Що сталося
У січні 2026 року ТОВ «УкрПром-Тех» виграло два тендери на Прозоро.МО з різницею в десять днів: контракт № МО-2026/01-217 на 8 400 000 ₴ (балістичні плити, 600 шт.) і контракт № МО-2026/01-289 на 7 200 000 ₴ (підшоломи, 1 200 шт.). Виробничий цикл — 60 днів. Оплата за обома — у плюс 90 робочих днів від акта прийому-передачі.
Фінансовий директор Шевченко В. К. розкладала на столі цифри, як пасьянс, що не сходиться. Щоб виконати обидва контракти, треба негайно купити сировини на 4 млн (із ПДВ — 4,8 млн). Виплачувати зарплати — 1,5 млн на місяць упродовж п’яти місяців. Заплатити ПДВ за першою подією на дату відвантаження — 20% від 15 600 000 = 3 120 000 ₴ зобов’язань, з яких чистий внесок до бюджету після вхідного ПДВ — близько 1 680 000 ₴. Гроші від МО прийдуть у червні-липні. На рахунку компанії — 2 100 000 ₴.
Контекст до події
«УкрПром-Тех» — стабільне середнє підприємство: оборот близько 35 млн ₴ на рік, з них 60% — оборонні контракти (МО і кілька комерційних замовників). У 2024-2025 роках компанія працювала з МО переважно через прямі договори на менші суми (~2-3 млн), де строк оплати — 30 днів. Касовий розрив траплявся, але керований: овердрафт у Райффайзенбанку до 1 млн закривав місячні провали.
Два контракти січня 2026-го змінили масштаб. По-перше, сума: разом 15,6 млн, що дорівнює п’яти місяцям обороту. По-друге, нові умови оплати: МО з 2025 року почало уніфікувати договори зі строком «+90 робочих днів від акта», що практично означає 4-4,5 календарних місяці очікування грошей після завершення робіт. По-третє, обидва контракти йшли паралельно — компанії доводилось одночасно виконувати замовлення на 600 плит і 1 200 підшоломів, що завантажувало і виробничі лінії, і склад.
Шевченко В. К. — фіндир досвідчена, працювала у банку до 2020 року, добре розуміла cash flow. Проте оборонна специфіка для неї була новою — попередній фіндир компанії звільнився в листопаді 2025, передача справ — короткою. Перший повний місяць її роботи якраз припав на січень.
День Х: інцидент
Не один день, а перші 30 днів виконання, коли проблема ще була теоретичною, і червень, коли всі чотири проблеми зійшлися в одну точку.
- 15 січня 2026 — Підписаний контракт МО-2026/01-217 (плити). Аванс не передбачений.
- 25 січня 2026 — Підписаний контракт МО-2026/01-289 (підшоломи). Аналогічно без авансу.
- 5 лютого 2026 — Замовлення сировини: сталь «Армокс 600» 80 т на 4 800 000 ₴ з ПДВ. Постачальник вимагає 50% передоплати. Шевченко домовляється на 30% передоплати + 70% по постачанню. Гроші — 1 440 000 ₴ передоплати — йдуть.
- 15 лютого 2026 — Перша зарплата за повний місяць виконання, 1 500 000 ₴ нараховано, 1 220 000 ₴ виплачено на руки.
- 1 березня 2026 — Зарплата лютого. Залишок коштів — 580 000 ₴.
- 15 березня 2026 — Постачальник нагадує про 70% доплати, 3 360 000 ₴.
- 18 березня 2026 — Шевченко веде перемовини з банком про кредит під заставу контракту. Райффайзенбанк погоджує 4 000 000 ₴ під 24% річних, строком до отримання оплати від МО.
- 20 березня 2026 — Кредит отриманий, постачальнику оплачено.
- 15 квітня 2026 — Часткове відвантаження плит (300 шт. з 600), акт підписаний. Бухгалтер за звичкою виписує ПН типу «01» за першою подією — відвантаженням. ПДВ нараховується 700 000 ₴ (20% × 3 500 000). До 30 травня треба сплатити.
- 30 травня 2026 — Сплата ПДВ за квітень: 700 000 ₴ з кредитних коштів. Шевченко вже відчуває, що щось не так — компанія платить ПДВ за гроші, яких ще не отримала.
- 15 червня 2026 — Останнє відвантаження плит і відвантаження підшоломів. Акт за обома контрактами підписаний. ПДВ за травень-червень — ще близько 980 000 ₴ нарахування. Грошей від МО — нуль.
