Що сталося
26 квітня 2026 року старший комірник ТОВ «УкрПром-Тех», який пропрацював у компанії п’ять років, написав заяву про звільнення за угодою сторін. Останній робочий день — 30 квітня. За статтею 36 КЗпП і внутрішньою інструкцією компанії, передача матеріальних цінностей від одного МВО до іншого вимагає інвентаризації — обов’язкової, а не вибіркової.
28 квітня на склад зайшла комісія: новий комірник Бондаренко І. М., бухгалтер з ТМЦ, начальник виробничого корпусу, представник профспілки. На столі — оборотні відомості за рік, лімітно-забірні картки, акти прийому. Через сорок шість годин вони мали підбити підсумок передачі. А наступні три тижні бухгалтерія розбиралася, який обсяг недостачі стягнути з комірника, як кваліфікувати лишок, чому договір МВО виявився протермінованим — і скільки ПДВ доведеться доплатити.
Контекст до події
ТОВ «УкрПром-Тех» — виробництво з двома основними складами: сировина (Армокс, кераміка, текстиль) і допоміжні матеріали (метизи, прокат, упакувальні матеріали). На допоміжному складі — старший комірник плюс два помічники. Оборот складу — близько 18 млн ₴ на рік, переважно метизи й прокат для виробничої лінії.
Попередній комірник, прізвище якого тут не наводимо, прийшов у компанію 2021 року, договір МВО підписали тоді ж — на чотири роки. У січні 2025 року строк закінчився. За внутрішньою інструкцією, договір МВО мав бути продовжений у січні, на наступний термін. Юридична служба готувала пакет договорів МВО разом із комірниками інших складів, але з цим конкретним документом сталася адміністративна помилка: він потрапив у папку «продовжено», насправді не був підписаний обома сторонами. Виявилось це аж у квітні, під час підготовки до передачі.
Новий комірник Бондаренко І. М. до цього два роки працював помічником на основному складі, добре знав асортимент і систему обліку. Інвентаризацію проводили за наказом № 89 від 25 квітня. Старший комірник на момент комісії був присутній, але після підписання акта передачі формально звільнявся.
День Х: інцидент
- 28 квітня 2026, 08 — Початок інвентаризації. Закриття допоміжного складу на видачу — на дві доби.
- 08:30-12 — Перерахунок метизу (болти, гайки, шайби, заклепки) за партіями. Зважування на 50-кг вагах.
- 13:00-17 — Перерахунок прокату й упакувальних матеріалів. Тут розходжень не виявлено.
- 17 — Перша звірка з оборотною відомістю. Метиз — за обліком 312,4 т, за фактом 304,4 т. Розходження 8,0 т.
- 17 — Старший комірник просить переважити «холодним методом» — заявляє, що вага в обороті могла бути неточною. Перезважили на калібрувальних вагах: 304,4 т ± 0,05 т. Похибка несуттєва.
- 29 квітня, 08 — Інвентаризація відходів кераміки на стелажах резерву (відходи від виробництва основної продукції — продаються партіями зовнішнім гончарним майстерням як вторсировина). За обліком 0 кг (раніше списали як виробничі відходи). За фактом — 1,2 т у 60 пакетах.
- 29 квітня, 14 — Опитування. Старший комірник пояснює: відходи кераміки накопичувались окремо й не списувались, бо у січні так і не визначилися, як їх оприбутковувати. «Хотів зробити перерахунок до звільнення, не встиг».
- 29 квітня, 16 — Інвентаризаційний опис підписаний усіма членами комісії. Звірювальна відомість оформлена.
- 30 квітня — Останній робочий день старшого комірника. Тут і виявляється: договір МВО з ним протермінований. Юридична служба підтверджує. Бухгалтер виходить на дзвінок директора.
- 30 квітня, 17 — Внутрішнє рішення: претензію на суму ринкової ціни метизу з ПДВ надіслати, але через суд стягувати — без перспектив. Або домовлятися добровільно.
Документообіг у наступні дні
День 1 (28 квітня). Наказ № 89 про інвентаризацію передачі ТМЦ при зміні МВО. Інвентаризаційний опис (форма інв-22) — окремо на метизи, окремо на кераміку.
