Фаза 1 з 9
Discovery — аудит поточних процесів і цілей
Зрозуміти as-is: процеси, документи, болі, обсяги, ІТ-ландшафт. Без цієї фази проєкт стартує сліпим — і провалиться.
Передумови
- Sponsorship від директора або власника — письмово, з бюджетом
- Доступ до облікової системи (1С/BAS) на читання
- Список ключових ролей: головбух, виробничник, продажі, IT, склад
Покрокові завдання 22
- Kickoff-мітинг із спонсором і ключовими стейкхолдерами
Зафіксувати цілі, бюджет, терміни, склад команди. Без kickoff проєкт не починається.
- Призначити внутрішнього product owner з боку клієнта
Має бути одна людина, яка ухвалює рішення — не комітет.
- Інтерв'ю з директором: стратегія, обсяги, плани росту
- Інтерв'ю з головним бухгалтером: облікова політика, особливості П(С)БО
Питати: чи є експорт, валютні операції, оборонка, ПДВ-нюанси, чи були штрафи.
- Інтерв'ю з виробничим директором / начальником цеху
Як рахуєте собівартість, які брак-нормативи, як списуються матеріали.
- Інтерв'ю з відділом продажів і логістики
- Інтерв'ю з IT-командою / системним адміністратором
Що крутиться, де хоститься, які бекапи, чи є інтеграції з банком/М.Е.Doc.
- Аудит первинних документів — зразки М-4, М-11, видаткових, ПН
Зібрати реальні скани/PDF за останній квартал. Шукати розбіжності й нестикування.
- Інвентаризація ІТ-ландшафту — список усіх систем (1С/BAS, CRM, банк-клієнт, М.Е.Doc)
- Мапінг процесу закупівлі as-is (від заявки до ПН-зачитки)
- Мапінг процесу виробництва as-is (від BoM до акта виробництва)
- Мапінг процесу реалізації as-is (заявка → видаткова → ПН)
- Мапінг процесу закриття місяця як є (хто, коли, що робить)
- Оцінка обсягу даних — кількість контрагентів, SKU, документів на місяць
Це визначить розмір сервера і складність міграції.
- Виявлення кастомних потреб (поля, форми, друк, звіти)
- Якщо є оборонний сегмент — перевірка дозвільної бази (ліцензія ДСЕКу, ЦО-номери)
Без діючого дозволу деякі модулі не мають сенсу. Перевірити термін дії.
- Якщо defense — мапінг потоків з військовими частинами (А-номери, польова пошта)
- Побудова RACI-матриці на всі 9 фаз
- Формування ризик-реєстру (мінімум 20 ризиків з ймовірністю/впливом)
- Складання scope statement — що в проєкті, що поза ним
Out-of-scope треба зафіксувати ще жорсткіше, ніж in-scope.
- Драфт BRD з усіх інтерв'ю і аудиту
- Презентація BRD спонсорові, підписання scope statement
Без підпису scope — не рухаємось далі. Це юридичний gate.
Контекст: чому ця фаза критична
Discovery — це фаза, в якій ви ще нічого не робите з системою, але вже визначаєте, чи проєкт буде успішним. Найдорожчі помилки в Odoo-впровадженнях — це не криво написаний модуль, а нерозуміння того, як насправді працює бізнес. Бухгалтер, який каже «ми робимо все як завжди», часто має на увазі п’ять різних винятків — і саме вони ламають конфігурацію на UAT.
Тиждень 1: інтерв’ю та аудит
Перший тиждень — це слухати, фотографувати, читати первинку. Не пропонувати рішення. Ваше завдання — зібрати достатньо даних, щоб у Design ви могли проєктувати, а не вгадувати.
Тиждень 2: мапінг і моделювання
Другий тиждень — це малювати процеси as-is. Кожен процес — окрема схема (BPMN, або хоча б флоучарт). Шукайте місця, де процес обходить систему: ручні Excel, листування поштою, домовленості «на словах». Це майбутні ризики.
Тиждень 3: документ і узгодження
Драфт BRD, ризик-реєстру, scope. Презентація спонсорові. Підпис.
Пастка: спонсори часто кажуть «нам потрібно як в 1С». Це означає «нам страшно змінювати звички». Перепитуйте: що саме як? Збір даних — це не саботаж, це інженерія.
Пастка для defense: якщо клієнт має оборонні контракти — переконайтеся, що в команді є людина з допуском до ДСК. Без цього ви не побачите половини процесів.
Результати фази (deliverables)
- BRD (Business Requirements Document) на 30-50 сторінок
- Scope statement з in/out переліком
- Risk register з ймовірністю і впливом
- RACI-матриця за ролями
- Project timeline draft на 9 фаз