- 17 червня 2026 — Шевченко звертається до зовнішнього податкового консультанта. Той одразу запитує: «А чому ви платите ПДВ за першою подією, якщо це постачання за бюджетні кошти?». Так Шевченко вперше дізнається про п. 187.7 ПКУ.
Документообіг у наступні дні
Червень-липень 2026: виправлення помилки з ПДВ. Бухгалтерська довідка про виявлення помилки. Уточнюючий розрахунок (УР) до Декларації з ПДВ за квітень 2026 — сторнування ПДВ зобов’язань на 700 000 ₴. УР до декларації за травень — те саме на 350 000 ₴. УР до декларації за червень — те саме на 630 000 ₴. Розрахунки коригування до раніше виписаних ПН типу «01» — змінюємо тип на «02» (постачання за бюджетні кошти) або проводимо як зменшення. Заява про повернення помилково сплачених сум до бюджету — або зарахування в рахунок наступних платежів. Шевченко обрала залік.
Серпень-вересень 2026: отримання оплати від МО. Очікування підписання Казначейством платіжних доручень. За контрактом МО-2026/01-217 — оплата 18 серпня (3-й місяць від акта), за МО-2026/01-289 — 12 вересня. Виписки банку про надходження. ПН типу «02» виписується на дату надходження бюджетних коштів — це і є момент виникнення податкових зобов’язань за касовим методом. Декларація з ПДВ за серпень: відображення податкових зобов’язань 700 000 + 980 000 = 1 680 000 ₴.
Жовтень 2026: погашення кредиту й закриття циклу. Дострокове погашення кредиту банку: 4 000 000 ₴ основна сума + 256 000 ₴ нараховані відсотки (за 7 місяців). Списання банківських витрат на 951 (фінансові витрати). Закриття аналітики контрактів МО-2026/01-217 і МО-2026/01-289.
Проводки
| Дата | Дт | Кт | Сума, ₴ | Примітка |
|---|---|---|---|---|
| 05.02.2026 | 631 | 311 | 1 440 000 | Передоплата постачальнику сталі (30%) |
| 20.03.2026 | 311 | 601 | 4 000 000 | Отримання банківського кредиту |
| 20.03.2026 | 631 | 311 | 3 360 000 | Доплата постачальнику (70%) |
| 20.03.2026 | 201 | 631 | 4 000 000 | Оприбуткування сталі |
| 20.03.2026 | 6411 | 631 | 800 000 | Вхідний ПДВ за сталлю |
| 15.04.2026 | 361 | 701 | 4 200 000 | Дохід від відвантаження плит (300 шт.) — помилка з ПН типу «01» |
| 15.04.2026 | 701 | 6411 | 700 000 | Помилкове нарахування ПЗ за першою подією |
| 30.05.2026 | 6411 | 311 | 700 000 | Помилкова сплата ПДВ до бюджету |
| 17.06.2026 | 6411 | 701 | -700 000 | Сторно нарахування ПЗ — застосовуємо ст. 187.7 ПКУ |
| 18.08.2026 | 311 | 361 | 8 400 000 | Надходження оплати від МО за плити |
| 18.08.2026 | 701 | 6411 | 1 400 000 | Нарахування ПЗ за касовим методом — на дату надходження |
| 12.09.2026 | 311 | 361 | 7 200 000 | Надходження оплати від МО за підшоломи |
| 12.09.2026 | 701 | 6411 | 1 200 000 | Нарахування ПЗ за касовим методом |
| 20.10.2026 | 601 | 311 | 4 000 000 | Погашення кредиту |
| 20.10.2026 | 951 | 311 | 256 000 | Сплата відсотків за кредитом |
Підсумок: ПДВ зобов’язання повністю нараховані тільки після надходження бюджетних коштів — 2 600 000 ₴ загального обсягу, зменшеного на вхідний ПДВ 800 000 ₴, чистий внесок до бюджету ~1 800 000 ₴, з яких 700 000 ₴ було помилково сплачено раніше й залишилось на залік.
Що пішло не так
Нараховували ПЗ за першою подією як на звичайний контракт. Найдорожча помилка — і заразом зрозуміла: бухгалтер «УкрПром-Тех» працювала за стандартним сценарієм — відвантажив, виписав ПН, нарахував ПЗ, сплатив до 30 числа. Стаття 187.7 ПКУ для «бюджетних» контрактів передбачає виняток — ПЗ виникають на дату надходження бюджетних коштів, а не на дату першої події. Цей виняток — не загальне правило, а спеціальне, і його легко пропустити, якщо в попередні роки компанія не працювала з бюджетом. У результаті помилка протрималася три місяці й три декларації, поки фіндир не звернулась до консультанта.