День 2 (29 квітня). Завершення інвентаризації, опис підписаний. Звірювальна відомість (форма інв-19) з розрахунком розходжень. Пояснювальна записка старшого комірника щодо недостачі й лишку.
День 3 (30 квітня — останній робочий день). Акт передачі ТМЦ від попереднього МВО до нового — окремо від інвентаризаційного опису, фіксує саму передачу. Бондаренко І. М. підписує як той, хто приймає склад. Договір МВО з Бондаренком І. М. — новий, підписаний у день прийняття складу. Бухгалтерська довідка про класифікацію недостачі: визначення норми природного убутку, понаднормативних втрат, нарахування компенсуючих ПЗ. Лист-претензія до старшого комірника на суму 46 080 ₴.
Травень 2026. Технічний акт оприбуткування лишку (1,2 т кераміки) — за оціночною ринковою ціною 200 ₴/кг. Відображення компенсуючих ПЗ у Декларації за квітень: ПН типу «13» на 5 576 ₴. Розрахунок добровільної компенсації від комірника. Він погодився сплатити 32 800 ₴ (балансову вартість) добровільно, без судових процедур. Перерахунок на рахунок компанії — 18 травня. Списання різниці між претензією 46 080 ₴ і фактично отриманими 32 800 ₴ — 13 280 ₴ на 944 («Сумнівні та безнадійні борги»).
Проводки
Підстава розрахунку: норма природного убутку метизу за «Збірником норм природного убутку матеріалів» — 0,4% обороту складу. Річний оборот метизу — 300 т. Норма: 1,2 т (4 920 ₴ балансової вартості). Понаднормативна недостача: 6,8 т (27 880 ₴). Балансова вартість метизу: 4 100 ₴/т. Ринкова ціна з ПДВ: 4 800 ₴/т.
| Дата | Дт | Кт | Сума, ₴ | Примітка |
|---|---|---|---|---|
| 30.04.2026 | 947 | 207 (метиз) | 4 920 | Списання недостачі в межах норми природного убутку — 1,2 т |
| 30.04.2026 | 947 | 207 (метиз) | 27 880 | Списання понаднормативної недостачі — 6,8 т |
| 30.04.2026 | 643 | 6411 | 5 576 | Нарахування компенсуючих ПЗ 20% на понаднормативну недостачу (за п. 198.5 ПКУ) |
| 30.04.2026 | 375 | 716 | 46 080 | Претензія до МВО на ринкову ціну 6,8 т × 4 800 ₴/т + ПДВ = 38 400 + 7 680 |
| 30.04.2026 | 209 (кераміка) | 718 | 240 000 | Оприбуткування лишку кераміки 1,2 т × 200 ₴/кг |
| 18.05.2026 | 311 | 375 | 32 800 | Часткова добровільна компенсація від комірника (на рівні балансової вартості) |
| 31.05.2026 | 944 | 375 | 13 280 | Списання решти претензії, що не може бути стягнута |
Підсумок: списано на 947 — 32 800 ₴, на 944 — 13 280 ₴, отримано від комірника — 32 800 ₴, оприбутковано лишку — 240 000 ₴, доплачено ПДВ — 5 576 ₴.
Що пішло не так
Договір МВО протерміновано на два місяці. Це найдорожча помилка історії. У січні 2025 року юридична служба не перепідписала договір зі старшим комірником, хоча за системою контролю він вважався чинним. Виявили — 30 квітня 2026, у день звільнення. Без чинного договору МВО претензія до комірника за майнові втрати втрачає судову перспективу: стягнути через суд можна лише на загальних підставах ЦКУ, а там доводь умисел і прямий причинно-наслідковий зв’язок. Тож 13 280 ₴ доплати між ринковою ціною й балансовою вартістю компанія списала як безнадійну дебіторку.
Оцінили лишок кераміки за внутрішньою «приблизною» ціною. Спочатку бухгалтер хотіла оприбуткувати лишок за умовною ціною 100 ₴/кг — мовляв, відходи. Технолог нагадав: цей вид кераміки гончарні майстерні купують по 200 ₴/кг. Перерахували, отримали різницю в 120 000 ₴ оприбуткування. Якби списали за заниженою ціною, при наступному продажу виник би «дохід з повітря» — продажна ціна суттєво вища від оцінкової, що породило б питання податківця.
