повернення (partial), якщо повертають не весь обсяг; або Повне анулювання (cancel) — якщо повертають усе.
• Journal — той самий журнал продажів, що і в оригіналі.

Підтвердьте. Створиться account.move з move_type='out_refund'. У полі reversed_entry_id буде посилання на оригінал.

3. Скоригуйте кількість і суму на рядках

Якщо повернення часткове, на новій кредит-ноті відредагуйте рядки до фактичного обсягу повернення. Наприклад, оригінал — 50 одиниць по 1 800 ₴, повертають 10:

• Quantity — 10 (Odoo поставить -10 для кредит-ноти автоматично, якщо ви використали partial).
• Unit Price — 1 800 ₴ (та сама, що в оригіналі — не нова ринкова).
• Tax — той самий податок, що в оригіналі (тут важливо: якщо оригінал був за 20%, кредит-нота теж за 20%; якщо звільнення за 197.6 — теж звільнення).

Суми мають вийти: обсяг -18 000 ₴, ПДВ -3 600 ₴, разом -21 600 ₴.

4. Заповніть українські поля РК

Вкладка ПН / ЄРПН на кредит-ноті:

• l10n_ua_rk_number — наступний порядковий номер РК (окрема нумерація від ПН, з 1 січня);
• l10n_ua_rk_date — дата складання РК (= дата кредит-ноти, = дата акту повернення);
• l10n_ua_correction_reason_code — 103 (повернення товару);
• l10n_ua_parent_pn_number — 125 (номер оригінальної ПН);
• l10n_ua_parent_pn_date — дата оригінальної ПН;
• тип причини — той самий, що в оригінальній ПН (тут — порожній/«00», бо оригінал був для платника ПДВ).

Коди причин коригування (стандартний довідник):

• 101 — зміна суми компенсації (знижка, надбавка, зміна ціни);
• 102 — повернення авансу постачальником;
• 103 — повернення товару покупцем;
• 104 — зміна номенклатури;
• 301-303 — виправлення помилки у ПН.

5. Підтвердьте кредит-ноту і перевірте проводки

Натисніть Підтвердити. Сторно-проводки:

Дт 704 / Кт 361 — 18 000 ₴ · сторно доходу, повернення 10 шт Дт 6415 / Кт 704 — 3 600 000 ₴ · зменшення нарахованого ПЗ

Якщо повернення йде разом з поверненням товару на склад, додатково:

Дт 26 / Кт 901 — 11 000 ₴ · повернення собівартості 10 шт × 1 100 ₴

Сальдо 361 зменшилось на 21 600 ₴ (або, якщо покупець уже сплатив повну суму — формується кредитове сальдо, яке закриватимете окремим платежем або заліком).

6. Згенеруйте XML РК і підпишіть КЕП

На формі кредит-ноти — кнопка Згенерувати РК для ЄРПН. Згенерується XML за схемою J1201101 (або J1201201 — залежить від типу РК). Перевірте у прев’ю:

• номер РК і його дата;
• посилання на оригінальну ПН (номер і дата);
• код причини коригування — 103;
• табличний рядок з повернутим обсягом — знак мінус, кількість, сума;
• сума зміни обсягу постачання і сума зміни ПДВ — обидві з мінусом.

Підпишіть КЕП. XML збережеться в l10n_ua_rk_signed_xml.

7. Передайте на реєстрацію покупцеві

Це і є головна відмінність від звичайної ПН. Оскільки РК — на зменшення ПЗ для платника ПДВ, реєструє його покупець протягом 15 календарних днів від дати складання РК.

Технічно: відправляєте підписаний XML покупцеві (через канал M.E.Doc «зустрічна реєстрація», електронною поштою, або через інший узгоджений канал). Покупець імпортує XML до своєї системи, перевіряє і реєструє в ЄРПН зі свого боку.

В Odoo на формі РК поставте l10n_ua_rk_status='sent_to_buyer' (або аналогічне поле з вашого модуля). Запишіть дату передачі в chatter (mail.message) — це створить аудит-слід.

