Що сталося
У січні 2026 року ТОВ «УкрПром-Тех» виграло невеликий, але «дорослий» тендер — польський дистрибутор оборонної електроніки замовив партію ремкомплектів до тактичних БПЛА на €240 000. Угоду треба було провести як експорт товару подвійного використання — а отже, через Державну службу експортного контролю України (ДСЕКУ), валютний нагляд, особливу митну процедуру і ПДВ за ставкою 0%.
Для компанії це був перший прямий експорт. Внутрішніх контрактів у валюті раніше не було, окрім імпорту сировини зі Швеції. Бухгалтер ЗЕД Бондаренко І. М. — досвідчена, працювала в експортних компаніях у 2010-х, проте з оборонним підконтрольним експортом — не стикалася. Директор Петренко П. П. читав ЗУ «Про державний контроль за міжнародними передачами товарів військового призначення та подвійного використання» на ніч, як ставив кросворди.
Контекст до події
Восени 2025 року компанія розширила номенклатуру за межі балістичних плит — взялася за прості, але затребувані ремкомплекти до БПЛА: антенні модулі, кріплення підвісів камер, ремонтні комплекти полімерних корпусів. Сировина — переважно власна (відходи виробництва основного продукту), плюс імпортована електроніка зі Швеції. Маржа була нижча, ніж на плитах, але цикл коротший.
У жовтні з’явився контакт із польським дистрибутором через виставку у Кельце. Поляки — структурований покупець: з ними вже працювало кілька українських підприємств, у них був досвід прийому товарів подвійного використання й своя експертиза з документообігу. Угоду спочатку обговорювали як просту: товар, ціна, термін, оплата. Поки не дійшли до питання експортного контролю — і тоді в обох сторін з’явилася купа підготовчої роботи.
Контракт планували підписати в середині грудня, перше відвантаження — кінець лютого 2026. Дві умови польської сторони: оплата 50% передоплатою і 50% за фактом приймання, валюта розрахунків — євро. Договір страхування експортного кредиту через Експортно-кредитне агентство (ЕКА) України — за домовленістю, для покриття ризику неплатежу польської сторони (страхує українського експортера, премія близько 1,2% суми контракту).
День Х: інцидент
Тут «інцидент» — не одна точка в часі, а вузол проблем, що дав про себе знати на 67-й день процесу.
- День 1 (5 грудня 2025) — Подача першої заявки до ДСЕКУ на дозвіл експорту товарів подвійного використання. У заявці зазначили номер контракту № PL-2025/12-001 — який на той час не був підписаний. Поляки повідомили, що готові підписати після отримання дозволу від ДСЕКУ; українська сторона припустила, що достатньо «проєктного» номера.
- День 38 (12 січня 2026) — Відповідь ДСЕКУ: відмова з формулюванням «контракт за номером, зазначеним у заявці, не пред’явлено для перевірки; пред’явити чинний контракт або подати нову заявку без посилання на неіснуючий документ». Класична бюрократична логіка: одна папірка має йти попереду іншої, інакше заявку не приймають.
- День 39 (13 січня 2026) — Внутрішня нарада. Виявляється: поляки можуть підписати контракт без номера дозволу, з посиланням на пункт «дія контракту настає після отримання експортного дозволу». Юрист готує редакцію впродовж тижня.
- День 47 (20 січня 2026) — Контракт № PL-2025/12-001 підписаний. Реєстрація у валютному нагляді банку наступного дня.
- День 48 (21 січня 2026) — Друга заявка до ДСЕКУ, цього разу з підписаним контрактом. Прийнято до розгляду.
- День 78 (20 лютого 2026) — Дозвіл ДСЕКУ отримано. Тип товару — подвійного використання, дозвіл генеральний на партію до €240 000.
- День 79-90 — Підготовка експортного відвантаження, отримання передоплати 50% (€120 000), митна декларація ЕК10, виписка ПН з типом «07».