Не врахували строк «робочих днів» проти «календарних» під час планування cash flow. Контракт казав «+90 робочих днів від акта». Бухгалтер у плані cash flow перерахувала на «+3 місяці». Реальний термін — 18 тижнів, тобто 4,2 місяця. Розбіжність у 1,2 місяця стала вирішальною: коли цикл планували, виходило, що банківський кредит знадобиться лише на 3 місяці, фактично — на 7. Відсотки зросли з очікуваних ~120 000 ₴ до 256 000 ₴.
Не подали заявку на кредит заздалегідь. Шевченко взялась за банк аж у березні, коли передоплата вже була відправлена, а часу залишалось три дні до доплати. Райффайзенбанк погодив кредит за тиждень, проте умови були гірші, ніж могли б бути за «холодного» оформлення: ставка 24% замість можливих 21% за кращої підготовки й конкуренції банків.
Не врахували можливість авансу за ст. 49 ЗУ «Про публічні закупівлі». Цей закон передбачає можливість авансу до 30% за оборонними контрактами. У тендерній документації обох контрактів аванс не був передбачений, проте Шевченко не намагалась навіть запитати замовника про можливість додаткової угоди на аванс. Інший підрядник МО, з яким Шевченко спілкувалась пізніше, пояснив, що такі додаткові угоди підписують, але треба ініціювати запит до підписання основного договору.
Що допомогло
Касовий метод за ст. 187.7 ПКУ — після виявлення помилки. Хоча застосували пізно, результат істотний. Якби продовжували платити ПДВ за першою подією, до моменту отримання грошей від МО (серпень-вересень) компанія би вже втратила 1 680 000 ₴ обіговості. Касовий метод повністю синхронізує податкові зобов’язання з надходженням грошей: компанія платить ПДВ тоді, коли гроші вже на рахунку.
Договори постачання з частковою передоплатою. Постачальник сталі погодився на 30% передоплати замість 50%. Це зекономило 960 000 ₴ обігових коштів на критичні два місяці. Без цього кредит мав би бути не 4 млн, а 5 млн — і відсотки відповідно більші.
Прозоро.МО як публічна інфраструктура. Підписання договорів через електронну систему дало чіткі строки, фіксовану документацію і прозорі правила оплати. Це не пришвидшило надходження грошей, проте дало впевненість у строках і змогу планувати під них фінансування.
Договір ЗУП (повернення податку) як інструмент відшкодування. Хоча в цьому кейсі основна проблема — ПЗ, а не ПК, у структурі компанії з 2025 року є відпрацьований процес заяв на повернення сум, які стали зайвими. Тому помилкові 700 000 ₴, сплачені у травні, не пропали — їх зарахували в рахунок майбутніх платежів.
Урок на майбутнє
- Затвердити окремий внутрішній чек-лист для контрактів за бюджетні кошти: пункт «застосовуємо ст. 187.7 ПКУ — касовий метод» обов’язковий.
- Перевірити всі контракти за 2025 рік, де покупцем є бюджетна установа: чи правильно нараховувалися ПЗ. Якщо знайдеться помилка — подавати УР.
- Перевести cash flow прогноз у режим «робочих днів»: рахувати від акта саме робочі, не календарні дні. Внести в шаблон планування.
- Завести в Odoo окремий аналітичний об’єкт «бюджетний контракт» з автоматичним нагадуванням про касовий метод, коли виписують ПН.
- Перед підписанням наступного оборонного контракту: запитувати замовника про можливість додаткової угоди на аванс за ст. 49 ЗУ «Про публічні закупівлі». Це може зменшити потребу в кредитуванні.
Документи в цій історії
deklaratsiia-pdv-zapovnennia— Декларація з ПДВ і УР до неїakt-vyrobnytstva— акти виконаних робіт за контрактами
Дотичні статті і концепти
- Стаття 187.7 ПКУ — касовий метод для бюджетних контрактів — як працює і коли застосовується
- Прозоро.МО — публічна система закупівель для МО
- Касовий vs нарахування — основна різниця двох методів
- Cash flow на оборонному контракті — практичні шаблони планування