8. Дочекайтесь квитанції про реєстрацію

Покупець після реєстрації отримує квитанцію №2 на свою сторону. Вам ця квитанція не приходить, але реєстрацію можна перевірити:

• через ваш особистий кабінет ДПС — реєстр ваших ПН і РК;
• через звіт Реєстр виданих ПН та РК в Odoo (l10n_ua.report_pn_issued) — після оновлення статусу через cron l10n_ua.cron_sync_erpn_status.

Коли квитанція є, l10n_ua_rk_status стане registered з номером і датою реєстрації.

Перевірка

• Зв’язок РК з оригіналом — reversed_entry_id коректно вказує на оригінальний інвойс. У XML РК — правильні номер і дата батьківської ПН.
• Код причини — 103 для повернення товару. Не 101 (зміна ціни) і не 104 (зміна номенклатури).
• Знаки — обсяг постачання і сума ПДВ у РК з мінусом.
• Хто реєструє — для платника ПДВ покупця реєструє покупець, для неплатника / бюджетної установи — продавець (тобто ви). Перевірте перед відправкою.
• Сальдо 6415 зменшилось на суму ПДВ повернення. До реєстрації РК — не зменшуємо ПЗ у декларації.
• Декларація з ПДВ за період реєстрації РК — сума -3 600 ₴ потрапляє в рядок 7 (коригування ПЗ).
• Додаток Д1 до декларації — містить розшифровку РК за контрагентом.

Якщо щось пішло не так

Покупець не зареєстрував РК у 15-денний строк. Ваше ПЗ висить — ви не можете зменшити його у власній декларації. Дзвоніть, нагадуйте. Якщо покупець уперто не реєструє — є механізм скарги до ДПС (форма J1201205 — скарга на нереєстрацію ПН/РК). Після подання скарги ваші ПЗ можна зменшити, але це довгий шлях через адмінпроцедуру.

Помилка в ІПН покупця в оригінальній ПН. Це не виправляється РК на одну позицію. Треба «обнулити» батьківську ПН повністю: РК з кодом причини 301 (виправлення помилки) на повне зменшення обсягу і суми, потім окремо скласти нову ПН з правильним ІПН. Зверніть увагу: повне обнулення реєструєте ви (як продавець), бо це не повернення товару, а виправлення помилки.

Покупець заявив ПК до того, як ви склали РК. Це нормально — покупець мав право на ПК з моменту реєстрації оригінальної ПН. Коли вийде РК, покупець зменшить свій ПК у періоді реєстрації РК (рядок 14 його декларації). Якщо не зменшує — це його порушення, не ваше.

Повернення через рік і більше. Строк РК не обмежений календарними роками — ПКУ дозволяє коригування протягом усього періоду дії оригінальної ПН. Але є нюанс: якщо повернення відбулось після того, як ваш покупець сплатив податок з цієї поставки і подав декларацію, його обов’язок — зменшити ПК у періоді РК. Якщо ні — ДПС донарахує йому, не вам.

РК до зведеної ПН. Складніше: коригування йде до конкретної позиції зведеної ПН, треба вказати номер рядка точно. Помилка в посиланні — РК не зареєструється. Зведена ПН зберігає табличку рядків з прикладеним розшифруванням — використовуйте її для пошуку правильного посилання.

Реєстрація РК зупинена СМКОР. Так, РК теж блокуються (особливо великі суми зменшення без видимих підстав). Підставою для розблокування буде акт повернення товару, скан накладної на повернення, листування з покупцем. Подаєте через електронний кабінет, чекаєте до 5 робочих днів.

Прострочили реєстрацію РК на збільшення. Якщо РК на доплату/дооцінку (а не на зменшення) — реєструє продавець, той самий 15-денний строк, ті самі штрафи 10-50% від суми ПДВ за ПКУ ст. 120-1.1. Не плутайте з РК на зменшення, де реєстрація — на покупцеві.

Дотичне

• Виписка та реєстрація вихідної ПН в ЄРПН — повна механіка ПН, у тому числі виправлення через РК.
• Розрахунок коригування до ПН (РК) — структура документа, коди причин, типові проблеми.
• Розрахунок коригування — як РК відображається в декларації.
• ПН та РК в Odoo — кастомні поля моделі account.move і генерація XML.
• Перша вихідна ПН — звідки взялась оригінальна ПН, до якої тепер РК.