Документообіг у наступні дні
Грудень 2025 — січень 2026: підготовка ДСЕКУ і контракту. Заявка до ДСЕКУ (форма за наказом Мінекономіки) — перша і повторна, з додатками: специфікація товару, кінцеве використання, декларація отримувача про кінцевого користувача, експертний висновок про класифікацію товару. Експертний висновок ТПП про код УКТ ЗЕД і класифікацію як товару подвійного використання. Контракт ЗЕД у двох мовах (українська, англійська), реєстрація у валютному нагляді банку. Договір страхування експортного кредиту з ЕКА; премія 1,2% × €240 000 = €2 880 ≈ 132 480 ₴ за курсом 46 ₴/€.
Лютий 2026: відвантаження. Митна декларація ЕК10 (експорт), сертифікат походження. Інвойс експортний, пакувальний лист, CMR. Податкова накладна типу «07» — експортне постачання, ставка 0% ПДВ, реєстрація в ЄРПН. Видаткова накладна, акт виконаних робіт за послугами митного брокера.
Березень-квітень 2026: оплата і відшкодування. Виписка банку про надходження валютної виручки, курсові різниці на дату надходження проти дати визнання доходу. Декларація з ПДВ за лютий: відображення експортної операції з нульовою ставкою. Заява на бюджетне відшкодування ПДВ за рахунок «вхідного» ПДВ, що сформувався при закупівлі компонентів. Розрахунок: за період листопад 2025 — лютий 2026 «вхідний» ПДВ за компонентами для цього експорту склав 4 175 000 ₴.
Проводки
Курс на дату визнання доходу (20.02.2026, відвантаження) — 46,20 ₴/€. Курс на дату надходження валюти (07.04.2026, друга половина оплати) — 47,10 ₴/€. Передоплата (50%) надійшла раніше, 22.01.2026 за курсом 44,80 ₴/€.
| Дата | Дт | Кт | Сума, ₴ | Примітка |
|---|---|---|---|---|
| 22.01.2026 | 312 (€) | 681 | 5 376 000 | Передоплата €120 000 × 44.80 ₴/€ |
| 22.01.2026 | 681 | 643/1 | 0 | Передоплата у валюті — ПЗ виникають за датою митного оформлення |
| 20.02.2026 | 362 (€) | 701 | 11 088 000 | Дохід €240 000 × 46.20 ₴/€ (курс на дату митного оформлення) |
| 20.02.2026 | 681 | 362 (€) | 5 376 000 | Зарахування передоплати |
| 20.02.2026 | 681 | 714 | 168 000 | Курсова різниця за передоплатою: €120 000 × (46.20 − 44.80) — позитивна |
| 20.02.2026 | 701 | 791 | 11 088 000 | Закриття доходу |
| 28.02.2026 | 902 | 26 | 7 200 000 | Списання собівартості відвантаженого товару |
| 07.04.2026 | 312 (€) | 362 (€) | 5 652 000 | Друга половина оплати €120 000 × 47.10 ₴/€ |
| 07.04.2026 | 362 (€) | 714 | 108 000 | Курсова різниця за дебіторкою: €120 000 × (47.10 − 46.20) — позитивна |
| 30.04.2026 | 6411 | 644/відшкодування | 4 175 000 | Бюджетне відшкодування ПДВ за листопад 2025 — лютий 2026 |
«Вхідний» ПДВ на 4 175 000 ₴ — це 20% з 20 875 000 ₴ закупівель за період. Сюди увійшли імпортні електронні компоненти, оплата митним брокерам у попередніх імпортах, послуги ТПП, страхова премія ЕКА (у частині, що оподатковується). Заявку на відшкодування подали у складі декларації за лютий, гроші надійшли на розрахунковий рахунок 27 квітня — на 12-й день після подачі.
Що пішло не так
Зазначили номер ненаписаного контракту в першій заявці до ДСЕКУ. Здавалося логічним: проєктний номер є, контракт буде підписано після дозволу, а в заявці треба «щось» вказати. ДСЕКУ сприйняла це однозначно: «контракт за номером не пред’явлений — заявка відхилена». Тридцять вісім днів марного очікування. Юрист пізніше пояснив: треба було подати заявку з формулюванням «контракт буде підписано після отримання дозволу, проєкт — у додатку», а не приписувати реквізити неіснуючому документу. Виправили — друга заявка прийнялася без проблем.