Не відразу класифікували природний убуток. У перший день інвентаризації всю недостачу 8 т розглядали як понаднормативну й готували претензію на 38 400 ₴ + ПДВ. Потім підрахували: 0,4% × 300 т річного обороту = 1,2 т природного убутку. Не вся недостача — провина комірника. Перерахували: 1,2 т (4 920 ₴) — за рахунок підприємства без претензії, 6,8 т (27 880 ₴ балансової) — з претензією до комірника. Це нормальна процедура, проте в стресі першого дня про неї забули.
Не нарахували компенсуючі ПЗ за виявленою недостачею в перший момент. При понаднормативних втратах матеріалів, які раніше йшли з вхідним ПДВ, треба нараховувати компенсуючі ПЗ за п. 198.5 ПКУ (товари не використані в оподатковуваних операціях). Спочатку бухгалтер вважала, що оскільки буде претензія до комірника й часткове повернення — нараховувати не треба. Це неправильно: компенсуючі ПЗ нараховуються на саму недостачу, незалежно від того, чи стягнули потім з винної особи. Виявили через тиждень, нарахували 5 576 ₴ у декларації за квітень.
Що допомогло
Інвентаризація проведена в перший же день звільнення. Внутрішня інструкція компанії не дозволяла зволікати: між заявою про звільнення й передачею ТМЦ — не більше п’яти робочих днів. Це означало, що комірник не міг перейти на нову роботу, поки не передасть склад, що утримувало його від «м’яких» дій. Без такої інструкції могла бути ситуація, коли комірник зник з компанії раніше, ніж комісія дійшла до перерахунку.
Норми природного убутку були затверджені й актуальні. «Збірник норм природного убутку» — старий, ще радянського походження, але в Україні діє з оновленнями. У бухгалтерії «УкрПром-Тех» була окрема картка з нормами на кожен тип матеріалу — це дозволило за пів години розрахувати норму й розділити втрати на нормативну й понаднормативну.
Технолог чітко знав ринкову ціну відходів кераміки. Завод періодично продавав відходи гончарам, у договорах була зафіксована ціна 200 ₴/кг. Це дало об’єктивну базу для оцінки лишку — не «з повітря», а з реальних угод.
Старший комірник погодився на добровільну компенсацію. Він був у компанії п’ять років, репутаційно зацікавлений завершити стосунки без скандалу. Коли пояснили: судова перспектива слабка через протермінований договір МВО, проте добровільна компенсація мінімізує проблему — він погодився сплатити 32 800 ₴ (балансову вартість, не ринкову). Це врятувало компанію від повної втрати.
Урок на майбутнє
- Затвердити окремий реєстр строків договорів МВО з квартальним нагадуванням за 60 днів до закінчення. Внести в Odoo як автоматичне нагадування юристу й кадровику.
- Перевірити статус усіх чинних договорів МВО на всіх складах і виробничих ділянках. Якщо знайдуться протерміновані — перепідписати негайно.
- Внести в інструкцію з інвентаризації передачі чек-лист першого дня: «1. перевірити дійсність договору МВО з обома сторонами; 2. розрахувати норму природного убутку до фіксації недостачі; 3. оцінити лишки за ринковою ціною з підтвердженням від технолога».
- Завести стандартний шаблон бухгалтерської довідки на компенсуючі ПЗ при виявленні недостачі — щоб не пропускати їх нарахування.
- Розглянути перехід від паперових договорів МВО до електронних з кваліфікованим електронним підписом і автоматичним продовженням за наявності системи нагадувань.
Документи в цій історії
inventaryzatsiia-tmts— інвентаризація ТМЦ при зміні МВО
Дотичні статті і концепти
- Компенсуючі ПЗ за п. 198.5 ПКУ — коли і як нараховуються
- Договір про повну матеріальну відповідальність — обов’язкові реквізити й строки
- Природний убуток — норми й порядок застосування
- Інвентаризація як інструмент контролю — навіщо вона і коли обов’язкова