Не врахували вимогу про повторне надсилання документа про кінцевого користувача. Польський дистрибутор спочатку надав декларацію про кінцевого користувача загального формату. ДСЕКУ зажадала декларацію за стандартом ЄС (End-User Certificate з підписом уповноваженого органу країни-отримувача). Поляки оформляли її ще два тижні. Це входить у 78-денне очікування — не окрема затримка, проте якби документ був готовий від початку, дозвіл міг прийти раніше.
Бухгалтер ЗЕД переплутала курси на дату визнання доходу й дату митного оформлення. На відвантаженні 20.02 за курсом ранкового НБУ випадково взяли 46,05 ₴/€ замість офіційного курсу на дату митного оформлення 46,20 ₴/€. Помилка несуттєва (15 коп. на євро, 36 000 ₴ загальної суми), але вилізла під час звірки з банком. Виправили через бухгалтерську довідку й коригування проводки до закриття місяця.
Страхова премія ЕКА була врахована як «не пов’язана з оподатковуваною операцією». Перша реакція бухгалтера: страхування — це не пряма операція з товаром, ПДВ за нею не йде у відшкодування. Консультант пояснив зворотне: премія страхування експортного кредиту прямо пов’язана з конкретним експортним контрактом, ПДВ за неї (у частині, де воно є) включається в розрахунок відшкодування. Включили в наступну декларацію.
Що допомогло
Відкритий валютний рахунок з реєстрацією у банку як експортера до початку перемовин. За три місяці до контракту бухгалтерія відкрила валютний рахунок (€) і подала в банк документи про статус експортера. Це означало, що в день підписання контракту реєстрація у валютному нагляді забрала два дні, а не два тижні.
Експертний висновок ТПП про класифікацію товару. Запитали заздалегідь, ще в листопаді — до подачі заявки. Висновок чітко вказував код УКТ ЗЕД і обґрунтовував віднесення до подвійного використання. Це усунуло можливу дискусію з ДСЕКУ про класифікацію.
Шаблон контракту ЗЕД, який юрист підготував на основі типового польського формату. Перші п’ять днів грудня юрист переклав і адаптував стандартний контракт ECC (European Component Council), внісши українські валютні застереження. Поляки підписали без істотних правок.
Внутрішній план-графік дій з контрольними точками. Бондаренко склала Gantt-діаграму на 120 днів від першого контакту до отримання відшкодування. Кожні два тижні — нарада з директором про статус. Це не врятувало від помилки в першій заявці, проте дало змогу не пропустити інших строків (валютний нагляд, реєстрація ПН, заява на відшкодування).
Урок на майбутнє
- Затвердити внутрішню процедуру для експорту товарів подвійного використання: чек-лист документів перед подачею заявки до ДСЕКУ, з обов’язковим полем «контракт підписано (так/ні)».
- Перевести шаблон експортного контракту в постійну бібліотеку юриста: пункт «дозвіл ДСЕКУ як умова чинності» — стандартний.
- Оновити план рахунків і аналітику в Odoo: ввести окремі субрахунки під експортні операції з курсовими різницями.
- Завести довідник ставок курсу НБУ на ключові дати (відвантаження, митне оформлення, надходження валюти) як обов’язкове поле в експортних документах.
- Скласти список перевірених документів, які ДСЕКУ вимагає типово: декларація кінцевого користувача (End-User Certificate), специфікація, експертний висновок ТПП. Тримати шаблони в готовому стані.
Документи в цій історії
eksport-hp-zerova-stavka— експортна податкова накладна типу «07»eksportnyi-kontrol-dseku— заявка й дозвіл ДСЕКУdeklaratsiia-pdv-zapovnennia— Декларація з ПДВ і заява на відшкодування
Дотичні статті і концепти
- Експорт товарів подвійного використання — нульова ставка та підстави
- Курсові різниці — як вони виникають і де відображаються
- Бюджетне відшкодування ПДВ — порядок і строки
- Експортно-кредитне агентство (ЕКА) — як працює страхування експортного кредиту